SolverMate. Новое поколение электронной почты

АрхивСофтерра

На российском рынке появился интересный продукт - SolverMate. SolverMate решает понятную проблему: совместная работа нескольких человек с электронной почтой и контактами.

Попробуем разобраться, чем SolverMate отличается от аналогичных решений, представленных на рынке. Притом смотреть на сервис будем не глазами технаря (исчерпывающая документация доступна на сайте проекта, и дублировать её нет никакого смысла). Самое важное - чем интересен SolverMate с точки зрения малого и среднего бизнеса - целевой аудитории продукта.

Позиционирование

SolverMate занимает нишу между условно-бесплатными сервисами - такими, как Яндекс.Почта, Mail.ru, Gmail, и дорогими и сложными системами типа Microsoft Outlook/Exchange.

На рынке существует множество различных решений по организации работы с электронной почтой. Ориентированные на конечных пользователей онлайн-сервисы (Яндекс.Почта, Mail.ru, Gmail и т.д.), бесплатные почтовые программы наподобие Outlook Express иди Mozilla Thunderbird. К сожалению, они не подходят для организации коллективной работы (нельзя "расшарить" контакты, календари и другое) или обладают только зачаточными возможностями такого рода.

Есть продукты для организации корпоративных почтовых сервисов, решающие эту задачу (Microsoft Exchange, OpenXchange), но они весьма недёшевы и сложны во внедрении. Даже если такие решения разворачиваются на площадке провайдера (к примеру, сейчас очень популярна аренда основанных на Microsoft Exchange решений по схеме SaaS), их полная стоимость владения высока и не по карману небольшим компаниям.

Есть рассчитанные на малый и средний бизнес онлайн-сервисы (прежде всего, Google Apps для доменов), но они предлагают заказчикам слишком широкий набор программных продуктов (в том числе офисных программ), в котором, как ни странно, может не оказаться необходимых для бизнеса функций, либо воспользоваться ими будет совсем непросто. Скажем, настроить совместную работу с групповым ящиком электронной почты при помощи Google Apps - задача нетривиальная. В результате компании придётся серьёзно переплачивать за все продукты, даже за те, которые не используются или вовсе не нужны.

Кроме электронной почты и средств коллективной работы малому бизнесу необходимы решения для взаимодействия с заказчиками, для поддержки клиентов, учёта заказов и пр. Обычно это отдельные дорогостоящие продукты, которые необходимо интегрировать между собой. Свободное ПО проблемы не решает - затраты на его внедрение зачастую сопоставимы со стоимостью лицензий проприетарных программ. Мало того, по электронной почте передаются большие объёмы данных, систематизация которых сама по себе является непростой задачей. О взаимодействии между корпоративным почтовиком и, скажем, ЭДО или CRM говорить не приходится - это ещё сложнее.

Большие компании могут себе позволить серьёзные траты и заказывают комплексные решения системным интеграторам, но что делать малому и среднему бизнесу?

В большинстве своём такие клиенты вынуждены довольствоваться довольно простым почтовым сервисом, предлагаемыми хостинг-провайдерами или бесплатными расширениями для бизнеса на популярных службах электронной почты. Как правило, это не закрывает все потребности их бизнеса и в лучшем случае даёт только защиту от вирусов и спама и не заменяет пресловутых таблиц в Excel с клиентами, заказами и другими необходимыми для ведения повседневных дел данными.

Задача SolverMate - предложить таким заказчикам комплексное решение их проблем. Идея разработчиков очень проста и основана на том факте, что основным средством делового общения давно стала электронная почта. Зачем внедрять множество сложных продуктов, если можно оснастить традиционную почту дополнительным функционалом? Согласитесь, не очень оригинально - практически все системы коллективной работы и электронного документооборота это используют. Календари и мероприятия, общие контакты и групповые рассылки - они есть практически везде. А ещё есть поручения, встречи и другие подобные вещи.

Отличие SolverMate от конкурентов состоит в оригинальной реализации очевидной идеи. Разработчикам удалось совместить несовместимое и создать гибко настраиваемый продукт, пользоваться которым предельно просто. Таково позиционирование решения; дальше мы посмотрим, за счёт чего достигается столь парадоксальный эффект.

Начнём с начала

Хоть мы и не собираемся увлекаться справочной информацией, техническое введение всё же необходимо. С точки зрения пользователя SolverMate представляет собой веб-приложение. Его интерфейс напоминает GMail, хотя разработчики сервиса и используют другие термины. Для доступа к электронной почте предназначена закладка "Рабочий стол".

Кроме неё, имеются "Календарь", "Контакты" и "Настройки". В правой верхней части окна расположена ссылка с именем пользователя (нажав на неё, можно попасть в настройки), а также ссылки "Отзывы и предложения", "Помощь" и "Выход". Большую часть рабочего пространства занимает собранная в цепочки (как в GMail) корреспонденция с возможностью поиска, расстановки отметок и сортировки по различным полям. В левой части окна можно найти фильтры (с их помощью можно отобразить соответствующую определённым критериям корреспонденцию), шаблоны (о них речь пойдёт ниже) и теги (ярлыки).

Центральные понятия в SolverMate - решение и сотрудник. Это очень похоже на домен Google Apps, но без привязки к DNS. Решение представляет собой корпоративную инфраструктуру, а сотрудник - это пользователь решения. Чтобы он мог вести переписку, нужно добавить учётную запись электронной почты на внешнем ресурсе - SolverMate не является почтовым сервером. Корреспонденция собирается по протоколу POP3, а отправляется по SMTP.

Вся переписка состоит из тем, объединяющих принятую и отправленную корреспонденцию в цепочки. Здесь нет традиционных папок "Входящие" или "Исходящие", при подобном подходе они не нужны. И самое главное здесь - то, что можно вмешаться в процесс сбора цепочек и вручную объединить в одну тему или отделить сообщение, если оно не туда попало!

Разумеется, здесь есть средства коллективного доступа - общие темы, ящики, контакты и списки рассылки.

Использование шаблонов и правил

Пока всё как обычно, но дальше в дело вступают шаблоны. Они не имеют ничего общего с шаблонами почтовых программ. По сути дела это некая структура данных - произвольный набор полей (сроки, приоритеты, трудозатраты, стоимость и т.д), который можно привязывать к переписке или адресатам. Таким образом достигается гибкость решения: с помощью шаблонов описывается любой тип адресата или корреспонденции. Обычные письма и контакты превращаются в сложные электронные документы - в процессе работы им присваиваются различные метрики и параметры.

Для тем и для контактов используются разные шаблоны, причём к темам можно применять только шаблоны для тем, а к контактам - только шаблоны для контактов. Если зайти в раздел настроек "Шаблоны и поля", то можно увидеть, что и поля для тем и контактов различны. Здесь можно создавать новые поля и на их основе - новые шаблоны.

При помощи шаблонов можно не только фильтровать корреспонденцию, но решать более сложные задачи - раздавать поручения сотрудникам, регистрировать в системе заказы клиентов, обрабатывать тикеты и т.д. Для их решения в SolverMate есть отслеживающий изменения полей автоконтроллер. Он следит за сроками выполнения задач, исчерпанием ресурсов и т.д., а также уведомляет сотрудников о наступлении того или иного события. Условия срабатывания автоконтроллера задаются в разделе "Шаблоны и поля".

Ещё есть правила автоматической обработки входящей почты. С их помощью к корреспонденции применяются шаблоны, указываются заранее определённые значения полей и присваиваются теги.

Сбор данных. Простота доступа

SolverMate оптимизирован для работы с большими объёмами данных - здесь великолепно реализована система перекрёстных ссылок. Просматривая тему, пользователь видит список всех её вложений, адресатов, а также последние темы с их участием. Здесь же есть ссылки на связанные события и другие необходимые данные. Программа позволяет полностью восстановить весь контекст общения без необходимости заглядывать в другие темы. С контактами и записями календаря ситуация аналогичная: работая с ними, вы также будете видеть весь контекст в одном месте.

Кроме этого, в SolverMate есть полнотекстовый поиск и, на наш взгляд, ещё одна ключевая особенность - автоматизированный сбор и анализ содержимого входящих писем. Программа находит метки предстоящих событий и мероприятий, распознаёт даты, время и делает множество других вещей, упрощающих и ускоряющих обработку корреспонденции.

Шаблоны, о которых мы уже говорили, используются для управления собираемыми данными. Они позволяют реализовать на базе SolverMate систему электронного документооборота, технической поддержки пользователей или, скажем, CRM. Самое главное - сделать это достаточно просто: программа не требует особых усилий по внедрению и сопровождению решения.

Простая тарификация

Напоследок стоит поговорить о системе тарификации. Как и всё остальное в SolverMate, она очень проста. Здесь нет ограничений по количеству пользователей или по функциям программы - оплачивается только используемое дисковое пространство. Один гигабайт для хранения данных предоставляется бесплатно, а дальнейшая тарификация проходит по занимаемому месту и времени хранения. Примерно так же мы оплачиваем электричество - всё меряется на гигабайты в месяц. От услуг энергетических компаний сервис также отличается предоплатной системой.

Преимущества

Самым главным конкурентным преимуществом SolverMate является простота. Простота настройки и внедрения, простота сопровождения и, самое главное, простота использования. За счёт этой простоты, удобства не перегруженного интерфейса (согласитесь, это проблема для большинства популярных сервисов) и высокой связанности информации увеличивается оперативность сотрудников - им нужно производить меньше служебных действий для поиска информации, погружения в контекст общения и т.д. Думаем, что уменьшить количество инструментов и упростить работу с ними было великолепной идеей - обычно при автоматизации количество действий пользователя только увеличивается. В итоге большой отдел с десятком-другим компьютеров сегодня делает работу, которую на заре XX века выполняли три человека со счётами и чернильными перьями. В этом смысле SolverMate выбивается из общего ряда современных программ. И если компании удастся довести продукт до широких масс, то можно смело говорить о появлении нового поколения почтовых сервисов в лице SolverMate. Пока, на наш взгляд, у SolverMate есть для этого все основания.