Очистка списка недавно открывавшихся документов Word

Если информация, хранящаяся в списке недавно открывавшихся документов Word, носит конфиденциальный характер, значит, необходимо сделать так, чтобы она автоматически удалялась.

Если к вашему компьютеру на работе или дома имеют доступ разные люди, у них есть возможность видеть в меню "Файл" редактора Word список недавно открывавшихся документов, что может быть нежелательно. К сожалению, редактор не имеет каких-либо настроек, позволяющих автоматически удалять этот список. Тем не менее, существуют три способа очистки недавно открытых документов Word.

Очистка списка с помощью команды удаления пунктов меню

Этот способ основан на использовании комбинаций клавиш, вызывающих команду удаления пунктов меню.

1. Нажмите сочетание <Ctrl>+<Alt>+<-> (третий знак - это дефис или минус на основной клавиатуре). Указатель мыши превратится в большой черный символ "минус"
2. Зайдите в меню "Файл" и щелкните символом "минус" на том документе, который вы хотите удалить из списка. Документ исчезнет
3. Повторите это действия для других документов при необходимости

Для возврата к стандартному виду указателя мыши и выхода из режима команды удаления пунктов меню нажмите кнопку Esc на клавиатуре.

Очевидно, этот способ не удобен для агрегатного удаления документов из списка и, к тому же, не безопасен: можно случайно удалить нужные пункты меню.

Очистка списка с помощью диалогового окна "Параметры"

Хотя редактор и не содержит специальных настроек очистки списка недавно открытых документов, у него есть возможность задать в параметрах количество отображаемых недавно использовавшихся документов (от 0 до 9). Этим способом мы и воспользуемся для наших целей.

В Word 2003:

1. Зайдите в меню "Сервис" и выберите команду "Параметры". Откроется одноименное диалоговое окно
2. Перейдите на вкладку "Общие"
3. Обратите внимание на параметр "Помнить список из". Стандартно в нем установлено значение, равное 4. Именно столько наименований недавно открытых документов будет отображено в меню "Файл"
4. Снимите флажок с этого параметра и нажмите кнопку ОК для сохранения изменений и закрытия диалогового окна

В Word 2007:

1. Нажмите кнопку Office и выберите из вложенного меню команду "Параметры Word"
2. Перейдите на вкладку "Дополнительно" и найдите группу параметров "Экран"
3. Задайте нужное количество отображаемых документов для параметра "Число документов в списке последних файлов"
4. Нажмите ОК

В меню "Файл" (по щелчку на кнопке Office) список документов отображаться не будет.

Этот способ также не удобен по той причине, что для быстрого открытия недавно использовавшихся документов желательно видеть их список. Поэтому следует вновь открыть диалоговое окно "Параметры" и установить флажок на опции "Помнить список из … файлов" и задать количество отображаемых документов. Кстати, все эти действия можно записать в виде макроса и использовать по мере необходимости. Но получившийся код макроса будет избыточен, поэтому лучше создать специальный макрос, описанный в третьем способе.

Очистка списка с помощью макроса

Код следующего макроса найден на сайте www.vbaexpress.com. Он работает в версиях Word 2003 и Word 2007.

1. Предполагается, что редактор Word у вас запущен, но ни один документ не открыт. В этом случае макрос будет внедрен в глобальный шаблон Normal.dot и станет доступным для всех документов, основанных на этом шаблоне

2. В меню "Сервис" выберите пункт "Макрос" и во вложенном меню щелкните на команде "Редактор Visual Basic" или воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+F11. Откроется встроенный редактор Microsoft Visual Basic

3. В меню Insert редактора VB выберите команду Module. Откроется новое пустое окно. Вставьте в это окно следующий код:

4. Сохраните все, нажав на кнопку с иконкой дискеты на панели инструментов редактора, и закройте редактор.

Теперь необходимо вызвать этот макрос и запустить его.

1. Находясь в окне редактора Word, нажмите сочетание клавиш Alt+F8. Откроется диалоговое окно "Макрос" со списком доступных в активном шаблоне макросов:

2. Выберите макрос ClearMRU и нажмите кнопку "Выполнить"

3. Войдите в меню "Файл" и убедитесь, что список недавно открытых документов пуст

Если вы часто выполняете очистку списка, то есть смысл вынести этот макрос на панель инструментов для быстрого доступа к нему.

Примечание

Если вы обнаружили, что в диалоговом окне "Параметры" на вкладке "Общие" выбор параметра "Помнить список из…файлов" недоступен (неактивен), то, возможно, проблема кроется в реестре Windows. Проверьте ключ HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Explorer. Вероятно, параметр ключа NoRecentDocsHistory имеет значение 1 (история открытия документов не ведется). Измените это значение на 0 или удалите параметр. Рекомендую на всякий случай перед удалением или изменением этого параметра, сохранить ваши документы и сделать копию реестра.