Секреты Word. Работа с документами в режиме структуры

Для манипулирования объемными данными в текстовом редакторе Microsoft Word гораздо более удобнее будет воспользоваться режимом структуры документа. Расскажем, как с ним работать.

При работе с большими документами, состоящими из нескольких частей, иногда бывает удобно отобразить на экране только их названия, например, в случае, когда следует просмотреть общую структуру документа и переставить некоторые блоки текста. Подобная задача возникает еще и тогда, когда создание документа начинается с его плана-структуры, а в ходе работы разделы плана расширяются путем добавления других пунктов и текста.

Для решения такой задачи наиболее приемлемым средством текстового редактора Microsoft Word являются средства, доступные в режиме структуры. В этом режиме документ можно представить в виде нескольких вложенных уровней, а потом можно управлять отображением этих уровней, отображая одни уровни и скрывая другие. Перейти в режим структуры можно, выбрав "Вид -> Структура".

Для превращения в структуру готового документа Word необходимо отформатировать строки текста для каждого уровня структуры. Первый уровень структуры должен быть отформатирован с помощью стиля "Заголовок 1", второй - "Заголовок 2" и т.д. В этом случае уровень структуры текстовый редактор Word определит самостоятельно в соответствии с установленными стилями.

Можно по-другому определить заголовки структуры. Для этого достаточно выделить нужный текст и из списка "Уровень структуры" выбрать номер нужного уровня. Структура Word допускает до девяти вложенных уровней. Последний уровень всегда имеет порядок "обычный текст".

Другие кнопки панели инструментов "Структура", появившиеся после перехода в режим структуры, предназначены для управления созданными уровнями. Например, используя кнопки "повысить уровень" или "понизить уровень" можно повысить или понизить на один уровень выделенного текста. Кнопки "Повысить до заголовка 1" и "Понизить до обычного текста" позволяют сразу же превратить текст в первый и последний уровень структуры.

После создания структуры можно управлять отображением ее уровней. Например, можно оставить текст только первого уровня, или только первых двух. Для определения отображаемого уровня структуры всего текста предназначена кнопка "Показать уровень". После выбора пункта "Показать уровень 1" на экране будут отображены названия только первого уровня, пункт "Показать уровень 2" означает отображение второго уровня. Для отображения всех уровней структуры необходимо выбрать пункт "Показать все уровни".

Точно так же можно управлять отображением уровней для одного пункта структуры. Рядом с названием пунктов-разделов структуры, для которых существуют подразделы, появляется значок "+". Нажав мышкой на этот знак можно отобразить или скрыть отображение уровней для одного пункта структуры. Это же действие можно выполнить, используя кнопки с изображением "+" (свернуть) и "–" (развернуть) на панели инструментов.

Для перемещения созданных разделов структуры предназначены кнопки "вверх" и "вниз".