Секреты Microsoft OneNote. Настройка электронных напоминаний

Приложение OneNote, входящее в состав офисного пакета Microsoft Office 2003, позволяет справиться с задачей быстрого фиксирования заметок, записей, напоминаний и прочих столь важных в повседневной работе мелочей.

Многофункциональность возможностей, предоставляемых пакетом Microsoft Office, лишь вначале позволяла решать большинство задач, возникающих у сотрудников современного офиса. Возрастающие запросы пользователей решались появлением новых версий пакета, в состав которых входили новые приложения. Но для решения самой простой задачи, занимающей больше всего времени не только у обычных сотрудников, но и у начальства, а особенно у профессиональных "офисмэнов" - секретарей и офис-менеджеров, мощная система под названием Microsoft Office совершенно не подходила. Речь идет о задаче быстрого фиксирования заметок, записей, напоминаний и прочих столь важных мелочей. Цветные бумажки, которыми обклеивали рабочий стол, а иногда и монитор, сменили электронные клеящиеся листики - для их "приклеивания" устанавливались различные специальные программы.

В новую версию пакета офисных программ MS Office 2003 вошел компонент OneNote, который позволит заменить не только программы для создания клеящихся листиков, но и реализовать ряд других задач, недоступных ранее для решения с помощью персонального компьютера.

Например, это идеальное решение для ведения любых заметок и записей: с помощью OneNote можно создать удобную структуру своих записей в своеобразном электронном блокноте, разбить их по разделам и решить ряд других задач, связанных с конспектированием и ведением заметок.

В этой серии публикаций мы расскажем о некоторых секретах использования Microsoft OneNote.

А начнем мы с самого простого - как можно использовать MS OneNote для создания коротких заметок, сохранения, управления ими и их содержимым.

Программа после запуска размещает свой значок в системном трее. Щелкнув на этом значке можно выполнить одно из двух действий - создать заметку OneNote, либо запустить программу в полнофункциональном режиме, предусматривающем все возможности для ведения заметок. Переключить режим работы можно используя контекстное меню значка Microsoft OneNote. Пункт "Open OneNote" означает переход в полный режим функционирования программы, а "Open New Side" отвечает за создание новой заметки. Настроить действие, которое будет выполнять программа в ответ на нажатие мышки на значке в системном трее, можно с использованием пункта "OneNote Icon Default". Выберите "Open New Side Note" и теперь для создания новой заметки будет достаточно щелкнуть мышкой по значку программы в системном трее.

Окно новой заметки OneNote напоминает окно текстового редактора "Блокнот" с добавленной в нижней части окна панелью инструментов. Обратите внимание на некоторые особенности ведения записей: писать можно в любом месте созданной заметки. Для этого достаточно просто щелкнуть мышкой в нужном месте. Запись размещается внутри квадратика, который появился после щелчка мышкой в нужном месте экрана. Этот квадратик (иногда называемый контейнером) можно перетащить в другое место или изменить его размер.

Созданная новая заметка не имеет имени, а после ввода текста ей присваивается имя, состоящее из нескольких первых введенных слов. Сохранять заметки не надо: это происходит автоматически после того, как окно заметки было закрыто. С помощью этих кнопок панели инструментов окна заметки можно просматривать другие заметки, которые были созданы раньше или позже.

Предназначение программы определило дополнительные возможности форматирования текста заметки. Используя кнопку "Note Flag" можно пометить введенный текст специальными значками. В списке представлены разные значки для событий разного рода, например, обычные дела можно отметить пометками типа "ToDo", наиболее важные - значком "Important", а для заданий, требующих уточнения, предназначен значок "Question".

Стандартный список предлагаемых пометок невелик, но его можно дополнить своими значками, определив их название и даже комбинацию клавиш. Выберите пункт "Customize my Note Flags", в появившемся списке выберите первый пункт с названием "undefined" и нажмите кнопку "Modify". В открывшемся окне задается название нового элемента, выбирается значок, цвет и способ выделения текста.

Теперь новый элемент будет доступен в списке пометок MS OneNote.

В программе OneNote значительно расширены способы ввода данных. Записи можно вводить не только с помощью клавиатуры. Воспользовавшись карандашом (кнопка "Pen") можно выделить нужную информацию или набросать простенькую схему.

Также с помощью карандаша можно выделить текст так, как это мы делаем маркерами. Для этого предназначен пункт раздела "Highlighters".

В заметке OneNote можно разместить снимок экрана - выделенную область рабочего стола компьютера. Для этого предназначена кнопка "Screen clipping" панели инструментов. Нажав ее можно выделить нужную область экрана. Окно OneNote при этом будет свернуто.

Но и это еще не все. В заметке OneNote можно сохранять не только графические изображения и текст. В них можно сохранять звук и видео. Для этой цели предназначена кнопка "Record", с помощью которой и можно выбрать тип записываемого объекта.

После выбора того, что именно сохраняется, в заметке появится панель инструментов, позволяющая управлять сохранением звука или видео. Результатом этого будет появление специального значка в окне заметки. Щелчок по этому значку позволит просмотреть или прослушать записанный фрагмент.

На этом пока все. Следите за нашими публикациями!