Секреты Excel. Создание своего порядка сортировки

Продолжаем нашу серию практических заметок про табличный процессор Microsoft Excel. Сегодня мы расскажем, как реализовать свой порядок сортировки данных в программе.

Табличный процессор Microsoft Excel умеет не только профессионально производить с данными математические вычисления и строить диаграммы. Работая с таблицей, оформленной как список, Excel может отобрать нужные данные в соответствии с указанными условиями, отсортировать столбец значений. Данные в Excel упорядочиваются по возрастанию или по убыванию в соответствии с типом значений, размещенным в столбце. Если в колонке записаны числа, после сортировки они разместятся от меньшего к большему или наоборот в зависимости от того, какой порядок сортировки был избран. Точно так же сортируются и текстовые данные, они располагаются либо по алфавиту, либо в порядке, обратном алфавитному.

Иногда данные необходимо отсортировать по порядку, который не совпадает с уже существующими. Например, таблицу, содержащую список сотрудников, необходимо упорядочить в соответствии с колонкой "занимаемая должность".

Для решения этой задачи необходимо создать свой порядок сортировки, после чего использовать его для сортировки списка.

Для создания своего порядка сортировки необходимо в окне Excel выбрать "Сервис -> Параметры", перейти на вкладку "Списки". В левой части окна размещены уже существующие списки для сортировки данных. Обратите внимание, что используя их можно упорядочить список в соответствии со днями недели, либо названиями месяцев. Новый список можно создать, выбрав пункт "Новый список" в левой части окна, после чего в поле "Элементы списка" необходимо ввести значения, которые войдут в список. Разделять вводимые значения нужно, нажимая клавишу "Enter", вводить их следует в том порядке, в соответствии с которым будет сортироваться список. После ввода значений необходимо нажать кнопку "Добавить". Если такой список уже набран на рабочем листе, его можно импортировать, указав адреса ячеек списка в поле "Импорт списка из ячеек". Но и в этом случае существующий на рабочем листе список должен содержать элементы в порядке, соответствующем будущей сортировке значений. Не забудьте нажать кнопку "Импорт", чтобы осуществить импорт списка.

Теперь список можно упорядочить в соответствии с созданным порядком сортировки. Для этого выберите "Данные -> Сортировка". В поле "Сортировать по" установите название поля, например, "занимаемая должность" и нажмите кнопку "Параметры". На экране появится окно "параметры сортировки". Здесь необходимо задать использование собственного порядка сортировки данных.

Выберите из списка собственный, только что созданный порядок сортировки и нажмите "ОК". Полученный список будет отсортирован в соответствии с созданным вами порядком сортировки.