Секреты Excel. Проверка вводимых данных
АрхивОфисВ популярном табличном процессоре Microsoft Excel существует несколько хитростей, которые позволяют упростить ввод данных и осуществить автоматическую проверку их правильности.
Как правило, заполнить даже самую сложную электронную таблицу проблем не составляет. Гораздо сложнее не наделать при этом ошибок. Ведь, согласитесь, несложно ошибиться, набрав, например 1899, вместо 1999, либо допустить промах в наборе больших чисел.
В популярном табличном процессоре Microsoft Excel существует несколько хитростей, которые позволяют упростить ввод данных и осуществить автоматическую проверку их правильности.
При вводе числовых данных можно установить интервал условий для проверки введенных значений. В этом случае для каждого введенного значения будет осуществляться проверка, попадает ли оно в указанный интервал. Если это условие не выполнится, на экране появился сообщение о том, что введенное значение не подходит под заданные ограничения.
Для того, чтобы задать условие проверки числовых значений, необходимо выделить диапазон ячеек, куда будут вводиться числа, и выбрать "Данные -> Проверка". В поле "Тип данных" необходимо установить целые числа или действительные, в зависимости от того, что именно планируется разместить в ячейке. Тип "действительные" используется для чисел с десятичной запятой. Ниже в поле "значение" указывается логическое условие, например "между", "больше", "больше или равно", "не равно". Последние два поля предназначены для числовых значений, с которыми будут сравниваться вводимые данные.
Здесь задаются условия проверки числовых значений.
Excel позволяет также упростить ввод данных, которые повторяются. Введите все эти названия в отдельной области рабочего листа. После этого, выделив диапазон будущей проверки значений, выберите "Данные -> Проверка", в поле "Тип данных" установите значение "Список". Ниже в строке "Источник" нужно задать адреса ячеек, в которых этот список расположен.
При использовании списка для ввода данных необходимо задать адрес диапазона, в котором он размещен.
В результате этих действий в выделенные ячейки не нужно будет вводить текст: при активизации ячейки рядом с ней появится список, из которого нужно будет просто выбрать нужное значение.
Вместо ввода данных теперь можно выбирать их из списка.
Еще одно удобное решение: в Excel есть возможность задать отображение подсказки рядом с ячейкой при вводе в нее данных. Для этого в окне "Проверка вводимых значений" нужно перейти на вкладку "Сообщение для ввода" и набрать сообщение, которое будет появляться при вводе данных в ячейку. Удобным будет использование переключателя "Отображать подсказку, если ячейка является текущей".
Подсказка поможет указать, что именно вводится в ячейку.
На вкладке "Сообщение об ошибке" можно управлять появлением стандартного системного сообщения, которое подсказывает пользователю о том, что данные были введены неверно. Можно отключить его появление (снять переключатель "Выводить сообщение об ошибке"), а также можно задать собственный текст этого сообщения в полях "Заголовок" и "Сообщение".
