Поиск в документах MS Office

Как найти нужный файл среди множества других документов Word? Можно воспользоваться встроенными средствами Word, а можно поискать текст в файловом менеджере Total Commander.

Как найти нужный файл среди множества других документов Word? Можно воспользоваться встроенными средствами Word, а можно поискать текст в файловом менеджере Total Commander.

В Word 2003 и Excel 2003 существует удобная панель (Файл > Поиск файлов), с помощью которой вы можете разыскать нужный вам файл. Просто введите имя файла или любое слово, содержащееся в нем.

Обратите внимание, что если в списке "Область поиска" щелкнуть галочку около каталога, то будет выделен только этот каталог, но не его подкаталоги. Чтобы искать во всех подкаталогах, щелкните галочку еще раз.

При поиске Word использует каталоги, созданные службой индексирования Windows XP. Если вы отключили ее в "Панели управления > Администрирование > Службы", то поиск будет выполняться медленнее, но каталоги не будут занимать лишнего места на диске. Эту службу имеет смысл отключать, когда вы нечасто ищете документы и когда скорость поиска не имеет для вас большого значения. Вы можете вручную создавать, просматривать и удалять каталоги, выбрав "Пуск > Выполнить > ciadv.msc".

В панели "Поиск файлов" есть и расширенный вариант, который позволяет задавать условия типа "текст содержит NTFS и документ создан в этом месяце". В Office нельзя группировать операторы в скобки, создавая запросы вроде "(автор документа - Иван ИЛИ Ольга) И (документ содержит слово новый ИЛИ был создан в этом месяце)". Однако такие запросы встречаются редко, и не нужны большинству пользователей.

В окне "Файл > Свойства > Документ" и "Файл > Свойства > Прочие" вы можете вписать ключевые слова или тему документа, а затем искать файл по этим ключевым словам. Так Word помогает упростить поиск и обработку текстов в крупных организациях: руководству достаточно обязать сотрудников заполнять ключевые слова и указывать правильное имя автора в каждом документе. Тогда другие сотрудники смогут найти этот документ по ключевым словам или отобрать все файлы, написанные одним человеком.

В последних версиях Total Commander также можно искать текст в файлах Word или Excel. Укажите шаблон (например, *.doc *.dot или *.xls), впишите нужный вам текст и поставьте галочку Unicode.

Total Commander может даже просматривать текст, хранящийся в файлах Word. Откройте doc-файл в Lister’е (F3) и нажмите цифру 6 (Unicode). Вы увидите основной текст документа (без оформления). Сноски приведены после документа. Если включен режим быстрого сохранения, то в начале файла может находиться старая версия документа, а более поздние изменения будут записаны после нее. Total Commander способен показать Word’овский документ даже если на компьютере не установлен Microsoft Office или программа Word Viewer для просмотра документов.