Работа 2.0: Кладезь информации

Сколько сотрудников ознакомится с новым регламентом или процедурой, если разослать многостраничный документ по корпоративной сети? Многим проще посмотреть онлайн-трансляцию или видеозапись, а не вникать в очередной официальный текст.

Продолжаем применять онлайн-технологии для повышения эффективности управленческой работы.

Время от времени в компаниях проводятся собрания, которые можно назвать "информационными". Например, подведение итогов квартала или года; информирование о стратегии и целях на следующий год; вводное совещание при старте нового крупного проекта – скажем, внедрения корпоративной информационной системы, тайм-менеджмента, стандарта ISO 9001:2000 и т.п.; информирование об изменениях в процедурах, схемах работы, внешних событиях (новации в законодательстве и т.п.).

Задача такого рода собраний, в отличие от планёрок, о которых мы говорили в прошлый раз – не раздать управленческие импульсы или принять решения, а максимально наглядно и понятно донести до сотрудников ту или иную важную информацию, ответить на вопросы, добиться точного понимания сотрудниками этой информации.

Надо заметить, что именно недостаток информационных собраний часто препятствует внедрению полезных новаций. Думаю, вам хорошо знакома ситуация: в компании появился новый продукт, процедура, полезный сервис со стороны ИТ-подразделения, важные новости по законодательству от юридического отдела, и т.п. Как чаще всего сотрудники информируются об этом? Рассылкой информационного письма, презентации, регламента и т.п. Будем откровенны – многие ли сотрудники, перегруженные своими основными обязанностями, находят время и силы с этой информацией как следует ознакомиться?

В результате – проект внедрения новой управленческой технологии саботируется, отдел продаж по-прежнему использует неправильные формулировки в договоре, а на вопрос "какие у вашего подразделения ключевые цели в наступающем квартале" сотрудник неуверенно отвечает что-то бесконечно далёкое от "генеральной линии партии".

Трудно винить сотрудника, который не вник в новый регламент; но трудно винить и сотрудника, который не донес этот регламент как следует до своих коллег. Собрать всех в одно время в одном месте очень непросто.

Если информационное собрание параллельно с "живым" проведением ещё и транслируется "онлайн", в нём может принять участие большее количество сотрудников. Причём не только те, кто находится в командировках, но и те, кто сидит в офисе и в силах перейти по ссылке и послушать выступление докладчика (параллельно работая на своем компьютере над более простыми делами – разбирая электронную почту и т.п.)

При этом вероятность того, что человек послушает информационное сообщение хотя бы в таком "фоновом" режиме гораздо выше, чем вероятность, что он внимательно прочтёт присланный ему регламент. Ведь и телевизор смотрят гораздо больше людей, чем читают книги, не правда ли? Кроме того, благодаря живому голосу выступающего, ответам на вопросы слушателей, информация окажется гораздо более "доходчивой", чем в письменном тексте.

Наконец, одна из приятнейших возможностей, которая возникает при параллельной онлайн-трансляции информационных собраний – возможность создать видеозапись. С ней могут ознакомиться сотрудники, у которых не было возможности присутствовать на собрании даже "онлайн". В том числе прослушать эту запись где-нибудь в автомобиле, стоя в пробке и более эффективно использовав это "мусорное" время.

Также, что очень важно, запись информационного собрания полезно использовать при обучении и адаптации новых сотрудников. Что для нового сотрудника, и так находящегося в серьёзном стрессе, удобнее, понятнее и эффективнее – получить для изучения многостраничный документ "стратегические цели компании", или видеозапись выступления первого лица с живыми комментариями, демонстрацией слайдов, ответами на вопросы?

Личный опыт

"Организация Времени" – одна из немногих в России консалтинговых компаний и единственная тренинговая, внедрившая стандарт ISO 9001:2000. Один из вопросов, который достаточно часто нам задают аудиторы – как вы обеспечиваете знание и понимание сотрудниками той или иной информации? Например, политики и целей компании, новых продуктов, корпоративных процедур и т.п. Убедительным ответом является показ видеозаписи соответствующей информационной сессии на портале.