Архивы: по дате | по разделам | по авторам

Автоматизация текстовой работы в Word

автор : Антон Кокин 31.07.2006

Редактирование документов часто сопровождается использованием в тексте одних и тех же фраз или словосочетаний, упростить работу с которыми можно при помощи функции автотекста в Word.

Недавно мне задали интересный вопрос, на который я не смог ответить с ходу. Пришлось использовать известный "метод научного тыка". Через полчаса решение было найдено, а сам вопрос звучал так:

Я знаю, что в Word есть функция, когда какая-либо комбинация клавиш меняется на текст, который я заранее ввел. Это удобно, если одна и та же фраза или слово много раз повторяется в документе. Мне казалось, что это в "Автозамене", но у меня ничего не получилось. Подскажите, пожалуйста, правильный ответ.

Действительно, такая возможность есть. Правда, для того чтобы назначить какому-либо часто повторяющемуся словосочетанию "горячую" клавишу придется немного пощелкать мышкой.

Автотекст. Текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например, стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя. (Справка Word)

Во-первых, определитесь со словосочетанием, которое вы постоянно используете в своих текстах. Вполне возможно, что оно у вас не одно. В таком случае просто повторите соответствующие действия, описанные ниже.

Во-вторых, занесите это словосочетание в автотекст. Для этого создайте пустой документ и напечатайте ваше словосочетание. Затем выделите его и нажмите сочетание клавиш "Alt + F3". Появится подтверждающее окно "Создание элемента автотекста" (Create AutoText) с вашим словосочетанием, которое вы можете отредактировать или ввести иной текст. Нажмите "OK" для подтверждения - все, ваше словосочетание занесено в автотекст.

Создать новый элемент автотекста можно и другим, более трудоемким способом - через меню "Вставка" (Insert), в котором вам следует выбрать из подменю команды "Автотекст" (AutoText) такую же одноименную команду. Откроется окно "Автозамена" (AutoCorrect) как раз на вкладке "Автотекст".

В поле "Имя элемента" (Enter AutoText entries here) введите вашу часто повторяющуюся фразу и нажмите кнопку "Добавить" (Add).

Итак, фраза для автоматической вставки в ваш документ создана, теперь необходимо присвоить ей какое-нибудь сочетание клавиш, используя которое вы легко и быстро добавите вашу фразу в документ.

Для этого:

1. Выберите из меню "Сервис" (Tools) команду "Настройка" (Customize). Откроется диалоговое окно, внизу которого вы увидите кнопку "Клавиатура" (Keyboard). Нажмите ее, и перед вами появится новое окно "Настройка клавиатуры" (Customize Keyboard), как на скриншоте ниже:

2. В левой области окна выберите категорию "Автотекст" (AutoText) - она находится в самом низу категорий - а справа в поле "Автотекст" (AutoText) выберите вашу фразу/словосочетание.

3. Чуть ниже в поле "Новое сочетание клавиш" (Press new shortcut key) введите ваше сочетание клавиш, используя функциональные клавиши: Ctrl, Shift или Alt. Причем клавиша Shift может присутствовать только в сочетании с одной из двух своих коллег: Ctrl или Alt.

Обратите внимание: если выбранные вами "горячие" сочетания клавиш уже используются иным элементом автотекста, то ниже вы увидите поле "Текущее назначение" и тот элемент автотекста, за которым они зарезервированы. Просто выберите другое сочетание клавиш. Для этого достаточно очистить поле, нажав на клавиатуре клавишу Delete, и ввести новый вариант.

4. Теперь осталось нажать кнопку "Назначить" (Assign) и закрыть все окна. Все.

Таким образом, проделав изложенные выше манипуляции, вы существенно повысите эффективность своей работы в текстовом редакторе Word и, быть может, поднимите свой авторитет среди коллег. Ведь они-то так не могут!