Правильный офис

Разработчики сервиса ZOHO предприняли попытку создать настоящий виртуальный офис со всеми атрибутами, и это им почти удалось

Задумаемся, что приходит на ум в первую очередь, когда в контексте разговора на околокомпьютерную тематику употребляется термин "офис"? Чаще всего в мыслях всплывает образ вездесущего MS Office, реже - OpenOffice. Особо продвинутые сетяне припомнят пару авангардных разработок в стиле Web 2.0. Но вот какая штука: любой из этих наборов приложений совершенно не охватывает всех составляющих обычного, реального офиса. Из чего состоит любая "живая" контора? Правильно: это не только бухгалтерия, секретарь-машинист и маркетолог. В любой уважающей себя фирме обязательно есть офис-менеджер,  каждый работник обладает собственным рабочим столом, проходят регулярные планёрки и совещания, и, в конце концов, просто есть место для курения, где можно обсудить в неформальной обстановке свежие новости или поделиться с коллегами свежим анекдотом. Настоящий офис - это масса составляющих элементов, которые как раз и создают ту атмосферу, которая присуща коллективному интеллектуальному труду.

Наверное, ни один из разработчиков не предлагает пользователям полную виртуальную замену реальному офису. Отдельно - всё, что угодно: офисный инструментарий, приложения для организации групповой работы, электронная почта и калькулятор с часами. А сводить этот зоопарк приложений в один отлаженный программный организм достаётся самим пользователям (или сисадминам). Понятно, что об эстетике трудового процесса и едином стиле для всех компонентов не может быть и речи. И всё это было бы грустной правдой, если бы не проект под названием ZOHO. Название ресурса очень непрозрачно намекает на более известную аббревиатуру - SOHO (Small Office/Home Office), и не случайно: разработчики предприняли попытку создать настоящий виртуальный офис со всеми атрибутами и это им почти удалось.

Итак, главная страница ресурса предлагает восемь компонентов, выполненных в одном стиле и охватывающих широкий спектр услуг. Сами авторы не делали попыток расставить все приложения в иерархическом порядке, поэтому мы попробуем провести экскурсию по виртуальному офису самостоятельно и в таком порядке, который выглядит наиболее логичным. И начнём мы с того, с чего начинается любой проект - с подбора персонала.

Zoho Challenge

Данное приложение предназначено для создания различных тестов и опросных листов, но на этом его возможности не заканчиваются. Онлайновый стиль работы программы позволил значительно расширить функциональность и превратить её в настоящий "отдел кадров", в котором осуществляется сбор анкетных данных и резюме претендентов, проводится анализ поступивших заявок, осуществляется выбор подходящих кандидатур и многое другое. Для того, чтобы определить кандидатов с наилучшими показателями в проведённых тестах, существует возможность сравнения результатов в виде диаграммы. Прошедшим отбор можно отправить приглашение на работу по электронной почте прямо из интерфейса программы.

Надо сказать, что подбор персонала с помощью Zoto Challenge может оказаться довольно качественным благодаря широким возможностям конструктора тестов. Гибкие настройки позволяют легко варьировать степень сложности проводимых опросов, предлагая испытуемым выбор правильного ответа из нескольких предложенных, проверку "без подсказок" и даже тестирование в условиях ограниченного времени. Подобное разнообразие "фильтрующих" средств способствует хорошим результатам отбора и ваш будущий коллектив сможет оправдать ваши надежды. Теперь, когда команда подобрана, самое время пригласить их в уже подготовленный виртуальный офис.

Zoho Virtual Office

Авторы ресурса ответственно отнеслись к "постройке" и комплектации виртуального помещения, в котором большая часть коллектива будет проводить львиную долю рабочего времени. Каждый сотрудник получает в своё распоряжение индивидуальный рабочий стол, на котором размещены все необходимые в работе элементы: свежая электронная корреспонденция, список текущих задач и общих документов, цифровой аналог наклеек для заметок и многое другое. Для доступа в специализированные "ящики" своего рабочего стола можно использовать соответствующие кнопки на боковой панели. Разработчики программы постарались создать оптимальную конфигурацию, но при этом не забыли, что каждая личность индивидуальна: настройки позволяют менять состав элементов, перетаскивать их мышью, изменяя расположение в рабочем окне, а также подбирать темы оформления по вкусу. На случай, если потребуется обратиться к своему рабочему столу с мобильного телефона, предусмотрена функция WAP-доступа.

В данный момент виртуальный офис работает на семи языках включая русский, но в силу бета-состояния (уже ставшего стандартным de facto для практически всех проектов Web 2.0) полнота локализации интерфейса программы может меняться время от времени как в положительную, так и в отрицательную сторону. Это, впрочем, не мешает использовать кириллицу при работе с элементами рабочего стола и рабочими документами. Кстати, о документах: как и положено, в любом офисе, для их создания и редактирования предлагаются необходимые приложения.

Zoho Writer и Zoho Sheet

Текстовый процессор обладает набором всех необходимых инструментов для создания офисной документации и превосходит по данному критерию многие онлайновые аналоги. Помимо стандартных функций работы с текстом доступна вставка изображений и специализированных символов, использование смайликов и форматирование документов в HTML, создание таблиц и даже проверка орфографии. Не менее продуманно выглядит и интерфейс программы: все элементы на привычных местах, боковая панель отображает список личных и общедоступных документов, причём открыть можно сразу несколько файлов и переключаться между ними в процессе работы с помощью вкладок. В общем, добротно сделанный текстовый процессор, не вызывающий особых нареканий.

Не менее качественно выглядит и приложение для работы с электронными таблицами. Все стандартные функции имеются в наличии вплоть до возможности построения графиков и диаграмм. Формат файлов используется собственный, но в целях лучшей совместимости с Microsoft Office, предусмотрен импорт и экспорт файлов Excel. Общими для текстового процессора и электронных таблиц функциями являются средства, позволяющие предоставлять к документам общий доступ как в среде программного комплекса Zoho, так и извне. Дополнительно для облегчения поиска и сортировки файлов предусмотрена система тэгов. Таким образом, можно констатировать, что необходимый минимум офисных приложений у нас имеется. Но что делать, если возникла необходимость в более специализированном инструменте, который отсутствует в комплекте Zoho? В этом случае сможет помочь ещё один программный продукт.

Zoho Creator

На данный момент возможности этого конструктора не очень велики: авторы предлагают в качестве основы несколько шаблонов. Вряд ли на их основе удастся создать программу для работы с презентациями или графический редактор, но если не выходить за рамки веб-приложения, основанного на формах и базах данных, то положительный результат гарантирован. Чтобы не начинать проект с нуля, можно в качестве основы воспользоваться наработками других пользователей ресурса (при условии, что они сделали свои приложения общедоступными), поиск подходящих по функциональности решений осуществляется с помощью тэгов. Не исключено, что в дальнейшем возможности Zoho Creator будут расширяться. Но чем выше нагрузка, тем сложнее держать на контроле текущие задачи и отслеживать важные события. Поэтому не обойтись без планировщика.

Zoho Planner

Как и любые другие программы подобного типа, планировщик позволяет не запутаться в делах и важных встречах. Удобные средства добавления и редактирования записей облегчают задачу по приведению всех планов в упорядоченный вид, одновременно можно отслеживать своё присутствие в коллективных мероприятиях и посвящать в свои планы коллег. Система напоминаний позволит не забыть о делах. В качестве отдельно взятого приложения Zoho Planner не имеет особых преимуществ перед сонмом аналогов от других разработчиков, но в тесной привязке к уже упоминавшемуся сегодня рабочему столу виртуального офиса оказывается весьма полезным. Но во многих случаях простого планировщика для эффективной работы мало - необходимы средства управления клиентской базой.

Zoho CRM

Это, пожалуй, наиболее массивное приложение из всего набора. Разработчики постарались предусмотреть все возможные варианты работы с клиентами, включая отслеживание движения заказов и денежных средств, индикацию уровня продаж в реальном времени и даже оперативно изменяющуюся диаграмму, отображающую текущее состояние дел. Подготовленные по прилагаемым шаблонам счета и отчёты можно распечатать на принтере или отправить по электронной почте. На всякий случай в интерфейс программы встроены симпатичные часы и калькулятор. Не имеет смысла подробно рассматривать все возможности CRM - они достаточно обширны и описание может занять слишком много времени. Достаточно сказать, что разработчики подготовили очень неплохой инструмент, обладающий необходимой функциональностью для плодотворного ведения бизнеса. Мы же познакомимся с последним приложением из набора ZOHO, которое хоть и не обладает мощью и функциональностью своих программных "коллег", но может оказаться не менее востребованным у работников виртуального офиса.

Zoho Chat

Данное приложение не имеет функциональной совместимости с популярными программами обмена мгновенными сообщениями, но в контексте всего проекта ZOHO это и не требуется. Основная задача программы - предоставить работникам виртуального офиса быстрый и простой способ обмена оперативной информацией. Zoho Chat часто выглядит гораздо выигрышней, чем та же электронная почта: работает быстрее, не засоряет почтовую базу лишними сообщениями, поддерживает разговоры сразу нескольких пользователей. Кроме того, подобная система взаимодействия между разделёнными, порой, тысячами километров коллегами обладает часто упускаемым, но немаловажным свойством: именно чат позволяет ощутить своё присутствие пусть в виртуальном, но всё же офисе, и тем самым помогает создавать рабочую атмосферу.

Заключение

Итак, мы познакомились со всеми компонентами проекта ZOHO, и, возможно, кому-то данный подход к организации работы показался удобным и перспективным. Тогда следует сказать о финансовой стороне вопроса. Практически все приложения ZOHO бесплатны в использовании, если коллектив невелик. При увеличении нагрузки часть приложений становятся платными.

Конечно, в ZOHO не всё идеально, и многие приложения ещё не доведены до совершентсва. Но подобные комплексные решения наверняка будут пользоваться хорошим спросом, ведь не случайно реклама реальных офисов "под ключ" вызывает наибольший интерес у потенциальных владельцев. Данный ресурс может служить хорошим примером аналогичного решения, но уже в мире виртуальном.