Учет расходных материалов

Учет расходников в небольшой компании или на огромном предприятии - головная боль любого системного администратора. Подумаем, как упростить эту задачу.

Своевременный учет расходных материалов, к примеру, картриджей для принтеров - головная боль любого системного администратора вне зависимости от количества имеющихся в его распоряжении устройств и масштабов облуживаемой компании.

Отчасти спасти столь печальное положение дел призвано наличие специализированных программных решений. Однако и они, как показывает практика, зачастую не в силах учесть всей специфики этой скрытой от глаз рядовых офисных сотрудников компьютерной области. К тому же, большинство существующих вариантов отличаются не в меру завышенной ценой, ставящей под сомнение целесообразность их использования в рамках небольшого предприятия. Безусловно, есть и бесплатные приложения подобного рода, но они обычно настолько "сырые" и недоработанные, что просто жуть...

В общем, вопрос автоматизации процесса учета печатающей техники и их комплектующих до сих пор остается открытым и актуальности терять не собирается. А раз так, то давайте пофантазируем, какой должна быть в идеале программа для решения этих задач.

Итак, во-первых, она должна быть свободно распространяемой, без каких-либо жестких ограничений. Требование не то чтобы обязательное, но крайне желательное, поскольку не всегда вечно занятые руководители компаний готовы пойти на уступки и баловать системного администратора деньгами на покупку того или иного программного обеспечения.

Во-вторых, программа должна не только вести учет движения расходных комплектующих (приход, расход, перемещение по складам, списание), но и уметь отображать их оперативные остатки, а также рассчитывать скорость расхода по каждому материалу и время, на которое хватит существующего запаса картриджей.

В-третьих, необходимо наличие справочников как по предприятию (список сотрудников, занимаемых ими должностей, отделов, рабочих помещений, складов, контрагентов и пр.), так и по моделям доступного оборудования и расходников (производители, форматы и типы печати, цвета и типы картриджей, модели оборудования и расходников).

В-четвертых, нужно учитывать такие моменты, как ремонт принтеров и комплектующих, плюс совместимость расходных материалов и оборудования. Последний пункт особенно важен, так как обычно при поломке принтера или недостатке картриджей приходится пускаться во все тяжкие, вплоть до установки чужеродных, но совместимых по формату и размерам расходников.

Наконец, в-пятых, программа должна иметь интуитивно понятный интерфейс, полностью адаптированный к простому и необременительному процессу печати в компании.

Пожалуй, ничего не пропустили. Остается только суммировать все перечисленные критерии и зайти на страницу системы PrintStore, чтобы убедиться, что желаемое вполне осуществимо уже сейчас.

Для работы с системой необходимы установленные в операционной системе компоненты Microsoft .NET Framework 1.1 SP1 и Microsoft Data Access Components 2.8. Скачать их можно как в виде оригиналов с ресурсов компании "Майкрософт", так и в виде копий с сайта разработчиков PrintStore. Тут же, кстати, лежит и архив (1,4 Мб) с программой. Инсталляция не нужна, поэтому после разархивирования данных просто кликаем мышью по файлу printstore.exe для запуска приложения.

Взаимодействие с PrintStore сводится к заполнению данных по предприятию и наличествующему оборудованию с последующим своевременным ведением прихода/расхода материалов, внесением правок в другие доступные поля базы данных и просмотра отчетов по различным критериям. Вводить информацию можно двумя способами - через меню "Действия" главного окна программы либо посредством контекстного меню, доступного в любом из выбранных слева разделов. Работа с диалогами сопровождается цветовой индикацией: обязательные поля помечаются голубым, измененные поля подсвечивается зеленым, а ошибки отмечаются красным.

Для каждого сотрудника указываются ФИО, занимаемая должность, отдел, комната, дата приема на работу и увольнения, внутренний и мобильный телефоны, адрес электронной почты.

Не менее насыщено и окно добавления нового оборудования. Здесь представлены следующие поля: производитель, модель оборудования и его поставщик, стоимость, даты покупки, окончания гарантийного срока и списания, серийные и инвентарные номера, IP- и MAC-адреса, сетевой путь, включая привязку к тому или иному отделу, сотруднику и комнате. Доступно окно ввода мелких заметок. Примечательно, что на борту PrintStore уже имеется готовая база данных оборудования самых популярных производителей, обновляемая, к тому же, через интернет (меню "Сервис -> Синхронизация с основной БД"). Перед соединением с сервером необходимо убедиться в наличии доступа к сети по 80-ому порту TCP.

Не лишена система учета и таких популярных опций, как автоматическая проверка новых версий программы и экспортирования данных в формат CVS, без проблем воспринимаемый табличным редактором Microsoft Excel.

Короче, PrintStore - вещь, применение которой обязательно найдут системные администраторы и сотрудники компании, отвечающие за техническую поддержку компьютерной техники в офисе. Плюсов у программы больше, чем недостатков, да и наличие последних - лишь вопрос времени, ведь программа активно развивается. Кстати, в ближайших планах разработчиков добавление функции печати отчетов, внедрение модуля выгрузки дополненного списка оборудования на веб-сайт программы и создание документации, к написанию которой приглашаются все заинтересованные лица.