Автоматическая печать писем в Outlook

Продолжаем совершенствовать продукты компании Microsoft и расширять их функциональность. Сегодня на очереди - офисно-почтовая программа Outlook.

Офисным сотрудникам, а также секретарям, в чьи служебные обязанности входит разбор почтовой корреспонденции компании, частенько приходится перенаправлять на принтер часть электронных писем, документов и вложенных файлов, пришедших по e-mail. Процесс, казалось бы, несложный, но, повторяя по сто раз на дню одну и ту же операцию, с ума можно сойти. Как же быть?

Одним из вариантов упрощения обработки почты смело можно назвать трехмегабайтную надстройку Print Tools для Outlook, позволяющую распечатывать письма, даже не открывая их. Для печати необходимо лишь выбрать любой элемент Microsoft Outlook (сообщение, задачу, заметку и др.) и нажать на кнопку Print Tools в панели задач или контекстном меню программы.

Мало того, расширение умеет разделять задачи и отправлять на печать либо только текст письма, либо только вложения. И не беда, если среди последних встретятся заархивированные данные формата RAR или ZIP - утилита самостоятельно справится и с ними. А благодаря использованию правил Microsoft Outlook становится возможна автоматизация всех действий, выполняемых программой.

Все настройки плагина прячутся во вкладке Print Tools в окне параметров почтового клиента. Здесь можно указать типы вложений для печати, задать временную директорию, с которой будет работать программа, плюс определиться с внешним видом кнопок расширения.

Остановимся немного подробнее на автоматизации Print Tools. Для этого выбираем меню "Сервис -> Правила и оповещения..." и нажатием кнопки "Новое..." добиваемся открытия мастера правил.

На следующем шаге указываем "Создать новое правило" и определяемся с критериями проверки сообщений и условиями их отбора.

Далее, в окне выбора действий ставим галочку напротив пункта "Выполнить дополнительное действие" и нажимаем одноименную ссылку в нижней части окна.

В результате, откроется новое окно выбора дополнительного действия, в котором и остается настроить параметры инструмента Print Tools.

Все, теперь любая корреспонденция будет обработана и отправлена на печатающее устройство в соответствии с нашими правилами.