Правка контактов в Outlook

Недавняя замена телефонных кодов некоторых регионов России заставляет задуматься о соответствующей правке базы контактов в прикладных офисных программах.

Недавняя замена телефонных кодов некоторых регионов России заставляет задуматься о соответствующей правке базы контактов в прикладных офисных программах. И все бы ничего, если коррективы коснутся только двух-трех десятков записей, а если требуется перелопатить тысячи контактов? Ясно, что без автоматизации в таком случае просто не обойтись, чем, собственно, мы и займемся.

Объектом исследований у нас выступит приложение Outlook из комплекта Microsoft Office. Программа эта достаточно известная, пользуется заслуженным уважением у большинства офисных сотрудников, и поэтому актуальность поставленной сегодня задачи неоспорима.

Решение построим на использовании универсального метода, основанного на экспорте/импорте данных с промежуточной правкой исходной информации в каком-либо подходящем редакторе. Для пущей красоты и доступности изложения разбавим текст небольшим количеством скриншотов.

Ну, приступим! Заходим в контакты и оцениваем фронт работ.

Затем открываем мастер импорта и экспорта (меню "Файл -> Импорт и экспорт...") для сохранения данных Outlook во внешний файл. Остановив выбор на Microsoft Access¹, экспортируем контакты в этот формат.

От греха подальше дублируем созданный файл и в дальнейшем работаем с его копией (это на случай, если потребуется восстановить оригинальный список записей). Готово? Тогда открываем нашу базу контактов в Access.

Вооружившись инструментом "Поиск и замена", корректируем поля, отвечающие за код телефона. Например, для Москвы это будет замена записи "(095)" на "(495)". Как правило, подобная числовая комбинация со скобками уникальна и привязана только к телефонным реквизитам, поэтому можно смело производить замену по всей таблице, не опасаясь, что "под нож" попадут другие данные.

Сохраняем изменения, закрываем Access и вновь акцентируем внимание на программе Outlook для проделывания обратной операции импортирования контактов,

... после осуществления которой получаем должным образом отредактированные телефоны контактов, фигурирующих в списке.

Кстати, это далеко не единственное решение задачи. Можно, например, экспортировать данные в виде значений, разделенных запятыми или табуляцией, в обычный текстовый файл. А дальше - дело техники. Правильно корректируем значения в редакторе, сохраняем и копируем в Outlook.

Остается напомнить, что приведенная инструкция может быть легко адаптирована для любого другого приложения, оснащенного адресной книгой.

1. Фокус с правкой через Excel почему-то не прошел. Быть может, виновата локализация продукта или простая случайность. [вернуться]