Липецкая область: от бумажного документооборота к электронному

Пример Липецкой области показывает, что переход от бумажного делопроизводства к электронному может выполняться плавно и относительно безболезненно.

Задача перехода от бумажного к электронному документообороту стоит сегодня перед многими организациями, как коммерческими, так и государственными. Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить контроль над движением и исполнением документов, значительно упростить и ускорить доступ к информации и, как следствие, повысить эффективность управления. Это важно для бизнеса и не менее важно для государства. Поэтому Правительством РФ предусмотрены работы по обеспечению электронного документооборота в органах государственной власти всех уровней.

При внедрении документооборота в органах государственной власти необходимо учитывать ряд особенностей. Все этапы работы с документами от их создания до списания в архив должны полностью соответствовать имеющейся нормативной базе и сложившимся приемам работы с документацией. Кроме этого в системе документооборота должны присутствовать функции для работы не только со внутренней документацией и документами, поступающими из других организаций, но и с обращениями граждан. Наконец, применяемые средства защиты информации (шифрование, электронная подпись) также должны соответствовать государственным нормативам. Само собой, зарубежные системы документооборота для органов государственной власти не походят в силу своей неприспособленности к реалиям их работы.

В настоящее время выбор отечественных систем электронного документооборота, пригодных для использования в органах государственной власти, достаточно широк. В некоторых случаях используются заказные или собственные разработки, но в настоящее время применение находят в основном коммерческие решения. Одним из наиболее мощных среди них является система "ДЕЛО" компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС). Она обладает широкой функциональностью и, главное, учитывает все современные требования к организации документооборота в государственных структурах и широко используется в органах власти различных уровней от Государственной Думы до городских и районных администраций. Именно эта система после тщательного анализа отечественных систем документооборота была выбрана для организации электронного документооборота в администрации Липецкой области.

Липецкая область является одним из наиболее динамично развивающихся регионов страны. Регион находится на пересечении нескольких важных транспортных магистралей, имеет развитые промышленность и сельское хозяйство. На территории области действуют такие предприятия как ОАО "Новолипецкий металлургический комбинат", ОАО ЛМЗ "Свободный Сокол", ЗАО "Завод холодильников "Стинол", ОАО ЭКЗ "Лебедянский" и другие. Площадь сельхозугодий области составляет почти 2 млн. га. Для успешного развития региона его администрация должна работать максимально эффективно, что невозможно без внедрения самых современных информационно-коммуникационных технологий.

Внедрение системы "ДЕЛО" в Липецкой области проводилось в рамках "Концепции информатизации администрации Липецкой области". В середине 2002 года в управлении делами администрации Липецкой области был создан Отдел информационных технологий и коммуникаций. Одной из приоритетных задач нового подразделения стало внедрение системы электронного документооборота в администрации области. Начало процессу внедрения системы было положено в августе 2002 года после подписания распоряжения главы администрации области от 08.08.2002 г. № 740-р "Об автоматизации делопроизводства и электронном документообороте в администрации Липецкой области и ее подразделениях".

Осенью 2002 года был проведен анализ имеющихся на рынке предложений. По итогам анализа для организации электронного документооборота была выбрана система "ДЕЛО", как наиболее полно соответствующая требованиям, предъявляемым специалистами администрации Липецкой области. К январю 2003 года была завершена подготовка к внедрению, которая состояла в обследовании состояния компьютерного парка и объединении компьютерных систем структурных подразделений администрации в единую вычислительную сеть.

В феврале 2003 года началось собственно внедрение электронного документооборота - система "ДЕЛО" была установлена на сервере и первых нескольких рабочих местах. С апреля по сентябрь 2003 года система находилась в тестовой эксплуатации. Параллельно велась модернизация оборудования и каналов связи, проводилось обучение сотрудников приемам работы с электронными документами. Поскольку переподготовка персонала и совершенствование информационной инфраструктуры шли параллельно с процессом внедрения, удалось избежать многих проблем, связанных с недостаточной готовностью персонала к переходу к электронному делопроизводству.

В течение октября-ноября 2003 года была завершена настройка системы на организационную структуру областной администрации, внесены необходимые коррективы в правила делопроизводства. В ноябре во исполнение распоряжения администрации Липецкой области от 22.10.2003 №1020-р "О введении в действие системы автоматизации делопроизводства в администрации Липецкой области и ее подразделениях" система вошла в рабочий режим эксплуатации.

Всего в 2003 году была система "ДЕЛО" была установлена на 60 рабочих местах, проводилось обучение сотрудников администрации, ответственных за использование системы, были составлены и утверждены правила работы с ней. К концу 2003 года электронный документооборот охватил отдел делопроизводства и протокола, отдел писем и приема граждан, а также секретариаты структурных подразделений администрации области. Это позволило автоматизировать значительный объем работ с документацией. Ведь только в 2004 году через отдел писем и приема граждан прошло свыше 9000 документов.

В течение 2004-2005 гг. проводилось дальнейшее развитие системы электронного документооборота. В число пользователей системы "ДЕЛО" были включены начальники отделов в подразделениях администрации области (230 дополнительных рабочих мест). На сегодняшний день обучение работе с системой прошли 250 человек. Параллельно велись работы по созданию внутриобластной информационной инфраструктуры. На базе волоконно-оптических каналов была организована связь областной администрации с 18 районными и 2 городскими администрациями Липецкой области. В результате стало возможным создание единой компьютерной сети органов власти Липецкой области и объединение их в единую систему электронного документооборота.

К настоящему времени внедрение электронного документооборота дало ряд положительных эффектов. Стало возможным обеспечить надлежащий контроль прохождения и исполнения документов на всех стадиях их жизненного цикла. Значительно повысилась оперативность поиска документов, пользователи получили в свое распоряжение развитый инструментарий для сбора и аналитической обработки документационной информации и последующего формирования на ее основе разнообразных справок, сводок, отчетов. Наконец, существенно упростилась технология подготовки сопроводительной документации: резолюций, реестров передачи документов и т.п.

Внедрение электронного документооборота принесло значительный положительный эффект. Объем работы с бумажной документацией существенно сократился, а доступ к документам стал проще и удобнее для сотрудников администрации. Имеются, однако, и некоторые трудности. Например, из-за того, что переход на безбумажные технологии пока не завершен, сотрудникам администрации, участвующим в процессе электронного документооборота, приходится осуществлять определенные действия с документом как на бумаге, так и в электронном виде. Это увеличивает нагрузку на сотрудников и несколько уменьшает эффект от использования электронного делопроизводства.

Эти проблемы, впрочем, являются временными. Совершенствование системы продолжается и в перспективе электронный документооборот охватит и тех сотрудников администрации, кто пока продолжает использовать традиционные бумажные технологии работы с документацией. Перспективный план развития системы документооборота предусматривает перевод используемой СУБД на кластер серверов для повышения производительности и надежности системы. Для этой цели будут использоваться средства кластеризации ОС MS Windows 2003 Enterprise Server.

Кроме того, в планах специалистов администрации организация процесса сканирования и распознавания текстов бумажных документов при помощи системы FineReader, которая легко интегрируется с системой "ДЕЛО". На повестке дня также использование в документах электронной подписи и шифрования. Для этого уже приобретено необходимое программное обеспечение, на основе которого создается центр управления ключевыми сертификатами (ЦУКС).

Информационные технологии все шире внедряются в органах государственной власти. Пример Липецкой области показывает, что переход от бумажного делопроизводства к электронному может выполняться плавно и относительно безболезненно для государственных организаций, их сотрудников, граждан и организаций, взаимодействующих с органами власти. Например, в Липецкой области уже после внедрения первой очереди системы электронного документооборота обработка обращений граждан стала вестись в электронном виде: был автоматизирован контроль за документами, удалось отказаться от ручного формирования отчетности. Внедрение системы "ДЕЛО" позволило администрации Липецкой области перейти на новый качественный уровень организации процесса делопроизводства и заметно повысить эффективность работы по управлению регионом.

Таким образом, внедрение информационных технологий позволяет значительно повысить эффективность функционирования органов государственной власти. В немалой степени этому способствуют разработки отечественных компаний, таких как "Электронные Офисные Системы".