Построение эффективного документооборота

Отказ от таких морально устаревших продуктов в пользу современных разработок позволяет решить множество трудностей и быстро перейти к современным технологиям организации документооборота.

Эффективный и прозрачный документооборот во многом является залогом успешной работы организации. Это касается как коммерческих компаний, так и государственных структур. Повышение эффективности управления за счет внедрения новых технологий работы с документацией сегодня очевидна. Именно поэтому внедрение электронного документооборота в органах государственной власти является частью Федеральной целевой программы "Электронная Россия" на период до 2010 года.

К началу реализации этой программы ситуация с организацией документооборота в органах власти серьезно различалась от ведомства к ведомству, от региона к региону. Где-то работа с документами велась по старинке, а компьютеры если и использовались, то лишь для набора текстов. Регистрация, движение, архивирование, поиск документов зачастую ведутся без использования современных информационных технологий. В ряде регионов нашли применение разработанные самостоятельно или под заказ системы электронного документооборота. Они, однако, как правило, не удовлетворяют современным требованиям и не позволяют избавиться от традиционных "бумажных" технологий работы с документами.

Именно с такими проблемами столкнулись в Правительстве Республики Хакасия. До 2001 года в аппарате республиканского правительства для регистрации и контроля исполнения документов применялась программа, написанная местными разработчиками. При ее эксплуатации были выявлены многочисленные ограничения и недостатки. В частности, отсутствовала централизованная база хранения документов, и многие документы проходили повторную регистрацию при постановке на контроль. Часть документов вообще не проходила компьютерную регистрацию.

Система была лишена многих необходимых функций. С документом не могли одновременно работать несколько пользователей, не предусматривалось хранение электронных образов документов, были сложности в осуществлении контроля. Средства поиска информации и подготовки отчетов также совершенно не соответствовали требованиям времени: поиск необходимых документов в системе занимал очень много времени, а на подготовку отчетности уходило по нескольку дней, так как подсчет велся фактически вручную. Наконец, по прежнему масса времени уходила на заполнение бумажных журналов. Говорить о достаточной эффективности и прозрачности документооборота в таких условиях не приходилось.

Задача более полной автоматизации делопроизводства и построения единой системы документооборота в органах исполнительной власти Республики Хакасия была поставлена в 2001 году. И, разумеется, отдел по информатизации встал перед выбором программного обеспечения. При выборе был полностью учтен опыт эксплуатации прежней системы. В аппарате правительства постарались выбрать систему, лишенную многочисленных недостатков старого решения и учитывающую специфику работы государственных организаций. После сравнительного анализа программных продуктов, представленных на отечественном рынке, была выбрана система "ДЕЛО" компании "Электронные Офисные Системы".

Такой выбор обусловили сразу несколько факторов. Во-первых, система "ДЕЛО" успешно используется многими государственными организациями от Государственной Думы до муниципальных администраций. Во-вторых, система полностью соответствует существующей делопроизводственной практике и обеспечивает автоматизацию классического "бумажного" делопроизводства. С помощью "ДЕЛА" можно легко создать базовый фрагмент системы электронного документооборота и затем, постепенно наращивая возможности, построить мощную распределённую систему документооборота. В пользу "Дела" говорили и технологические факторы: система использует стандартные технологические платформы и практически не требует дополнительных вложений в ИТ-инфраструктуру, а техническая поддержка продукта обеспечивается региональным представителем разработчика - барнаульской компанией "Корпоративные системы".

Внедрение системы "ДЕЛО" было призвано решить несколько основных задач и избавиться от неудобств, связанных с ограничениями старой системы документооборота. Главной целью работы было создание единого порядка работы с документами и единого документооборота во всех подразделениях Правительства Республики Хакасия. Для достижения этих целей решались следующие основные задачи:

• повышение эффективности управленческой деятельности: ликвидация журнальной регистрации, исключение повторной регистрации документов, возможность работы с документом нескольких пользователей одновременно и т.д.;
• обеспечение эффективного контроля исполнения документов;
• снижение уровня потери документов;
• внедрение мощного механизма поиска информации и быстрой подготовки отчетности;
• возможность прикрепления файлов к регистрационной карточке документа, уход от непродуктивного поиска и размножения бумажных копий;
• поэтапный переход на безбумажную технологию работы с документами.

В конце 2001 года по распоряжению руководителя аппарата Правительства республики была поставлена задача внедрить в систему "ДЕЛО" на двадцати рабочих местах.
Внедрение осуществлялось поэтапно. В первый месяц проходило ознакомление с системой и изучение необходимой документации. В течение последующих трех месяцев было проведено детальное обследование документооборота и практики работы с документами в аппарате правительства Хакасии, сформированы системные справочники, подготовлены необходимые распорядительные документы для ввода в эксплуатацию системы "ДЕЛО". Одновременно шло обучение работе с системой первых пользователей. При этом большая их часть обучались не только приемам организации документооборота в системе "ДЕЛО", но и основам работы с персональным компьютером, вплоть до работы с мышью и меню.

Спустя четыре месяца после начала работы, была успешно проведена опытная эксплуатация "ДЕЛА" на шести рабочих местах. Три места были установлены в канцелярии, по одному в протокольном секторе, организационно-контрольном отделе и приемной одного из пяти заместителей председателя правительства. Через месяц после пробного запуска система была переведена в рабочий режим с поэтапным введением дополнительных рабочих мест, в том числе в приемной по работе с обращениями граждан. Причем для этой приемной были разработаны специальные отчётные формы.

Чтобы лучше представить специфику внедрения нужно сказать, что общая численность аппарата составляет 82 человека, включая председателя правительства и его заместителей. В состав аппарата входят 23 структурных подразделения. Через них ежегодно проходит от пятнадцати до двадцати тысяч документов. Ежедневный документооборот составляет в среднем 170-200 документов. Регистрируется вся исходящая корреспонденция (примерно 2000 документов в год), все виды обращений граждан (около 1500 в год), основная часть входящей служебной корреспонденции (свыше 6000 в год), а также все внутренние документы правительства: законы, постановления и распоряжения (около 2000 в год).

По словам главного специалиста общего отдела Аппарата Правительства Республики Хакасия, технолога системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО" Ульяны Ельниковой, значимых технических трудностей в процессе внедрения не возникло. Внедрение осуществлялось самостоятельно, на всех этапах, начиная с изучения документации и заканчивая вводом в эксплуатацию, работали специалисты аппарата правительства республики. Опытная эксплуатация работы системы прошла гладко. Трудности, которые возникали в процессе работы, оперативно преодолевались. "И до сегодняшнего дня, когда "ДЕЛО" у нас функционирует уже более трех с половиной лет, не произошло ни одного сбоя системы, не выявлено ни одной критической ошибки в настройках," - отметила Ельникова.

Тем не менее, без трудностей переход к электронному документообороту не обошелся. Основной проблемой внедрения стало сопротивление персонала, то есть психологические проблемы при переходе на новую систему организации делопроизводства. По словам Ульяны Ельниковой, "госаппарат - это особая, очень консервативная структура. Люди, проработавшие на одном месте не один год, а порой не один десяток лет, как правило, заранее воспринимают любое нововведение в штыки и не желают расставаться с тем, к чему привыкли за долгое время". В качестве примера можно привести одно из подразделений аппарата, которое на протяжении трех с половиной лет, при наличии рабочего места в системе "ДЕЛО" продолжало регистрировать документы сначала в бумажном журнале, а лишь затем в "ДЕЛЕ".

Ульяна Ельникова особо подчеркнула, что важную роль в успешной реализации проекта сыграла чёткая позиция руководства, единое понимание целей и задач внедрения системы электронного документооборота. В итоге, на сегодняшний день двадцать рабочих мест "Дела" функционируют в одиннадцати подразделениях аппарата правительства Хакасии. В июне нынешнего года на одном из рабочих мест канцелярии был установлен поточный сканер и введена в действие подсистема "Поточное сканирование", которая позволяет автоматизировать процесс прикрепления электронных образов отсканированных документов к их регистрационным карточкам. До этого бумажные документы не сканировались вообще. С июня по ноябрь 2005 года было организовано сканирование документов, поступающих из вышестоящих органов и подлежащих контролю. В ноябре, после того, как в канцелярию добавили еще одного специалиста, объем сканируемых документов заметно возрос. Внедрение дополнительного оборудования и привлечение новых сотрудников позволило расширить перечень сканируемой документации. Кроме того, аппаратом правительства отработана схема обмена документами по электронной почте с Национальным банком Хакасии, который также работает с системой "ДЕЛО".

В настоящее время идет очередной этап внедрения электронного документооборота в Правительстве Хакасии: ведется установка еще одного поточного сканера в протокольном секторе общего отдела, что позволит сканировать все внутренние документы. В ближайшем будущем намечается провести автоматизацию внутреннего документооборота в подразделениях правительства и администрациях муниципальных образований. Далее для создания единого документооборота органов государственной власти республики планируется объединить подразделения, установившие "ДЕЛО", в единую технологическую схему с помощью интернета и электронной почты. В феврале 2006 года намечено проведение регионального семинара по этому вопросу.

После этого планируется переходить к постепенному освоению технологии безбумажного обмена документами между удалёнными подразделениями и применению электронной цифровой подписи. Однако, вопрос по электронной цифровой подписи должен быть решен сначала на федеральном уровне. Одновременно будет вестись и работа по совершенствованию нормативно-правового обеспечения работы с документами.

Таким образом, опыт Республики Хакасия показывает, что время систем документооборота, созданных мелкими компаниями и группами разработчиков в полукустарных условиях прошло. Отказ от таких морально устаревших и крайне несовершенных продуктов в пользу разработок, выполненных на высоком профессиональном уровне такими компаниями как "Электронные Офисные Системы" позволяет решить множество трудностей и быстро перейти к современным технологиям организации документооборота. А это, безусловно, будет способствовать повышению эффективности управления регионом.