Отечественное и западное на рынке автоматизации документооборота

Примером подхода к автоматизации документооборота, при котором были учтены отечественные традиции делопроизводства, может служить проект внедрения системы документооборота в банке "Возрождение".

В каждой стране - свои традиции документооборота, которые нельзя не учитывать при автоматизации делопроизводства. Популярные западные средства автоматизации документооборота, как правило, носят общий характер и детально проработанную российскую управленческую практику, разумеется, не учитывают. Из-за этого полностью перевести на безбумажные технологии российскую организацию, где уже есть сложившийся документооборот, подчас становится непростой задачей. Примером подхода к автоматизации документооборота, при котором были учтены отечественные традиции делопроизводства, может служить проект внедрения новой системы документооборота в банке "Возрождение".

До 2002 года для работы с документами в банке использовалась программа собственной разработки, в которой были реализованы только функции регистрации. Хранение регистрируемых документов, многопользовательский режим, контроль исполнения документов, взаимодействие с системами электронной почты и защиты информации - всех этих возможностей в ней не было.

Проблема заключалась ещё и в том, что требовалось быстро (в течение часа или, в крайнем случае, нескольких дней) отыскивать документы, находящиеся в делопроизводстве, и получать исчерпывающую информацию о нём самом, исполнителе, ходе работы, сроках и результатах. Нужна была быстрая пересылка с соответствующими резолюциями, правильная регистрация и хранение подлинников и копий.

К 2002 году специалистам банка стало ясно, что все имеющиеся средства уже не решают имеющиеся проблемы. "Организация делопроизводства в банке вызывала много повторяющихся вопросов, для разрешения которых требовались большие усилия как со стороны сотрудников банка, так и со стороны сотрудников канцелярии", - рассказывает Владимир Панкратов, заместитель начальника управления делами банка "Возрождение".

Естественно, встал вопрос о переходе на более современные технологии ведения делопроизводства. Но реализовать их в рамках использовавшейся самодельной системы автоматизации документооборота было практически невозможно. Компания нуждалась в новом решении.

Новая система долждна была связать воедино различные области документооборота - обеспечить единую регистрацию всех документов, сократить объём нерегистрируемой внутренней корреспонденции, обеспечить возможность разбивки документов по группам и самостоятельной настройки на особенности работы с отдельными видами документов. Последнее было особенно важно, поскольку технологические процессы и взаимодействия между подразделениями имеют свойство меняться. Также в числе требований была возможность быстрого и удобного поиска документов, возможность связывания документов, и гибкая система разграничение прав доступа к информации.

В первой половине 2002 года специалисты банка "Возрождение" проводили анализ рынка - изучали существующие системы документооборота. В результате было принято решение внедрять систему автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело", разработанную компанией "Электронные Офисные Системы".

Система автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" позволяла автоматизировать документооборот в соответствии с российскими нормативами и с учётом сложившейся в нашей стране практики делопроизводства. Именно это стало решающим фактором, повлиявшим на выбор, утверждает начальник отдела развития электронного документооборота и автоматизации расчетов банка "Возрождение" Андрей Валуев.

В "Деле" поддерживается полный жизненный цикл документа, от создания до списания в архив, а при работе с системой можно использовать и централизованную, и децентрализованную схему организации делопроизводства. Система "Дело" - одна из наиболее массовых отечественных СЭД. Она установлена и используется в множестве государственных организаций и компаний, среди которых можно упомянуть Совет Федерации, Госдуму РФ, Банк России, а также "Газпром", "Мосэнерго" и Росавиакосмос.

Внедрение новой системы документооборота в банке "Возрождение" начали в сентябре 2002 года с канцелярии управления делами банка. Банк "Возрождение" заключил договор с ООО "ЭОС" на закупку пяти лицензий. Система "Дело" была протестирована, выработаны правила работы с ней, выпущены необходимые для начала работы приказы и распоряжения, совершенствующие учет, движение и контроль исполнения документов. Тем временем систему установили и настроили. 31 декабря 2002 года в канцелярии началась её промышленная эксплуатация.

В феврале 2003 года были закуплены ещё 30 лицензий системы, и она была установлена у руководителей или ответственных делопроизводителей всех структурных подразделений и у секретарей заместителей председателя правления банка. К середине года количество лицензий выросло до 425 - система была установлена не только у всех руководящих сотрудников, но и у рядовых, а некоторые участки документооборота удалось полностью перевести на безбумажные технологии.

В банке была проведена оптимизация порядка отправки служебных документов в филиалы банка (только через канцелярию и только в электронном виде), начато ведение электронного архива служебной переписки в банке и повышена ответственность исполнителей при оформлении документов (в каждом документе указывается ФИО и телефона исполнителя).

Основной проблемой при внедрении оказалась ломка пользовательских стереотипов. Это типичная проблема. Чтобы не усугублять её, внедрение не стали проводить форсированными темпами, наоборот - пользователям дали время привыкнуть к работе с электронными аналогами бумажных документов и научиться работе с программой.

В 2003 году в центральном аппарате банка "Возрождение" с помощью системы "Дело" зарегистрировали около 35 тысяч документов, за 2004 год - более 50 тысяч документов, за первую половину 2005 года - 25 тысяч документов. В среднем, за день регистрируется около 250 документов. Внутри входящих документов регистрируются входящие из филиалов, входящие из Центрального банка и другие документы. Во внутренних документах - служебные записки, распоряжения и приказы. Отдельно регистрируются технические задания, доверенности, договоры, заявки на кредит, сертификаты ключа подписи и документы подразделений.

С тех пор количество лицензий увеличилось еще на 50 пользователей, а система была передана на постоянное сопровождение в службу эксплуатации. Параллельно с конца 2003 года началась работа над внедрением "Дела" в филиалах. После опытного периода на химкинском и ильинском филиалах банка "Возрождения" система была принята в промышленную эксплуатацию. Сейчас уже закуплены 1000 лицензий системы (примерно по 15 лицензий на каждый филиал), и с середины 2004 года филиалы приступили к промышленной эксплуатации системы. В планы по развитию системы входит совершенствование системы согласования проектов документов: планируется переход на электронное согласование, и использование ЭЦП при согласовании.

Банк “Возрождение”, конечно, является одним из “передовиков” по внедрению системы автоматиазции делопроизводства и электронного документооборота (более 1500 рабочих мест). Дело в том, что банки, как правило, являются достаточно большими организациями со значительными документопотоками, причем не только потоками, относящимися к основной деятельности, но и общего характера (договора, организационно-распорядительная документация, как внутренняя, так и издаваемая регулирующими и контрольно-надзорными органами, переписка с клиентами и контрагентами различные документы, продуцируемые вспомогательныеми подразделениями и др.). И в этом смысле, им. также как и все остальным организациям, необходимо упорядочивать свою работу с документами.

Но даже в части документов, относящихся к основной деятельности, потребности "документарной" работы с ними часто не покрываются специализированными банковскими системами. Скажем, организация архивного хранения, ведение журналов входящих/исходящих, реестров для отсылки документов, поточное сканирование, организация хранения и удобного доступа к электронным образам документов и т. п., как правило, не обеспечивается специализированными системами.

Так что внедрение систем автоматизации документооборота в банковском секторе сейчас идет достаточно активно. По сообщению компании “Электронные Офисные Системы”, ее системы уже используются десятками банковских и финансовых структур, в числе которых банки “Петрокоммерц”, Еврофинанс, Гута-банк, Укрсоцбанк, Росгосстрах и многие другие. Системы компании ЭОС использует также Банк России, где на их базе автоматизирован документооборот центрального аппарата и всех территориальных органов (всего - более 70000 рабочих мест).

Интерес к автоматизации электронного оборота постоянно растет не только в банковском секторе. Прежде всего потребность в автоматизации документооборота велика в тех организациях, которые в силу специфики своей работы имеют дело с большим количеством документов. И сегодня в большинстве крупных российских организаций уже не стоит вопрос - внедрять или не внедрять системы автоматизации документооборота. Речь идет о выборе оптимальной по функциональным возможностям и стоимости системы, которая бы при этом отвечала специфике российского документооборота, а также была бы гибкой и масштабируемой.

Существует точка зрения, что системы документооборота и делопроизводства нужны, главным образом, канцеляриям. На самом деле, это совершенно не так - эти системы нужны в первую очередь руководству, так как они позволяют существенно поднять эффективность управления компанией, скорость и качество принятия управленческих решений, и значительно снизить риски, связаные с утерей или несвоевременным исполнением документов.

Ждет ли этот, достаточно “вкусный” и быстро развивающийся рынок пришествие западных систем? В ближайшее время - вряд ли. Как уже говорилось выше, западные системы документооборота слабо приживаются на российском рынке, прежде всего, в силу того, что они мало приспособлены к российским стандартам делопроизводства, и при этом, зачастую, слишком дороги. Поэтому на рынке систем автоматизации документооборота достаточно успешно работают российские разработчики, в том числе компания “Электронные офисные системы".