Посланцы

Архив

Как вы думаете, какая часть расходов фирмы на телефонию приходится на передачу факсов?

Как вы думаете, какая часть расходов фирмы на телефонию приходится на передачу факсов? Однажды мы заинтересовались этим и с удивлением обнаружили, что более трети. Появилось естественное желание уменьшить эту статью расходов, но не в ущерб бизнесу. Наиболее очевидными выходами виделись: переход на VoIP и использование служб передачи факсов (типа www.faxserv.com). Но при этом следовало помнить, чем удобен факс: можно отправить документ, которого нет в компьютере (например, с подписями и печатями), для отправки требуется 10–20 секунд (набрал номер и нажал «Старт»), результат передачи можно выяснить, задержавшись у аппарата на одну-три минуты.

Карточный VoIP не подходил уже по той причине, что требует набирать длинный номер и вводить PIN-код — то есть быстро отправить факс нельзя (Заметим, что при наличии офисной АТС можно один раз запрограмировать PIN-код в памяти, и в дальнейшем он будет мгновенно набираться автоматически. — прим. ред). Прямое подключение к оператору VoIP позволяет набирать номер проще (около трех лет назад появилась возможность подключить любую АТС напрямую к оператору VoIP через Интернет, использовав, например, Cisco ATA-186, см. www.tario.net. С одной стороны этот адаптер подключается к Интернету, с другой — эмулирует 1–4 аналоговые городские линии). Но даже в этом случае приемлемая связь обеспечивается не со всеми регионами. То есть VoIP не всегда эффективен, если высоки требования к качеству связи и нет желания стоять рядом с факсом, дожидаясь передачи (оставить факс в очереди не всегда удобно, так как гарантии передачи нет, а факс может находиться в другой комнате — сигнал ошибки не услышишь).

Использование www.faxserv.com и аналогов нас не устроило из-за отсутствия гарантии передачи факса. Документ может либо сильно задержаться, либо вовсе не будет доставлен, о чем порой узнаешь с опозданием на час-другой.

В итоге очевидные решения проблемы не подходили. Тщательнее проанализировав трафик, мы выяснили, что более 80% его приходится на два отдела, которые еще и сидят неподалеку. У большинства партнеров этих двух отделов есть электронная почта. Следующим возможным решением было отправлять документы в электронном виде, оставалось решить вопрос: использовать для передачи обычный компьютер или специальное оборудование. Так как в день отправлялось несколько десятков многостраничных документов, то использование компьютера потребовало бы выделить отдельного сотрудника под эту задачу, и вся экономия пошла бы на зарплату. Однако уже в 2000 году (когда встал этот вопрос) на рынке было аппаратное решение — Hewlett-Packard Digital Sender 8100C (ныне снят с производства) и 9100C, правда, смущала их стоимость — $1600 и $3000 соответственно. Дело усугублялось отсутствием аппаратов на складах в Москве и недостаточная квалификация сотрудников отдела поддержки HP, которые зачастую не могли ответить на наши технические вопросы. Сейчас рынок предлагает десяток подобных аппаратов разной степени удобства и функциональности, но описание изделий на сайтах компаний и подготовка отделов поддержки по-прежнему оставляет желать лучшего.

Словом, после многих месяцев раздумий и обсуждений с партнерами их готовности принимать факсы по электронной почте было решено приобрести HP DS 8100C. О чем мы сейчас ни капли не жалеем, так как аппарат окупился за несколько месяцев, а спустя четыре года абсолютные расходы на факс снизились втрое, относительные — с 30–40% телефонных счетов до 5–7%. Сейчас мы используем уже два HP 8100C, четыре HP 9100С, один Xerox M20i и один Panasonic DX-600. И это не ценой давления на руководство — полгода назад, когда два отдела разъехались по офису на значительное расстояние и один из отделов остался без eFax, я узнал, что eFax им «жизненно необходим». Стоит ли говорить, каких усилий потребовало в 2000 году приобщение сотрудников и партнеров к новому способу обмена документами. Одним из политических ходов было — не говорить о новомодности игрушки и наречь его eFax’ом (объяснив всем, что это обычный факс, только отправляет письма по электронной почте; это название также было вписано нами в «умолчальном» заголовке письма на первом 8100C). Название прижилось, и даже в ИТ-отделе мы их называем еФаксами. Однако производители пока к единому названию не пришли — встречается Digital Sender, Internet-Fax, Send to e-mail и просто e-mail.

Hewlett-Packard Digital Sender 8100C, 9100C, 9200C

Пока непревзойденным по удобству решением остается HP Digital Sender, но у него есть большой недостаток — дороговизна (DS 8100C стоил $1600, прежде чем год назад исчез со складов, DS 9100C стоит около $3000 и доживает последние дни, а 9200С пока продается в Москве за $3600, хотя в США предлагается за $3200). DS 9100C снабжен ЖК-экраном, на котором одновременно видно отправителя, тему письма и трех получателей. Процесс отправки предельно прост — нажал «E-mail», нажал «Tab» (оставляя имя отправителя по умолчанию), набрал имя получателя, нажал «Start». Вся процедура занимает втрое меньше времени, чем отправка факса. При желании можно легко выбрать нужного отправителя (при наборе адреса появляется подсказка из подходящих имен), аналогично можно указать несколько получателей, отредактировать тему и текст письма, изменить формат вложений TIFF/PDF, переключить с черно-белого на цветной и обратно. Разрешение фиксированное — 200 dpi, цветные документы отправляются либо в PDF (JPEG), либо в MTIFF (многостраничный, компрессия JPEG внутри TIFF), правда в цветном режиме компрессия чрезвычайно сильная.

HP DS 9200C нам видеть еще не приходилось, заявлена функциональность 9100C и добавлена передача документов в форматах TXT/HTML/XML/RTF/TIFF/MTIFF/JPEG (встроена система распознавания символов ReadIris OCR), производительность на грани фантастики — 47 ч/б страниц в минуту! Нам казалось, что 9100C со своими 15 страницами в минуту очень шустёр, разница по сравнению с 8100С — 4 страницы в минуту — заметна на глаз, пользователи в восторге.

Удобным в DS 8100C и 9100C является многозадачность, письма сразу после сканирования становятся в очередь на отправку, и аппарат готов к созданию следующего письма. Причем все настройки полей «От», «Кому», «Тема», «Сообщение», «Формат» после нажатия кнопки «Старт» остаются без изменений, их можно изменить, прежде чем отправить новое письмо, а можно нажать «Отмена», «E-mail» и заполнить заново. Скорость работы аппаратов с письмами привела сотрудников к мысли, что оцифровывать с их помощью документы в архив значительно проще, нежели сканировать за собственным компьютером. Так как сей трюк обходится лишь в 5–10% дополнительного интернет-трафика, мы закрыли на это глаза — время сотрудников дороже.

Samsung SCX-6320F

Несмотря на то что Samsung произвела на свет (судя по корпусу и материнской плате) Xerox M20i, WC Pro 165, WC Pro 175, WC Pro 65, с собственной моделью SCX-6320F (около $1000 без сетевой карты) фирма попала впросак. Специалисты российской службы поддержки не знают, что SCX-6320F должен уметь работать с e-mail, хотя на сайте это заявлено, продавцы в декабре 2004 года тоже заявляли поддержку этой функции в своих прайс-листах. Прайс-листы дилеров Samsung оперативно исправила, после нашей неудачной покупки SCX-6230F (сетевой карты в комплекте не оказалось) — это опция, которую докупить, как нам ответили, невозможно, но SCX-6230F с опцией и без нее коробками и маркировкой не отличаются, а с опцией в Россию не поставляются. Не думайте, что это мы так опростоволосились — перед покупкой мы уточнили поддержку передачи по e-mail и у продавца, и в сервисной службе Samsung, договорившись о возможном возврате, поскольку и те и другие очень неуверенно утверждали о наличии e-mail (это на заметку продавцам и производителям). ИТ-компания номер один быстро исправить ситуацию не смогла — прошло три месяца, на сайте до сих пор написано «отправка отсканированного документа по электронной почте или по факсу» (проверено 27 марта), а ни опции, ни экземпляры SCX-6230F с сетевой картой на рынке не обнаружены. Так как внешний и внутренний вид аппарата очень напоминает Xerox M20i, думаю, все сказанное ниже о M20i можно отнести и к SCX-6230F.

Xerox WorkCentre M20i, WC Pro 165, WC Pro 175, WC Pro 65

Все перечисленные модели построены на базе M20i (около $1200), только дооснащаются всякими сортерами и т. п. После неудачной попытки купить SCX-6230F мы приобрели Xerox M20i — сетевой принтер, копир, факс, цветной сканер (по USB), e-mail и все лишь за $1200. Сначала мы были рады такой удачной покупке. Возможности факса, принтера и копира обычны и особых нареканий не вызывают, чего не скажешь о передаче e-mail.

Избалованным HP DS 8100C, нам непривычно было видеть на экране двухстрочный символьный ЖК-дисплей. Обновив прошивку до v1.22, начали тестирование. Переключение между режимами копир/факс/e-mail осуществляется кнопками с синей подсветкой текущего режима — удобно. В режиме e-mail на экране горит поле «From:», если хотите оставить адрес отправителя по умолчанию, не пытайтесь нажать «Enter» — проигнорируют, нужно нажать любую букву, появится адрес по умолчанию, изменить его не получится, но можно нажать «Enter» — удобство превыше всего. Если не включили опцию «Добавить отправителя в получатели», вас попросят подтвердить это. На предложение ввести адрес получателя можно набрать один или несколько символов и нажать «Enter» (M20i предложит первый похожий адрес); подтвердить предложенный адрес; подтвердить, что достаточно одного получателя; подтвердить, что не забыли указанных получателей и не хотите посмотреть их список; отредактировать тему письма; после «Enter» подтвердить формат письма и прочитать «нажмите «Старт» для отправки», после этого уже нельзя изменить параметры сообщения, можно только нажать «Старт» или «Отмена» (разрешение и цветность позволено менять лишь до указания отправителя, однако из-за глюка в прошивке аппарат не реагирует на изменение разрешения — использует умолчальные настройки; выбранные настройки для письма сохраняются только в вашей памяти — на экране или на индикаторах состояние не отображается — место для этого не предусмотрено). Правда, создать письмо можно оперативнее — кнопку «Отправить» можно нажать уже после указания получателя, но что мешало перенести все дополнительные вопросы в конец диалога? Ситуацию усугубляет еще и однозадачность аппарата — во время отправки нельзя ни сканировать, ни копировать, ни отправлять следующее письмо. Для отправки следующего письма придется подождать 1–4 минуты (зависит от количества страниц). Следует отметить и более мелкую, чем у HP DS, клавиатуру. Резюме: eFax в M20i можно рассматривать только как дополнительную, редко используемую функцию.

Panasonic DX-600

Panasonic сделала DX-600 (около $880) на базе лазерного факса, дополнив функцией передачи и приема по e-mail (в прайс-листах у моделей UF-490 и UF-590 заявлена поддержка e-mail, но без компьютера она не работает, документ можно отправить только после сканирования на компьютере). На фоне возможностей M20i цена выглядит сильно завышенной, $500–600 смотрелись бы логичнее на фоне $370 за Canon L295 (удобный и хороший лазерный факс/принтер, только без e-mail). Особенно учитывая, что в комплекте с DX-600 не идет телефонная трубка, за которую придется выложить еще $50, а без нее работать с факсами очень неудобно (удивляют цены на трубки — за Siemens 2015 с питанием от телефонной линии мы отдаем по $25).

Так как: а) цены на 9200C сильно не устраивают, б) 9100С, похоже, скоро сойдет с рынка, в) M20i крайне неудобен, а нам как раз потребовался лазерный факс, мы приобрели DX-600. Удобная и уникальная особенность DX-600 — возможность приема еФаксов (с обычного адреса электронной почты по протоколу POP3, режим SSL недоступен) и их моментальная печать, правда работает только при получении писем от таких же DX-600. Письма от DS 8100C, 9100C, M20i и вложения, полученные на VentaFax, аппарат не распечатывает, так как использует редкий формат TIFF-MH и понимает только его. После покупки и установки выяснилось, что финские партнеры используют DX-600 или совместимый — письма от них без проблем распечатываются на нашем DX-600.

Однако нас больше интересовало удобство отправки писем, а оно не многим лучше M20i и сильно проигрывает DS 8100C. Те же две строки для ввода адресов, как в M20i, правда есть возможность запрограммировать до двадцати получателей под кнопки быстрого набора. Аппарат тоже однозадачен — пока не уйдет письмо, новое не отправите, но письма уходят ощутимо быстрее, чем на M20i. Работавшие с DS 8100C пользователи неохотно используют DX-600, но если нужно отправить один-два факса, то проще воспользоваться DX-600, чем идти к ближайшему 9100С (оставшиеся два 8100C доживают последние дни и отданы в бухгалтерию — там небольшой трафик еФаксов).

Konica Minolta 7222, 7228, 7235

Эти модели умеют отправлять e-mail и сканировать на FTP, вместо клавиатуры — сенсорный ЖК-экран, по цене сравнимы с HP DS 9200C ($3200, $4400, $5300 соответственно), являются одновременно еще копиром и сетевым принтером. Судя по фотографиям, удобство использования — на уровне Xerox M20i. Протестировать аппараты возможности не было.

Подключение еФакса к SMTP-серверу

Когда в 2000 году мы решали, покупать ли HP DS 8100C или нет, одним из вопросов был способ подключения к почтовому серверу. Из инструкции следовало, что пароль для отправки писем задать нельзя, а наш хостинг-провайдер требовал авторизации. Первым способом выхода из этой ситуации было использование внутреннего почтового сервера, но так как он не имел реального IP-адреса, а подключался к Интернету через NAT, серверы некоторых получателей отказывались принимать письма. Вторым выходом стало использование для отправки почтового сервера канального оператора (в таких случаях серверы обычно не требуют авторизации), в качестве отправителя указывался чужой для этого сервера почтовый адрес (что на удивление и на наше счастье до сих пор игнорируют канальные операторы в нескольких офисах). У Panasonic DX-600 и Xerox M20i можно задать пароль для отправки почты, по поводу HP 9200C — не выясняли.

Удобство администрирования

С выяснением этого вопроса по технике HP было проще (относительно, конечно, — пришлось перекопать десятка два Support Manual’ов), в общих чертах ответы нашли: буквенная клавиатура есть, окошко заполнения шапки письма не очень большое, но основное видно, можно делать бэкапы и восстанавливать состояния. Найти ответы по Xerox M20i и Panafax DX-600 не удалось — никакой информации на сайтах нет, а техподдержка не в курсе. Выяснили только на опыте, что в Xerox M20i все настройки можно сделать через встроенный сайт (логин и пароль по умолчанию — admin, 1111 — это знает только техподдержка Xerox, в документации ни слова — коммерческая тайна, правда техподдержка разглашает ее, даже не спрашивая серийный номер M20i). Можно установить умолчальные настройки e-mail (отправителя, тему, разрешение 100/200/300/400 dpi, формат вложений, отправление копии отправителю, но настройки цветности по умолчанию указать нельзя), также можно заполнить адресную книгу (имя и e-mail), завести новых пользователей и отредактировать старых (имя, адрес, логин и пароль), есть возможность настроить параметры SMTP (IP или буквенный адрес SMTP-сервера, при необходимости можно указать логин и пароль для авторизации перед отправкой почты, чего нет у HP), настроить отправку уведомлений по почте о некоторых проблемах аппарата и многое другое. В HP 9100C управление через встроенный сайт более урезанное — адресную книгу придется править с помощью специальной утилиты (там же можно добавлять и удалять пользователей, указывать для каждого адреса HP-Link). Для HP 8100C такой утилиты в комплекте нет, править адресную книгу и список пользователей можно локально на самом аппарате, доступ — по паролю (правда, нам это быстро надоело, и мы делали бэкап, распаковывали архив, правили текстовый файл, запаковывали обратно в tar.gz и заливали бэкап обратно).

Администрирование Panafax DX-600 на грани фантастики — редактирование адресной книги доступно только через POP3: отправляете команды на исполнение, пароль указываете в теме письма, не вздумайте писать адреса строчными буквами, а не прописными — аппарат не поймет и проигнорирует сообщение полным молчанием. Лишь если имя адресата длиннее 15 символов, вас удостоят вниманием «Warning:Field limit exceeded<1002;…», если ошибок не будет — придет письмо «Status OK». Если письмо не пришло — не переживайте, возможно, DX-600 еще не проверил почту. Так как пароль идет открытым текстом да еще в теме письма, то перехватить — не большая проблема (темы письма нередко сохраняются в логах почтовых серверов, а если нет — можно сканер трафика поставить). И если кто-то захочет поработать администратором DX-600 без вашего ведома — вы даже не догадаетесь, поскольку результат обработки команд получает только отправитель.

Кстати, ни один аппарат не поддерживает SSL (ни для SMTP, ни для POP3), то есть пароли авторизации на почтовом сервере для отправки писем идут по сетям провайдеров и по вашей локальной сети в открытом виде.

Общим недостатком всех еФаксов является отсутствие возможности требовать уведомления о прочтении письма, у HP 9100C есть возможность устанавливать опцию Delivery Notification, но это извещение получающего сервера о доставке письма, а не о его прочтении, да и реагируют на эту опцию далеко не все почтовые серверы.

Форматы вложений

При покупке первого еФакса нас мучил вопрос формата вложений и содержимого отправляемых писем. Одно можно сказать про все еФаксы: текст в отправляемых письмах английский, в Panafax DX-600 и Xerox M20i русифицировано только меню (в Canon FAX-L2000IP и Minolta 7222 — не знаю). Вся линейка Digital Sender позволяет указывать не только тему письма, но и писать текст самого письма (пока, правда, никто этим не пользовался), а на HP 9100C можно править текст подписей в письме (по умолчанию написано «Please open the attached document. This document was sent to you using an HP Digital Sender», кодировка iso-8859-1). Образцы еФакс-писем от DS 8100C, DS 9100C, Xerox M20i, Panasonic DX-600 во всех форматах можно посмотреть на www.efaxmgr.ru/efaxes. Если у вас есть образцы писем других еФакс-машин или опыт их использования, будем рады (присылайте на support@efaxmgr.ru).

Просмотр и работа с вложениями

Все еФаксы обзора позволяют отправлять вложения в формате PDF — удобно, если нужна гарантия, что его откроют, увидят все страницы послания, смогут без проблем распечатать. Но в этом формате есть и минус — отредактировать полученный файл у среднестатистического получателя не получится.

Интересной возможностью обладают HP 9200C и Xerox M20i — отправлять цветные вложения в формате JPEG. В этом случае увидеть содержимое можно прямо в почтовой программе, но если страниц много, то сохранять такие файлы менее удобно, да и печатать сложнее.

Наши партнеры предпочитают получать вложения в формате TIFF, но в этом есть одна сложность — далеко не все программы позволяют работать с многостраничными TIFF-файлами, и еще меньше программ можно назвать удобными для работы с многостраничными файлами. Своим партнерам рекомендуем использовать Kodak Imaging из комплекта Windows NT/2000 — программа корректнее других работает с разными вариантами TIFF-файлов (в том числе с файлами с несимметричным разрешением 100х200 dpi и файлами в формате MTIFF). В комплекте с Panafax DX-600 идет довольно удачная программа Document Viewer v3.02.

К сожалению, даже среди такой оравы еФаксов не могу посоветовать ни один из них — HP 9100C дорог, HP 9200C очень дорог, Panasonic DX-600 дорог и неудобен, Xerox M20i очень неудобен, а на фоне Xerox M15i еще и дорог (более $600 за функцию еФакса). Вот такой грустный конец вышел, но будем надеяться, что произодители захотят с большей оперативностью очищать наши карманы и решат все нынешние проблемы с еФаксами.