Секреты OneNote. Работа с Microsoft Outlook

Заключительный материал нашей серии про OneNote. Подведем итоги и поговорим об интеграции этого приложения с популярной программой Microsoft Outlook.

Программа для хранения записей OneNote интегрирована с органайзером Microsoft Outlook. На страницы заметок OneNote можно вставлять записи раздела "Календарь" ежедневника Outlook. Для этого предназначена кнопка "Insert Outlook Meeting Details". После ее нажатия на экране будет отображено окно со списком заданий ежедневника MS Outlook.

В этом окне представлены записи календаря Outlook за текущий день, указана продолжительность события. Воспользовавшись календарем, можно изменить день, за который отображаются запланированные события, а кнопки со стрелками предназначены для удобной прокрутки записей ежедневника на один день вперед или назад.

Для вставки записи необходимо выбрать ее в списке и нажать кнопку "Insert Details". Запись ежедневника будет вставлена на страницу OneNote. Кроме названия записи здесь будут размещены и другие элементы записи Outlook, например, время и место события, информация из раздела "тема". Обратите внимание: каждая строка вставленного текста представляет собой контейнер, который можно перемещать по странице.

Записи, введенные на страницу OneNote, можно превращать в записи ежедневника Outlook. Элемент OneNote можно превратить в элементы Outlook следующих типов - задание (task), напоминание (appointment) и запись книги контактов (contact). Вначале нужно выделить текст, который следует сохранить в книге Outlook и выбрать соответствующий пункт из списка, раскрывшегося вследствие нажатия на кнопку "Create outlook task".

При создании нового элемента Outlook будут заполнены некоторые поля, остальные данные пользователю нужно будет ввести самому. Например, при создании напоминания о встрече (appointment) будет заполнено поле "содержание" и указаны текущие время и дата. Аналогично будут заполнены поля новой созданной задачи (tasks). При превращении текста Outlook в элемент списка контактов будет автоматически заполнено поле "примечание", а остальные надо будет задавать вручную.

Outlook позволяет вставлять на страницы OneNote ссылки на объекты - записи книги контактов, либо элементы раздела "задачи" или "календарь". Для этого надо скопировать элемент Outlook в буфер обмена, а потом вставить его на страницу Outlook. В результате на страницу будет вставлена ссылка на объект Outlook, например на запись списка контактов. Для того, чтобы открыть этот объект, достаточно просто перейти по ссылке. Отобразится окно с содержимым нужного элемента даже без запуска приложения Outlook.

Еще одним элементом органайзинга, присутствующего в OneNote, является создание итоговой страницы. Итоговая страница будет содержать все записи раздела Outlook, которые были помечены отметками-флажками. Для этого необходимо нажать кнопку "Note Flags Summary" на панели инструментов и в области задач выбрать параметры будущей итоговой страницы. Среди этих параметров задаются способ группировки записей, область поиска элементов будущей итоговой страницы. По умолчанию задана активная секция "current section". Пункт "Show only unchecked items" позволит отобразить только те пункты, которые не были помечены. Нажав кнопку "Create Summary Page", вы создадите итоговую страницу.