Запретить нельзя разрешить

Раньше любое предприятие давало доступ в интернет всем сотрудникам. Потом доступ стали ограничивать, а в последнее время все чаще наблюдается тенденция начисто лишить офисных работников интернета.

Интернет давно признан одним из наиболее значимых изобретений человечества. Говорить об электронном бизнесе - престижно и модно, веб-адрес на визитке давно превратился из роскоши в необходимость, все больше фирм имеют постоянный доступ во Всемирную сеть.

Несколько лет назад, в эпоху бурного развития интернета и телекоммуникационных систем любое предприятие, подключаясь к сети, давало свободный доступ в сеть всем сотрудникам. Постепенно, с ростом организации и введением оплаты за трафик, доступ стали ограничивать. В последнее время в крупных организациях все чаще наблюдаются попытки сэкономить и ужесточить дисциплину, полностью лишая большинство сотрудников доступа в интернет.

Какие же доводы приводят руководители в пользу такого решения, и достаточно ли они весомы?

Запретить, нельзя разрешить!

Причина номер один, которая волнует всех руководителей - интернет стоит дорого, а трафик имеет тенденцию расти. Поспорить с этим трудно, но полное отключение от сети большинства сотрудников - не единственно возможный и не самый эффективный способ сократить расходы на интернет.

Кроме того, вполне возможно, затраты на интернет окупаются. Во многих областях, в особенности, в сфере информационных технологий, интернет - это склад готовых решений самых разных вопросов. Типовые проблемы встречаются гораздо чаще, чем уникальные, а программисты и другие ИТ-специалисты охотно делятся друг с другом способами их решения. В результате, задача, над которой сотрудник мог бы ломать голову пару дней, с подсказкой более опытного коллеги выполняется за каких-нибудь два часа. Многочисленные статьи, онлайновые справки и сборники часто задаваемых вопросов заменяют ощутимое количество недешевой бумажной литературы.

Для общения с заказчиками и партнерами интернет-пейджеры оказываются удобнее и намного дешевле телефонной связи. Преимущества использования интернета можно перечислять долго, главный эффект - сокращение временных затрат на выполнение различных задач.

Причина номер два - распространенное мнение о том, что интернет отвлекает сотрудников от работы и служит, главным образом, для развлечения. Крайняя точка зрения: сотрудника, который, придя на работу, первым делом открывает какой-нибудь сайт, лучше сразу уволить, потому что работник из него никакой (между прочим, это рекомендация делового журнала).

В самом деле, проходя на цыпочках по офису, руководитель с неудовольствием замечает, что некоторые сотрудники разглядывают интернет-странички с яркими картинками или набирают какие-то сообщения. После этого босс кипит от возмущения: "Я ему зарплату плачу, а он сидит и за мой счет тут, развлекается", - и отдает приказ отключить доступ к Сети раз и навсегда.

Довод против такой позиции очень прост. Если сотрудник захочет, он найдет тысячу и один способ бездельничать. Интернет, конечно, способ самый простой и притягательный, но далеко не единственный. Есть еще игры, от сетевых трехмерных баталий до банального пасьянса, книги в электронном виде, такие важные вещи, как перекур или чаепитие, наконец, можно просто смотреть на прохожих за окном.

Удивительно, но если в качестве аргумента в пользу интернета или внедрения какого-либо программного обеспечения в качестве результата указывается экономия времени, руководители чаще всего высказывают недоумение, а то и возмущаются: "Ну и что, будет у моих сотрудников больше времени, будут чаще чай пить, а прибыль-то где?". При этом многие забывают, что одна из главных целей технического прогресса - повышение производительности труда.

Но если с работниками физического труда все ясно (чем быстрее станок производит деталь, тем больше деталей будет произведено за один рабочий день), то сотрудники офиса в глазах некоторых работодателей выглядят почему-то бездельниками и лентяями, стремящимися отлынивать от полезной деятельности при каждом удобном случае. Проблема часто кроется в том, что специалист получает фиксированный оклад, и у него нет стимула работать лучше или проявлять инициативу.

Действительно, труд "белого воротничка" в количестве произведенных деталей оценить нельзя. А значит, и определить условия вознаграждения трудно. Поэтому мотивация офисного персонала, тем более IT-специалистов, труд которых для руководства зачастую представляет собой загадку - задача сложная и требующая индивидуального подхода. Недаром такой востребованной в последнее время стала специальность HR-менеджера или специалиста по человеческим ресурсам.

Таким образом, если сотрудники проводят время на развлекательных сайтах, стоит подумать о том, есть ли у них достаточный стимул, чтобы работать больше и лучше, а также о том, правильно ли спланирована работа отдела. Если человек заинтересован в результатах своей работы, он будет выполнять больше проектов в одни и те же сроки или займется поиском новых идей в освободившееся время. В этом случае сокращение времени выполнения задач действительно обратится в прибыль.

Стоит упомянуть еще и аспект психологический. Чем больше ограничений, тем дискомфортнее чувствуют себя люди. Особенно болезненно отключение от сети переносят люди творческих профессий: дизайнеры, фотографы, ведущие программисты. Не потому, что они больше всего любят бездельничать, а потому что воспринимают эту меру как ограничение их свободы и недоверие со стороны работодателя. Забастовку они, конечно, не устроят, но качество работы снизится. Не каждый умеет управлять своим настроением, а настроение имеет к творчеству самое прямое отношение.

Отдельный аспект доступа в сеть - проблемы безопасности (речь не о банках и других учреждениях, где обеспечением конфиденциальности занимаются целые отделы). Если вопросы защиты от вирусов или взломщиков решаются техническими средствами, то проблемы защиты интеллектуальной собственности и несанкционированной работы по "левым" договорам упираются в фактор самый ненадежный - человеческий.

Да, интернет и электронная почта - потенциальные средства "выноса" информации. Но, как показывает практический опыт, организовать полностью закрытую сеть в творческом коллективе, работающем с широким кругом заказчиков, практически невозможно - работа организации оказывается парализованной.

Даже если, несмотря на все разнообразие современных средств обмена электронными данными, перекрыть все возможные пути утечки информации, слабое место все равно остается: персонал, осуществляющий обмен данными с закрытой сетью и те же самые системные администраторы. А корни проблемы лежат все там же - в мотивации сотрудников и желании работать только на свою организацию.

Наконец, спросите любого руководителя, нравится ли ему, когда сотрудники приобретают новые знания и повышают квалификацию. Вряд ли найдется отрицательное мнение. Но почему читать журнал в библиотеке - это самообразование, а просмотр новостных лент или тематических сайтов в интернете - это развлечение? Закрыть специалисту доступ в сеть, значит, лишить его одной из лучших возможностей следить за новинками в своей области. Если человек увлечен работой и любит свою профессию, большинство посещаемых им сайтов так или иначе имеют отношение к его производственной деятельности.

Запретить нельзя, разрешить!

Итак, полное отключение от интернета - мера поспешная и может лишить многих сотрудников эффективных инструментов работы. И все же, в крупной организации без тех или иных ограничений не обойтись, иначе счета за интернет грозят превысить все разумные пределы. Есть несколько способов сократить расходы на интернет, сохраняя эффективность его использования.

Способ первый, самый простой - ограничить доступ по пользователям. По иронии судьбы или, скорее, по закону подлости часто как раз те, кому доступ в интернет необходим, оказываются его лишены, а вот те, кто мог бы и обойтись, этой привилегией обладают, даже если реально ей не пользуются. Потому что первая идея, которая приходит в голову руководству - отключить доступ у рядовых сотрудников и оставить начальникам всех рангов.

В то время как на самом деле специалисты гораздо чаще встречаются с типовыми задачами, решение которых можно найти в сети, и больше пользуются справочными ресурсами, начальство больше занято составлением стратегических планов и в интернете следит лишь за новинками от конкурентов, а чаще поручает и это дело какому-нибудь подчиненному.

В результате, во-первых, из средства работы интернет превращается в дополнительную привилегию руководителя, чем еще больше закрепляет за собой имидж способа развлечений. Во-вторых, сотрудники начинают просить начальника попользоваться немножко сетью на их компьютерах, начальникам это надоедает, и они начинают писать служебные записки с просьбой вернуть доступ их сотрудникам.

В конце концов, все возвращается на круги своя, а трафик продолжает расти. Более эффективный вариант - собрать с отделов информацию с обоснованием, зачем им необходим доступ в сеть, и примерным списком посещаемых ресурсов. Для полной картины можно поинтересоваться в логах сервера, действительно ли интернетом в этом отделе пользуются по указанному назначению. Таким образом, можно точнее определить, каким отделам и сотрудникам доступ в сеть действительно необходим.

Другой способ, который давно практикуют многие организации - ограничить доступ к различным сайтам. Простой вариант - закрыть некоторые группы сайтов со свободным доступом к остальным ресурсам, более сложный, наоборот - закрыть доступ ко всем ресурсам, а открыть - только к избранным.

Сложный способ достаточно трудоемок: нужно не только составить списки, кому какие нужны ресурсы, внести информацию в базу данных или файлы настроек, но и постоянно поддерживать их в актуальном состоянии, потому что пользователи будут обращаться с просьбами добавить тот или иной ресурс. Чаще используемый вариант - закрыть доступ к развлекательным ресурсам: игровым серверам, эротическим ресурсам и анекдотам, аудио/видеофайлам и т.д. Стопроцентной гарантии, правда, этот способ не дает, так как невозможно составить полный список всех развлекательных ресурсов интернета или однозначно определить признаки, по которым тот или иной сайт относится к развлекательным.

Доступ можно также ограничивать по объему трафика, разрешенному пользователю в месяц. С точки зрения расходов на интернет это один из самых эффективных способов. Нужно взять входящий в абонентскую плату объем трафика, поделить на количество пользователей и получить допустимый месячный объем. Остается только найти подходящие программные средства подсчета трафика и ввести ряд административных мер для нарушителей. Дополнительно часто вводятся ограничения по скорости скачивания данных.

Наконец, самый экономный вариант для скромного бюджета - создать в офисе общий пункт доступа в интернет, выделив один или два компьютера, которыми может воспользоваться любой сотрудник. Этот вариант, конечно же, имеет смысл в организациях с достаточно большим количеством сотрудников.

Помимо веб-браузера, интернет-трафик создают и другие программы. Например, электронная почта, с помощью которой сотрудники так любят посылать фотографии своим родственниками в дальние края. С другой стороны, для большинства фирм электронная почта стала такой же необходимостью, как факс или телефон. В целях экономии, возможно, имеет смысл ввести ограничения на размер исходящей  корреспонденции, но проблема остается там же, где и была. Если сотрудник не знает, чем занять себя на рабочем месте, или не хочет работать, он может часами отправлять архив из десятков мелких файлов, или выписать на свой адрес массу развлекательных рассылок. Дисциплинарные и технические меры и в этом случае остаются лишь полумерами.

Если говорить об экономии расходов на интернет и программах, то стоит упомянуть о кэширующих прокси-серверах. Сохранение в памяти сервера копий наиболее часто посещаемых страниц позволит сэкономить некоторое количество трафика.

Одними из самых вредоносных для рабочего процесса программ почему-то считаются интернет-пейджеры. Загадка, но никому в голову не приходит отключить у сотрудника телефон, зато ICQ и подобные ей программы - в первую очередь. Трафика пейджеры создают, по сравнению с просмотром веб-страниц, ничтожно мало. Аргумент руководителя все тот же - отвлекает от работы.

Между тем, взрослых людей, способных дни напролет посвящать онлайновому общению, надо еще поискать. А вот по работе гораздо проще перекинуться парой слов или задать вопрос в онлайне, чем бегать на соседний этаж или мучать вечно занятый телефон. С заказчиками и партнерами, особенно из других городов, тоже куда проще, быстрее и дешевле бывает общаться в онлайне.

Вопрос о том, запрещать или разрешать доступ в интернет, в каждой организации решают по-своему. Важно помнить о том, что интернет - это не только способ отдохнуть, и, ограничивая доступ сотрудников к развлечениям, не нужно одновременно лишать их оперативного доступа к профессиональной информации. А ключи к результативной работе и эффективному использованию рабочего времени, скорее, таятся в убедительной мотивации сотрудников и правильном планировании, нежели в запретах и ограничениях.