Секреты OneNote. Создание собственной структуры записей

АрхивОфис

Мы уже рассказывали о работе с OneNote в фоновом режиме, когда программа используется для создания и хранения небольших заметок. Но полнофункциональный режим работы OneNote предоставляет пользователям гораздо больше возможностей. Рассмотрим их.

Мы уже рассказывали о работе с OneNote в фоновом режиме, когда программа используется для создания и хранения небольших заметок. Но полнофункциональный режим работы OneNote предоставляет пользователям гораздо больше возможностей. Основное предназначение программы в этом режиме работы состоит в создании и обновлении структуры личных записей.

Вначале давайте отвлечемся от OneNote и представим себе обычную записную книжку. Наверняка такой универсальный блокнот удобно разбить на несколько частей-разделов, где каждый раздел используется для записей определенного типа, например, может существовать раздел с номерами телефонов, раздел с ежедневными заметками, с рабочими записями и личными пометками.

Почти такую же структуру можно создать с помощью Microsoft OneNote. Структура записей OneNote называется MyNotebook и состоит из разделов-секций, которые в свою очередь могут группироваться в папки. В каждой секции может быть размещено несколько страниц и подстраниц, расположение которых очень напоминает обычный блокнот: секции представляют собой вкладки у верхней границы окна, а странички можно просматривать с помощью закладок у правого края страницы блокнота точно так же, как и в записной книжке с алфавитом.

Пользователям предлагается стандартная структура записной книжки OneNote, которая может быть дополнена разделами, созданными пользователем.

Определившись со структурой записей, то есть с названиями и содержимым папок и секций, можно приступать к ее созданию - дополнять стандартную структуру или изменять название уже существующих в ней элементов. Для создания новой секции можно воспользоваться кнопкой "New Section", после чего необходимо задать название секции. Новая секция появится в общей структуре записей, отобразить которую можно с помощью кнопки "MyNotebook".

Отобразить структуру папок OneNote можно с помощью кнопки "MyNotebook".

Для создания папки, в которую будут объединены несколько секций, воспользуйтесь кнопкой "Folder" в области задач New, которую можно отобразить, выбрав "File -> New".

Новая папка также появится в структуре записей (возле значка папки отображается символ "+"). Перейдя в нее, вы убедитесь в том, что папка пуста, и в нее необходимо добавить секции, которые после добавления также отобразятся в структуре записей OneNote. С помощью кнопки "Navigate to parent folder" можно вернуться на уровень выше в структуре OneNote.

Кнопка "Navigate to parent folder" предназначена для перехода на один уровень вверх в структуре OneNote.

Стрелочки возле названия секций позволяют прокручивать названия секций в созданном проекте. С помощью контекстного меню можно изменить название секции, либо задать другой цвет оформления страниц.

Нажав правой клавишей мышки на имени секции, можно изменить ее имя, либо задать другой цвет оформления страниц.

Пункт "Move" контекстного меню секции позволяет переместить секцию в другое место структуры OneNote - в другую папку, либо вовсе в корневую директорию. Для этого достаточно просто выбрать новое месторасположение секции. В этом же окне можно создать новую папку.

Перемещение секции в другую папку.

Выбрав пункт "View ->Page list" можно отобразить область задач Page List, в которой будет размещен список разделов активной папки.

Список разделов папки размещен в области задач Page List возле правого края окна OneNote.

Секции структуры OneNote можно сохранять в виде отдельных файлов на винчестере. Эта процедура означает создание резервной копии папки на внешнем носителе. Для этого необходимо выделить секцию и выбрать "File -> Save as..." и задать имя секции.

Создание резервной копии секции OneNote.

Сохраненные таким образом резервные копии можно добавлять к структуре OneNote. Для этого необходимо выбрать "File -> Open -> Section" и указать имя секции. В активную папку будет добавлена секция с именем backup (<имя файла>).

Для создания резервной копии всей структуры необходимо выбрать "Tools -> Options", перейти в раздел "Backup" и нажать кнопку "Backup Now".

Резервирование всего "электронного блокнота" OneNote.

Теперь можно приступить к созданию структуры страниц. Ярлычки для создания страниц размещены у левого края окна. По умолчанию в каждой новой секции размещена одна пустая страница с названием Untitled Page, а ниже ее ярлычка есть значки "New Page" и "New Subpage" для создания новой страницы и подстраницы соответственно. Для вставки новых страниц воспользуйтесь ярлыком "New Page" и задайте название в верхней части страницы. Обратите внимание, что название страницы будет отображено на ярлыке страницы в правой части окна.

Вставка новой страницы возможна с помощью значка "New Page" у правого края окна программы.

Страница OneNote состоит из заглавия и основной части. Заглавие обычно выделено другим цветом, здесь указывается название страницы.

Каждая страница OneNote имеет свое заглавие, которое совпадает с именем страницы.

Подстраницы, относящиеся к одной странице, имеют одинаковый заголовок, при создании подстраницы для ввода текста пользователю доступна только лишь нижняя часть страницы.

При создании подстраницы OneNote вводить текст можно только в нижней части страницы.

Для создания подстраницы необходимо выделить страницу, к которой будет отнесена новая подстраница и нажать ярлык "New Subpage". Имя подстраницы присваивается по первым символам ее текста.

Страницы и подстраницы, как и секции, можно перемещать в другие разделы. Для этого предназначен пункт "Mote Page to..." контекстного меню, в результате выбора которого будет открыто окно "Move or Copy Pages", в котором указывается новое месторазмещение страницы. Здесь же можно создать новую секцию и новую папку.

Страницу OneNote можно переместить в другой раздел.