Форматирование текста в Word. Ответы на наиболее частые вопросы

АрхивОфис

Форматирование текста в редакторе Microsoft Word - это то, на что тратится больше всего времени. Несмотря на то, что многие пользователи более-менее знакомы с основами форматирования, остаются некоторые секреты, знание которых сделает работу гораздо эффективней.

Форматирование текста в редакторе Microsoft Word - это то, на что тратится больше всего времени. Несмотря на то, что многие пользователи более-менее знакомы с основами форматирования, остаются некоторые секреты, знание которых сделает работу гораздо эффективней. Материал подготовлен по письмам читателей, обработав которые мы решили предоставить вашему вниманию ответы на наиболее часто задаваемые вопросы.

Что означают отступы и выступы, как уменьшить и увеличить их?

Отступы и выступы используются при форматировании абзацев. Отступ используется для выделения первой строки абзаца. При наличии отступа строка будет сдвинута относительно всего текста абзаца немного вправо. Выступом еще называют отрицательный отступ. Если при использовании отступа первая строка сдвинута вправо относительно всего текста, то при использовании выступа первая строка сдвинута влево относительно основного текста.

Пример абзаца с выступом и отступом.

Выбрать для выделенного абзаца тот или иной способ оформления первой строки можно в меню "Формат -> Абзац". Здесь задается не только способ оформления первой строки, но и расстояние, на которое первая строка будет удалена влево или вправо от основного текста абзаца. По умолчанию предлагается значение 1,27 см. Для установленных в окне форматирования абзаца выступа и отступа можно изменять их величину. Для этого предназначены кнопки "увеличить отступ" и "уменьшить отступ" на панели инструментов "Форматирование".

Кнопки увеличения и уменьшения отступа расположены на панели инструментов "Форматирование".

Как сделать автоматический пропуск места перед абзацем?

Работая с текстом, не всегда удобно, чтобы абзацы располагались непосредственно друг под другом без пропусков. Для наглядного просмотра, и, быть может, для последующего редактирования абзацев, удобно оставить между ними пропуски. Сделать это можно в окне форматирования абзаца (открыть его можно, выбрав "Формат -> Абзац"). Для этого предназначен раздел "интервал", поля "перед" (задает расстояние до активного абзаца) и "после" (здесь указывается расстояние после активного абзаца).

Окно форматирования абзаца.

Величина этого расстояния измерятся в кеглях, то есть в единицах, в которых измеряется размер шрифта.

Как растянуть или уменьшить текст по вертикали и по горизонтали?

Эта задача возникает тогда, когда текст нужно подогнать под определенный размер, например, под размер страницы. В этом случае необходимо изменить абзацный интервал. Сделать это можно также в окне форматирования абзаца, но для этого предназначено поле "интервал". Базовым интервалом является одинарный, который и используется по умолчанию. Значения абзацного интервала могут кратными расстоянию между строками при одинарном интервале, например, полуторный интервал означает полторы величины одинарного интервала, двойной равен двум одинарным интервалам и т. д.

Расстояние между абзацами может быть задано несколькими способами.

Используя базовый одинарный интервал можно задать интервалы любой кратности - для этого предназначено поле "множитель", но при этом в поле "значение" необходимо задать величину множителя (величина "3" означает тройной интервал, "4" - одинарный интервал будет увеличен в четыре раза и т.д.). Абзацный интервал может базироваться на величине шрифта определенного размера. Это означает, что расстояние между строками абзаца будет равно величине букв шрифта указанного кегля. Для того, чтобы задать абзац с таким интервалом, необходимо в поле "Интервал" выбрать пункт "точно", и рядом установить значение размера шрифта в кеглях.

Как не отделять начало абзаца на отдельной странице?

Довольно неудобно, когда при наборе текста одна или две строки абзаца располагаются на одной странице, а остальной текст - на другой. Для избежания такого расположения текста необходимо в абзаце запретить "висячие" строки. Для этого надо выбрать "Формат -> Абзац", перейти на вкладку "положение на странице" и отметить переключатель "запрет висячих строк".

В этом окне можно задать запрет "разрывать" абзац.

Как быстро поменять большие буквы на маленькие и наоборот?

Эта необходимость возникает не только тогда, когда пользователь случайно нажал клавишу "CapsLock" при наборе текста и необходимо превратить большие буквы в маленькие. Иногда следует выделить слово или заголовок, превратив маленькие буквы в большие. Для этого предназначено окно "Регистр", которое можно отобразить, выбрав "Формат -> Регистр".

Окно "Регистр" предназначено для изменения регистра набранного текста.

В этом окне, установив переключатель в соответствующем положении можно изменить буквы на прописные или строчные, либо инвертировать их, изменив регистр для каждой буквы на противоположный.

Как быстро разместить текст в два столбика?

Эту задачу можно решить двумя способами - используя расположение текста в колонках, либо используя таблицы. Первый способ проще реализовать, но расположение текста в нем не всегда оптимально, особенно тогда, когда колонки будут отличаться по размеру, то есть текста в одной колонке будет значительно больше или меньше, чем в другой. Для того, чтобы разбить текст на две колонки необходимо выделить его и выбрать "Формат -> Колонки", в поле "тип" необходимо выбрать количество колонок, например, две.

Форматирование текста в две колонки.

После этого необходимо нажать "ОK". Текст будет размещен в два столбика.

Но, обратите внимание на неверное расположение колонок - величина колонок уравняется и текст будет размещен равномерно в колонках.

Второй способ - использование таблицы для размещение текста в два столбца - кропотливее, но результат получается гораздо лучше. Вначале необходимо выделить блок текста, который будет размещен в таблице. Стоит отметить, что этот текст должен быть разделен на два абзаца. После этого выберите "Таблица -> Преобразовать -> Текст в таблицу". Откроется окно, в котором можно задать параметры преобразования текста в таблицу.

Преобразование текста в таблицу.

Здесь необходимо указать количество столбцов будущей таблицы (в нашем случае - 2) и разделитель, в соответствии с которым будет определяется, какая часть текста будет отнесена к тому или иному столбцу (в нашем случае - "знак абзаца"). Здесь же можно настроить ширину столбцов будущей таблицы. После того, как все параметры заданы и нажата кнопка ОК, будет создана таблица, в которую войдет два столбца, но текст будет расположен в двух строках.

Результат преобразования текста в таблицу.

Переместив текст из второй строки (для этого можно использовать пункты "Вырезать" и "Вставить" меню "Правка" в первую) и удалив вторую строку, мы получим таблицу из двух колонок, в которых расположен наш текст. Теперь необходимо убрать разделительные линии, отметившие границы таблицы. Сделать это можно, изменив их цвет на белый. Для этого надо отобразить панель инструментов "Таблицы и границы" (используйте пункт "Вид -> Панели инструментов"), на которой задать белый цвет границы, а потом с помощью кнопки "Нарисовать таблицу" (она имеет вид карандаша) нарисовать поверх уже существующих линий границы новые линии белого цвета.

Изменение цвета границы таблицы.

Как можно скопировать формат с одного абзаца на другой?

Эта задача может возникнуть тогда, когда форматы абзацев достаточно сложны (в них используются стили, отступы, разные расстояния между строками, типы шрифтов). Для того, чтобы не повторять повторное форматирование абзаца (или фрагмента текста) формат можно скопировать. Установите курсор в том абзаце, чей формат необходимо распространить на другие, после чего нажмите кнопку "Формат по образцу" и выделите абзац, чей формат необходимо изменить. Вы увидите, как формат нового абзаца будет приведен к уже существующему.