Секреты Excel. Как справиться с большой таблицей на экране и при печати
АрхивОфисПоделимся с нашими читателями некоторыми хитростями, которые помогут существенно облегчить работу с большими объемами данных в табличном процессоре Microsoft Excel.
Табличный процессор Microsoft Excel помимо удобства в работе предоставляет возможности хранения больших массивов данных - на одном рабочем листе может быть размещено более 65 тысяч строк и более сотни столбцов. Когда таблица содержит настолько много данных, появляются дополнительные сложности в управлении ими. Часто, прокручивая лист по вертикали или по горизонтали, мы теряем из поля зрения часть таблицы. Особенно неудобно, если при прокрутке исчезает шапка с названиями столбцов. Во избежании подобных ситуаций в Excel предусмотрена возможность закрепления некоторой области рабочего листа. В этом случае часть ячеек зафиксируется и не будет исчезать при прокрутке, а остальные ячейки будут прокручиваться, как обычно. Для закрепления области рабочего листа нужно выделить строку (столбец), которая находится ниже (или справа) от области, которую надо зафиксировать, и выбрать "Окно" -> "Закрепить области".
Удобный просмотр большой таблицы при закрепленной области с заголовком.
Для восстановления обычного режима прокрутки выбираем "Окно" -> "Снять закрепление областей".
Но иногда закрепление областей бывает неэффективно, например, в тех случаях, когда нужно независимо прокрутить по вертикали или по горизонтали несколько фрагментов электронной таблицы. Такая задача возникает, например, при необходимости отследить изменения разных частей таблицы, расположенных далеко друг от друга. В этом случае для удобного просмотра данных необходимо разделить окно Excel. Для разделения окна достаточно активизировать ячейку в предполагаемом центре разделения и выбрать "Окно" -> "Разделить". Окно разделится на четыре части с помощью вертикальных и горизонтальных линий (которые можно, перемещая, разместить в удобном месте) и у каждой части будет своя независимая линейка прокрутки.
Рабочий лист с разделенными областями позволяет просматривать одновременно верхнюю и нижнюю часть списка, что особенно удобно при их сравнении.
Снять разделение окон можно, выбрав соответствующий пункт меню "Окно".
При печати больших таблиц могут также возникнуть трудности. Если ваш список получился довольно большим, то строка с названиями столбцов не будет видна на второй, третьей и т. д. страницах. Аналогичная ситуация может возникнуть и со строками. В этом случае можно задать печать некоторых строк (столбцов) на всех страницах. Для этого необходимо перейти на вкладку "Лист" окна параметров страницы и указать адреса нужных строк или столбцов в разделе "Печатать на каждой странице" в полях "Сквозные строки" или "Сквозные столбцы".
Не забудьте задать печать заголовков при распечатывании большой таблицы.
