Секреты Excel. Одновременное сохранение всех открытых файлов

О том, что такое рабочая область в Excel и как ее можно использовать для решения задачи сохранения нескольких открытых рабочих книг табличного процессора, рассказывает данный выпуск "RTFM".

Функциональность табличного процессора, большой спектр решаемых с его помощью задач, в том числе и довольно сложных, для которых необходимы несколько рабочих книг приводит к тому, что очень часто, работая с Excel, у пользователя открыты несколько файлов с данными. И вернувшись к такой задаче, не так-то просто найти и открыть все рабочие книги. Особенно эта проблема возникает в том случае, если рабочие книги Excel связаны между собой. Напомним, что рабочие листы и рабочие книги Excel можно связывать между собой, обеспечив таким образом изменение во вставленных данных при соответствующих изменениях в источнике. Если связываются рабочие листы, то в их сохранении проблем не возникает - ведь они являются частью одной рабочей книги. При связи нескольких рабочих книг, особенно, если таких книг больше двух, необходимо помнить, где расположена и как называется каждая из них. Для решения задачи сохранения нескольких открытых рабочих книг в Excel используется понятие рабочей области.

Рабочая область не содержит включенные в нее рабочие книги. Но она позволяет сохранить все открытые в данный момент рабочие книги в таком положении, в котором они находились до их сохранения. Причем файлы рабочих книг могут физически находится на разных дисках и в разных каталогах, у каждого из них могут быть установлены свои параметры страницы, масштаб и другие характеристики, рабочая область сохранит все это и при последующем открытии отобразит все в таком виде, в котором оно находилось до сохранения.

Для сохранения рабочей области необходимо выбрать "Файл -> Сохранить рабочую область" и в появившемся окне задать имя файла рабочей области. Расширение файлов рабочих областей - xlw.

Открытие рабочей области осуществляется так же как и открытие любой рабочей книги Excel: можно выбрать "Файл -> Открыть" или дважды щелкнуть по ее пиктограмме. В результате этого будут открыты все рабочие книги, которые вошли в состав рабочей области.

При копировании файлов-элементов рабочей области, равно как и файла рабочей области, необходимо быть очень осторожным, ибо рабочая область сохраняет ссылки на конкретное месторасположение файла. Поэтому если файл перенести в другое место, при последующем открытии рабочей области, в которую он входил, файл может быть не найден. По возможности лучше всего сохранять рабочую область и файлы, входящие в ее состав, в одном каталоге, и так же, все вместе их копировать.