Организация хаоса

В конце концов мы нашли хороший вариант (Ленинградский Дворец молодежи), который обошелся примерно в 2000 долларов за два дня.

Что касается размещения посетителей на ночь, то они этот вопрос решали самостоятельно, без помощи организаторов.

Видеопроекторы

Вторым ключевым моментом является видеопроектор. Яркость не менее 3000 лм, корректировка трапеции, SVGA- и S-Video-входы. Разумеется, аренда. Стандартная цена - порядка $500 за двое суток. Причем в некоторых случаях требуется залог, равный стоимости проектора, - порядка $4000. Нам проектор обошелся сравнительно дешево - $260. Но чтобы собрать сумму залога - пришлось побегать.

Экран, к счастью, в помещении уже был. И здесь мы столкнулись с новой проблемой - общедоступные проекторы не могут давать большое изображение с расстояния три-четыре метра. Следовательно, проектор нужно слегка выносить в зал и обеспечивать его сохранность.

Охрана

Обеспечение порядка и сохранности оборудования - третий наиболее важный момент, наряду с помещением и проектором. Полагаться на здравый смысл посетителей или на охрану из добровольцев в таком деле весьма опасно, особенно если посетителей несколько сотен. Основная проблема - спиртные напитки (включая пиво). Их употребление и наличие в зале должно быть исключено. Следует быть готовыми к массовым возгласам «что за demo party без пива?!» (если охрана ведет себя корректно, то эти же люди вам потом спасибо скажут), а также к попытками пронести спиртное в емкостях из-под других напитков.

Умудренные опытом, в этом году мы работали с профессиональной охраной из пяти человек, которая, помимо проверки билетов и очевидных функций, ограничивала доступ людей в зоны, предназначенные только для организаторов. Этих пятерых человек было достаточно, чтобы контролировать около четырехсот посетителей, проверять билеты и присматривать за оборудованием. Работу охраны координировал один из организаторов. Серьезными инцидентами, в том числе всем, что происходило за пределами зала, занималась уже охрана самого Дворца молодежи.

Билеты

Билеты можно было забронировать заранее на сайте, а затем выкупить по приезде на место. Забронированные билеты были дешевле. Бронь проверялась при продаже билета по базе данных сайта (доступ в интернет обеспечивался по выделенной линии).

Было решено использовать опыт Assembly и аквапарков - билет представлял собой ленточку из прочного водостойкого материала, которая фиксировалась на запястье посетителя так, что снять ее можно было, лишь разорвав. Таким образом, купив билет в первый день, человек мог свободно ходить туда и обратно оба дня. При этом передать билет другому лицу практически невозможно. Организаторы тоже носили ленточки, но другого цвета.

Связь

В нашем распоряжении имелось восемь маломощных раций (пять - у охранников, три - у основных организаторов). Все рации работали на одном канале и были, в частности, очень полезны для быстрого поиска и вызова нужного человека в нужное место. Мобильные телефоны использовались почти исключительно для связи с внешним миром, но не между организаторами. Электронные средства связи (ICQ, e-mail и пр.) оказались неэффективными в столь быстро меняющейся обстановке.

Прием работ

О правилах конкурсов было широко объявлено за много месяцев до CC ’04. Однако, как всегда, большинство людей раскачивалось долго, и более 90 процентов работ мы получили в последний месяц. Впрочем, такое явление характерно и для западных demo party.

Мы с самого начала говорили, что последний срок сдачи работ - 15 августа. Единственное исключение сделали для работ, которые написаны для нестандартных устройств (не предоставляемых оргкомитетом), а также для Wild и Animation, поскольку на эти два конкурса обычно представляют видеоролики, размер которых доходит до сотен мегабайт.

К сожалению, привычка участников тянуть до последнего привела к ряду проблем, включая потерю работ, показ старой версии вместо новой, невозможность предварительного отбора с участием жюри из нескольких человек по нескольким конкурсам и т. п. Причем, если для PC сроки выдерживались (почти все работы к 15 августа у нас уже были), то работы для ZX Spectrum к 15 августа практически отсутствовали. Так, пять из шести демок для Spectrum появились у нас только за несколько часов до начала соответствующих конкурсов. Подобная ситуация вызвана отчасти тем, что авторы работ для ZX Spectrum (особенно живущие в небольших городах) часто не имеют доступа к Интернету. Рассчитывать же на традиционную почту себе дороже.

Специально разработанная система позволяла участникам регистрировать на сайте свои работы с указанием всей необходимой информации, а организаторам - добавлять свои комментарии, указывать, принята ли работа (и если нет, то почему), сообщать порядковый номер показа и ряд других параметров.

К сожалению, ответственные за конкурсы уделили недостаточное внимание своевременному обновлению базы, из-за чего впоследствии возникли проблемы с правильным выводом результатов.

Показ

До 2004 года на российских demo party показ работ на большом экране осуществлялся "вживую", что приводило к зависаниям, непредсказуемым сбоям компьютеров и, как следствие, к длительным паузам. А вот на Assembly уже пару лет конкурсные работы предварительно оцифровываются, то есть переводятся в форму видеоролика и показываются с нужными вставками и паузами. В этом году мы решили поступить так же. При выборе технологии оцифровки важны следующие факторы:

Мы выбрали наилучший, по нашему мнению, вариант - сигнал с видеовыхода карты Radeon 9800 подавался на S-Video-вход mini-DV-камеры, а полученный DV-поток передавался с камеры по FireWire на другую машину, где записывался в файл. В Adobe Premiere к файлам добавлялось по несколько секунд черного экрана в начале и в конце, формировалась последовательность конкурсного показа и вставлялись номера работ. Результат проигрывался через карту DV500, преобразующую DV-поток в обычный видеосигнал, который по десятиметровому S-Video-кабелю подавался на проектор.

В промежутках между показом смонтированных фрагментов с помощью специально написанной на Flash программы показывались различные информационные сообщения и названия конкурсов. Эта программа работала на другом компьютере, и для переключения использовался переключатель S-Video/Audio 3x1.

Компьютеры и сети

В общей сложности у нас работало два десятка компьютеров, предоставленных без каких-либо условий фирмой "Реквизит". Мы заранее определили, как будет использоваться каждый из них, какой конфигурации он должен быть и где примерно располагаться. Компьютеры выполняли следующие основные функции: бронирование и выкуп билетов, предоставление справочной информации (infodesk), показ работ, показ заставок, оцифровка, запуск конкурсных работ, репортажи, сервер. Кроме того, шесть машин отвели на проведение конкурсов в реальном времени (написание программы или музыки за заданное время).

Большая часть компьютеров соединялась по витой паре, однако пресс-центр, расположенный в другом конце зала, использовал связь по Wi-Fi.

Оборудование сначала завозилось на промежуточную базу, где все предварительно настраивалось и устанавливался софт, а затем, за сутки до начала CC '04, - уже на место. Там протягивались силовая и локальная сети, расставлялась техника и проводилась дополнительная настройка. Все три ночи техника охранялась организаторами. Для перевозки (включая экспонаты выставки - о них см. чуть ниже) мы использовали "Газель" и вместительный джип.

Выставка

Поскольку в этом году мы ограничили доступ в свою зону посетителей и участников (что было вынужденной мерой — иначе невозможно работать), то решили сделать им приятное и устроили прямо в зале выставку "исторических компьютеров". Посетители могли посмотреть на интересные машинки и пообщаться с их владельцами. Идея была успешно реализована - на выставке было около двадцати экспонатов, от арифмометра и "Искры-12" до Commodore, Atari, Pegasos и Silicon Graphics Indigo. Любой желающий мог поставить свой экспонат - мы обеспечивали стол, розетку и транспорт (если машинка большая). Обязательное требование к экспонату - его работоспособность.

Подсчет голосов, результаты

Традиционно на demo party победитель в каждой из номинаций определяется путем голосования зала. На Assembly большинство посетителей приезжают на своих машинах со своими компьютерами, поэтому там этот вопрос технически решается элементарно. Нам пришлось прибегнуть к менее технологичному способу.

Каждая демонстрируемая работа имеет номер в рамках текущего конкурса. Зрители, получив вместе с билетом блокнот с анкетами для голосования и авторучку, могут поставить каждой работе заслуженный балл. Поскольку в зале темно, для того чтобы люди могли голосовать, использовались два прожектора ультрафиолетовой подсветки (листы бумаги в УФ-лучах светятся). Заполненные анкеты сдавались в оргкомитет, и затем подсчитывался средний балл по каждой конкретной работе. Победителям вручались дипломы и грамоты. Был также специальный приз от оргкомитета.

Уже в конце второго дня конкурсные работы можно было купить на CD-R непосредственно на фестивале или скачать с FTP.

Пресс-центр

На CC '04 действовал пресс-центр, в функции которого входило:

Во второй день на сайте работали две веб-камеры, одна из которых показывала общий вид зала с экраном, а также использовалась организаторами для контроля происходящего в зале из других помещений.

Другой задачей пресс-центра являлось взаимодействие со съемочными группами и журналистами, с тем чтобы мелкие вопросы решались без привлечения организаторов и чтобы у журналистов была официальная трактовка, а не только слухи или домыслы посетителей.

Для журналистов и съемочных групп был открыт доступ в зону, где работали организаторы.

Общая координация

Общее руководство осуществляли на равных правах два человека. Жесткого разделения сфер ответственности, а равно и конфликтов на этой почве, не было. Однако подобное двоевластие скорее исключение из правил, и перенимать этот опыт я бы не советовал.

Кроме того, были назначены ответственные за направления. Изначально мы пытались максимально сократить их число (Конкурсы, Работа с людьми, Пресс-центр, IT, Подведение итогов, Дополнительные мероприятия, Обеспечение), однако практика показала, что в нашей конкретной ситуации лучше работает более аморфная структура (то есть около двадцати ответственных за более специализированные направления, а непосредственно над ними - общее руководство из двух человек).

Бюджет. Итоги

Подводя итог, перечислю основные статьи бюджета:

Всего - порядка $5000.

Дополнительно - залог в $4000 за проектор, который мы получили обратно после окончания фестиваля.

Кое-что (транспорт, связь, оборудование) было обеспечено также за счет организаторов, но в форме услуг (то есть нельзя посчитать, сколько это стоило). Примерно шестая часть расходов была компенсирована продажей билетов, и совсем немного - компакт-дисков.

Опыт CC '04 показал, что наличие определенной суммы денег может качественно повысить уровень проведения фестиваля. Как минимум за счет того, что создаются условия для эффективной работы организаторов - они больше не должны выполнять функции справочного бюро, охранников, уборщиков мусора и продавцов билетов одновременно.

Кроме того, когда сами организаторы и их помощники видят, что уровень мероприятия вырос, что деньги расходуются эффективно и открыто, для них это становится стимулом в работе. Это чрезвычайно важно потому, что почти весь квалифицированный персонал (программисты, видео- и звукоинженеры, электронщики, админы и пр.) работал безвозмездно. Оплата специалистов столь высокой квалификации потребовала бы увеличения бюджета примерно в десять раз, что нереально.

И еще один момент. Заставлять добровольцев выполнять только то, что нужно в данный момент, бесполезно. Эти люди желают заниматься также и тем, что интересно им самим. Поэтому, за редкими исключениями, каждый такой специалист занят то в одном, то в другом деле. Сей факт, а также чрезвычайная сжатость сроков проведения demo party, требует от руководителей оргкомитета постоянно принимать множество решений и постоянно следить за несколькими направлениями работы.

В связи с этим на будущих demo party, дабы разгрузить организаторов, придется назначить ответственных за обновление базы, за хозяйственную часть, за показ работ и (при наличии средств) обеспечить трех-четырех человек персональными компактными Tablet PC с Wi-Fi, которые они могли бы постоянно носить с собой и, таким образом, обладать всей важной информацией о процессе приема-оцифровки-показа работ и подсчета результатов. 
 

- Из журнала "Компьютерра