Снова о секретах MS Word

Мы уже несколько раз писали о малоизвестных возможностях Word. Настало время показать, что даже обычное форматирование текста можно намного ускорить и упростить, если пользоваться парой несложных приемов.

Несколько предыдущих выпусков рубрики RTFM были посвящены секретам текстового редактора Word, но всякий раз мы говорили о тех возможностях, которые применяются не слишком часто (формулы, выделение колонками и т. п). Настало время показать, что даже обычное форматирование текста можно намного ускорить, если пользоваться парой несложных приемов.

Во-первых, стоит запомнить комбинации Ctrl+L (выравнивание по левому краю), Ctrl+R (по правому краю), Ctrl+E (по центру) и Ctrl+J (по ширине), а также Ctrl+B для полужирного шрифта и Ctrl+I для курсива. Эти клавиши позволяют набирать и одновременно форматировать текст, не отрывая рук от клавиатуры. Нужно набрать слово курсивом — нажмите Ctrl+I, наберите это слово, затем снова нажмите Ctrl+I. Это гораздо быстрее, чем выделять слово мышью и нажимать кнопку на панели инструментов.

Большинство клавиш — это первые буквы соотвествующих английских слов (например, Ctrl+L от left, Ctrl+R от right). Еще один простой способ запомнить их — это включить режим "Сервис > Настройка > Параметры > Включить в подсказки сочетания клавиш" (клавиши будут появляться на всплывающих подсказках):

Во-вторых, запомните клавиши Ctrl+Пробел (сбрасывает форматирование символа, то есть устанавливает шрифт, цвет, язык по умолчанию) и Ctrl+Shift+N (сбрасывает отступы, выравнивание, списки и прочее форматирование абзаца). Эти клавиши помогут вам отменить ненужное форматирование и привести весь текст к единому виду. Например, вы набрали какой-то абзац полужирным шрифтом и выделили его отступом. Чтобы теперь продолжить вводить обычный текст, нажмите Ctrl+Shift+N.
Если текст записан прописными буквами, его можно быстро перевести в строчные, нажав Shift+F3 (или "Формат > Регистр"). Еще раз нажав Shift+F3, вы получите текст, каждое слово которого записано с прописной буквы.

Для того, чтобы отсортировать по алфавиту список литературы или словарь терминов (глоссарий), совершенно необязательно переставлять абзацы вручную. Команда "Таблица > Сортировка" может сортировать не только ячейки таблицы, но и абзацы. Используйте ее для сортировки списков.

При печати документа на последней странице часто остается всего пара абзацев текста. При этом последний лист бумаги будет заполнен меньше чем наполовину, что выглядит некрасиво и непрофессионально. В Word существует специальная команда, которая подогняет шрифт и интервалы, чтобы устранить этот недостаток. Выберите "Файл > Предварительный просмотр", а затем нажмите на панели инструментов кнопку "Подгонка страниц".

И наконец, последний совет, не имеющий прямого отношения к форматированию, но также весьма интересный. Если вам интересно подсчитать, сколько часов вы работали над документом (статьей, рефератом), выберите "Файл > Свойства > Статистика" и посмотрите строку Общее время правки. Здесь указано, сколько минут был открыт этот документ, включая и то время, когда никто его не редактировал. Например, когда вы открыли документ и отошли от компьютера, время вашего отсутствия будет прибавлено к этому "общему времени правки". Но если перед уходом закрыть документ или переключиться в другую программу, то данный счетчик увеличиваться не будет. В строке "Редакция" указано, сколько раз сохранялся этот документ (сколько раз вы нажимали "Файл > Сохранить" или закрывали документ, сохраняя его).