Неделя офисного работника
АрхивПро нелокализованную пятидисковую версию Microsoft Office 2003 мы уже писали. Теперь взглянем на русский лицензионный Office Professional. Дисков в нём только два: собственно с Office и с "Диспетчером контактов" для Outlook. Нет ни OneNote, ни InfoPath, ни FrontPage, Visio или Project.
Про нелокализованную пятидисковую версию Microsoft Office 2003, которая, как и следовало ожидать, появилась на пиратских развалах еще до официального релиза, мы уже писали, а сегодня взглянем на русский лицензионный Office Professional.
Понедельник: день тяжелый
Дисков в русской редакции Office только два: собственно с Office и с «Диспетчером контактов» — надстройкой для Outlook. В составе дистрибутива нет OneNote, InfoPath, FrontPage, Visio и Project. Судя по описаниям нелокализованных версий, их там и не должно быть: наборы программ одинаковые, различия — только в выпуске Professional Enterprise, куда входит InfoPath, коему нет русского аналога (как и выпуску Student and Teacher). Да, и еще: при полной установке русская версия занимает (без «Диспетчера») 440 Мбайт на диске, а нелокализованная пиратская — около 715. Так что, если вы предпочитаете отовариваться на развалах, имейте в виду: на вашей покупке, по старой доброй пиратской традиции, лежит еще и довесок. Помните, на заре видеопиратства, когда до размалеванных картонных коробочек никто еще не додумался и все писали по два фильма на кассету, было такое понятие, как «допись» (оставшееся после фильмов место обычно забивали клипами)? Ну вот, софтверные пираты тоже продают «офис с дописью» (в Сеть был выложен так называемый Office Volume-License Key Edition).
Вопрос, который давно меня занимает: зачем было из Internet Explorer, кроме веб-браузера и системной оболочки, делать еще и смотрелку хелпа? Началась эта ерундистика не то в XP, не то в двухтысячной версии — и конца ей не видно. На данный момент мы имеем вот что: пользователь, задумавший посмотреть что-нибудь во встроенной справке, сначала получает под дых вылезающей справа «областью задач», а потом, «под другой дых», открывшимся окошком просмотра хелпа1. В результате на минимально рекомендуемом разрешении 800х600 пикселов текст в обычном режиме Word становилось просто невозможно читать — не из-за звезд в глазах, а потому, что и область задач, и просмотровое окошко сжимали его с боков (рис. 1).
Вдобавок и в просмотровом окне наблюдается форменное безобразие с картинками (еще не познав прелестей кабельного Интернета, я, разумеется, вырубил автоматическую загрузку оных). Впрочем, претензии надо предъявлять, скорее, к разработчикам «Эксплорера», которые, доведя свое детище до шестой версии, не додумались предусмотреть в нем разные настройки для загрузки изображений из Сети и с локального диска.
Но совсем убило поведение встроенного поиска по справке — своей непредсказуемостью. Я как-то привык, что если поисковому движку скормить огрызок слова без окончания, то искаться оно будет во всех падежах. Не тут-то было: потренируйтесь, например, на слове «объект» в справках Word и Access. В первом случае результат будет одинаков и для слова без последней буквы, во втором — ищется только целое слово, а если ввести подстроку «объек», то в ответ получите — «Нет вариантов». Word так же ведет себя с подстрокой «преобразован»: убираем последнюю букву — искать перестает. Словарь Ожегова, конечно, я через поиск не прогонял, но учтите — глюк имеет место быть.
Кстати, после установки не худо бы зайти на сайт Office и скачать те три апдейта (3,5 Мбайт), которые для него уже появились.
Вторник: ну как его прожить?!
Тяга к вертикальному делению программного окна, которую мы наблюдаем в приложениях нового Office, наводит на мысль, что для комфортной работы с ними маловато будет, пожалуй, даже разрешения 1024х768 — не то что минимально требуемого. Да и вообще — покупайте монитор с соотношением сторон 16:9, тогда места наверняка хватит.
Из всех программ Office больше всего изменился Outlook (рис. 2). Заголовки писем показываются теперь в вертикальном столбце и в несколько строчек. По уверениям разработчиков, это позволит разместить на экране больше информации при одинаковом разрешении.
Можно помечать письма цветными метками и группировать в зависимости от цвета, а также еще по двенадцати параметрам — от даты и времени написания до размера вложения. Также можно настраивать сортировку с несколькими параметрами, применяя их последовательно.
Письма, помеченные цветом, заносятся в папку «К исполнению». Это — так называемая папка поиска, представляющая собой фильтр, виртуальную папку, которая выглядит как настоящая, но на самом деле содержит результаты выборки писем по определенным критериям в почтовой базе и формируется на лету. Папки поиска можно создавать и под себя — задав поиск писем и после его окончания выбрав в меню «Параметры» пункт «Сохранить условия поиска в виде папки поиска». По умолчанию на свежеустановленном Outlook их имеется три: та самая «К исполнению», «Большие письма» и «Непрочтенные письма».
Фильтр спама включает в себя белый и черный списки, а также загадочную вкладку окошка настроек, озаглавленную «Надежные получатели», с комментарием о том, что-де отправленная фильтром почта не будет рассматриваться как нежелательная. На этом месте со мной случился культурный шок: это что же, Outlook и исходящую почту проверяет? Или есть какой-то скрытый параметр, при выставлении которого письмо с распростертыми объятиями примет другой Outlook? О сокровенном смысле этой вкладки в справке — ни гу-гу. Кроме фильтрации спама имеется возможность отключить автоматическую загрузку лежащих в Сети изображений, ссылки на которые имеются в теле письма, — чем часто грешат злобные спамеры. Из других новшеств стоит упомянуть оповещения о приходе новых писем, выводимые на рабочий стол и содержащие кнопки для прочтения, для пометки цветом или для удаления письма. Также к Outlook прилагается «Диспетчер контактов», назначение которого — управлять бизнес-процессами: к сообщениям электронной почты, задачам и контактам из Outlook можно привязать деловых партнеров, а также делать специальные записи для отслеживания, например, возможных продаж.
Среда: начинаю привыкать
Одна из самых полезных функций в Word версии 2003 — так называемый режим просмотра, в котором документ должно быть удобно именно читать (рис. 3). Внешний вид текста в этом режиме не имеет ничего общего с напечатанным: деление на строки и страницы при показе игнорируется. Все сноски, ссылки, примечания и прочие элементы явно обозначены2. Примерно такое же представление текста характерно и для режима «Веб-документ», с той лишь разницей, что размер шрифта и расположение оптимизированы для чтения.
При этом все инструментальные панели с экрана убираются, и выводится только одна — «Режим чтения» (кстати, единственная, которую нельзя включить принудительно, находясь в другом режиме и нажав правую кнопку мыши на панели кнопок). Увы, на этой панели отсутствуют кнопки навигации по документу, так что для чтения текста с внутренними ссылками нужно либо включить панель «Веб-узел», либо с помощью меню («Сервис — Настройка…», вкладка «Панели инструментов») добавить кнопки навигации из меню «Веб» на панель чтения. Просмотр, правда, слегка глючит: например, мелкий шрифт, сдвинутый вправо (обычное оформление эпиграфов), иногда воспринимается программой как разрыв страницы. Вдобавок перейти в «Режиме чтения» к полноэкранному показу документа, убрав инструментальные панели, почему-то не удается.
Еще одно полезное нововведение — «защита» документа («Сервис — Защитить документ…»). В режиме настройки защиты в области задач можно конфигурировать права других пользователей по редактированию текста — изменению стилей, шрифтов и форматирования, — разрешая или запрещая это делать определенным членам рабочей группы (рис. 4).
Имейте, однако, в виду, что в справке неверно переведены некоторые пункты меню. Например, написано «Установить защиту», а надо «Защитить документ»; область задач называется «Защита документа», а не «Установить защиту»; пункт меню этой установки — не «Настройка», а «Настройки». Но это еще ничего: в Outlook пара последних разделов справки вообще не переведена.
Появилась возможность сравнивать и синхронно прокручивать версии документов в соседних окнах. Правда, необходимость такого изврата вызывает большие сомнения. Если изменения вносятся, то, как правило, кусками, и синхронной прокруткой никогда не добьешься, чтобы одни и те же куски обоих текстов были рядом: при просмотре эту опцию неминуемо придется то включать, то выключать. А для отслеживания изменений существуют механизмы исправлений и версий.
Еще одна особенность (лично у меня вызвавшая раздражение) — кнопка с «Параметрами вставки», появляющаяся после вставки текстового фрагмента и накладывающаяся на текст. Убрать ее принудительно невозможно, хотя иногда очень хочется. Единственный выход — начать редактировать другой кусок текста.
А вот способностями Word генерировать гипертекст пользоваться худо-бедно, но можно, особенно при обработке в режиме WYSIWYG больших текстов сложной структуры, с внутренними ссылками, — если после экспорта в HTML сторонней программой-фильтром все лишнее из файла вычистить.
Напоследок скажу «за грамотность». Она повысилась, и сильно: Word теперь знает слово «мультиканальный» и не предлагает разделить его на два. Правда, глагола «отмелькала» он как не знал, так и не знает, но догадок не строит, а честно признается, что вариантов у него нет. Так же редактор ответит, если скормить ему «отмельреки»: похоже, возможность автоматического распознавания слов с пропущенным пробелом вообще убрали от греха, оставив ее только для английского языка (дошутились юзеры). Находить замену для слов с двумя ошибками Word тоже так и не научился.
1 Точно так же Office вел себя и на втором компьютере, на который я его установил, с той лишь разницей, что просмотровое окошко справки вылезало не слева, а справа.
2 Кстати, весьма напоминает концепцию What You See Is What You Mean юниксового редактора LyX (www.lyx.org ).
Четверг: в глазах рябит, ничего не помню
В Publisher основные изменения, похоже, ограничились новыми макетами и мастером создания веб-узлов. Вот про него-то и поговорим.
Конечно, работая с Word, я насмотрелся на то, как он сохраняет тексты в HTML. Но Publisher — это что-то невообразимое! Следственный эксперимент: в меню, появляющемся сразу после запуска, выбираем создание веб-узлов, а затем — самый первый вариант, «Простой веб-узел без макета». В окне «Построитель веб-узлов» выставляем все галочки, создаем узел. Жмем на «Файл — Сохранить как…» и во втором выпадающем списке выбираем сохранение в виде веб-страницы. Затем смотрим на размер корневой страницы и остальных. Подбираем с пола челюсть и долго думаем: а почему это размер первой страницы сайта 969 килобайт, а всех остальных — от 130 до 190 кило? Текста на каждой из них примерно по «одному экрану», скриншот прилагается (рис. 5).
Оказывается, под видом html-файла Publisher втюхивает нам страницу, разбавленную тегами XML, в которой содержится еще и куча служебной информации, не знаю для чего необходимой (скорее всего — для обратного преобразования в «родной» формат). Но формально это HTML, и читается такое чудо даже немайкрософтовскими браузерами3.
Еще в Office добавился Picture Manager (рис. 6) — простенькая смотрелка картинок, в которой можно менять яркость, контрастность, обрезать изображение и даже убирать «красные глаза». Для неискушенного в компьютерах конторского работника — самое то.
Пятница: радостное ожидание
Нововведения в Excel связаны прежде всего с работой со списками. Теперь функция SUM правильно работает с фильтрованными списками. В конце списка маячит синяя звездочка, а сам он выделяется рамкой (рис. 7). Есть также режим сравнения двух электронных таблиц, похожий на аналогичный в Word, но в отличие от вордовского он где-нибудь да пригодится. Многие статистические функции усовершенствованы: благодаря измененному механизму их вычисления они теперь не дают неверных результатов, оперируя большими числами (раньше были возможны ошибки при округлении).
Подвергся экзекуции и Access. В частности, в области задач теперь можно просматривать сведения о зависимостях объектов базы данных, чтобы случайно не удалить что-нибудь нужное (рис. 8). Самые распространенные ошибки, например две заглавные буквы в начале слова, исправляются автоматически.
В комплект PowerPoint включена утилита для просмотра соответствующих файлов, с помощью которой, записав ее на компакт-диск, можно показывать презентации на компьютере без PowerPoint. Кроме того, благодаря взаимодействию с Windows Media Player (требуется версия 8.0 или выше), приложение теперь может работать с форматами ASX, WMX, M3U, WVX, WAX и WMA.
Суббота: пьем с друзьями пиво
В последней версии Office значительно расширены возможности совместной работы над документами. В основе новшества — SharePoint Services, входящий в состав Windows Server 2003, или же платный SharePoint Portal Server 2003. Работа с разделенными документами осуществляется либо через стандартный браузер, либо непосредственно через область задач конкретного приложения. В Word, Excel и PowerPoint появилась «Общая рабочая область», выводимая в области задач. На ней есть вкладки для просмотра состояния документа, находящегося в работе, информации о нем, а также перечень членов рабочей группы.
В меню «Сервис» соответствующих программ обычно есть пункт «Совместная работа», а в нем — подпункт «Назначить собрание», с помощью которого можно «созвать народ на сходку» (требуется Microsoft Office Live Communications Server 2003). Документ Word теперь можно использовать как чат по локалке, в электронной таблице — поиграть в крестики-нолики, а работа, как известно, не волк…
При открытии документа, над которым священнодействует несколько человек, в области задач программы появляются сведения об узле, к которому подключился пользователь, и список других работников, подключенных к узлу, а в окне документа в реальном времени обновляется его состояние.
Календари в Outlook можно делать доступными другим членам группы. При планировании коллективной работы можно одновременно выводить на экран несколько календарей, показывающих намеченные дела, и выбирать время, когда коллега свободен, чтобы назначить что-нибудь этакое… совместное. Если к сообщению электронной почты присоединен документ Office, то при открытии сообщения будет предложено поместить его в зону совместной работы.
Для защиты документа от недозволенных изменений существует функция управления правами доступа (Information Rights Management). С ее помощью можно запретить использование или распространение документа — как определенному кругу посторонних пользователей, так и всем.
Воскресенье: завтра снова в бой
Еще одна немаловажная деталь — поддержка XML, главной задачей которого является добавление к форматированию и представлению данных еще и работы со значениями этих данных, что ранее приходилось проделывать с помощью различных средств и всегда нестандартными способами. С версии 2003 поддержка XML встроена в ядро Office4. Что из этого выйдет — посмотрим, но хуже точно не будет.
XML-документ фактически представляет собой контейнер с абстрактными данными, которые могут быть считаны любой программой, а не только той, в которой создавался файл5. Можно работать с отдельными элементами данных, изменяя их форматирование, выделяя и экспортируя в другие приложения и выполняя над ними прочие операции. Понятие «формат Word или Excel» практически теряет смысл при работе с XML: данные окончательно отделены от приложений и могут обрабатываться самостоятельно и независимо (рис. 9).
Так вот, поскольку XML теперь поддерживается всеми приложениями Office, с единожды введенными данными можно работать везде. Весьма облегчила бы это занятие программа InfoPath — конструктор форм, позволяющий вводить данные с распознаванием. И ко двору пришелся бы бесплатный вьюер для форм, с возможностью их заполнения, но не позволяющий редактировать сами формы. Это я, конечно, мечтаю. Не то что вьюера, но и самого InfoPath у нас нету, так что не будем отвлекаться.
Если кто-то, насмотревшись на код, написанный вручную, захочет от файлов, порожденных Office, такой же структурированности и читабельности, то его может постигнуть разочарование, особенно при работе с Word. Конечно, кучи мусора, как в HTML-документах, сохраненных из его ранних версий, вы не найдете, но весь файл будет представлен одной длинной строкой, без переносов. Если отформатировать его вручную, полученный документ даже откроется, но при первом же сохранении после изменения — плакали все ваши отступы и возвраты каретки… XML-файлы, в которые записывает данные Excel, в отличие от вордовских, структурированы и даже имеют отступы. Чем вызван такой разнобой, сказать не могу.
Смарт-теги — тоже связанное с XML явление. Как мы помним по Office XP, это величины, распознаваемые при их вводе приложениями Office. То есть соль поддержки смарт-тегов — как раз в выделении смысла из вводимых данных. Правда, когда Word хочет преобразовать «2004 г.» в «70,6890 унции» (а их, в свою очередь, в «20,91 децилитра»), сразу же вспоминается анекдот про канаву от забора и до обеда, но это, скорее, просто из-за исконно отечественной способности видеть смешное в чем угодно. В общем, думайте сами, нужно ли вам это, — а компьютер пусть работает. Кстати, выражение в кавычках как смарт-тег не распознается, хотя должно бы.
Кроме Word и Excel, способность работать со смарт-тегами добавлена в Access и PowerPoint. Теперь они могут присутствовать в любом поле форм Access (что устанавливается в любом элементе управления страницей, формой или отчетом).
Появилось такое понятие, как смарт-документы — файлы, предназначенные для заполнения. Если подключить смарт-документ, скажем, к базе данных, при открытии могут быть заполнены заранее заданные его разделы.
Итожим. Office из набора приложений превратился в клиентскую часть Microsoft Office System или, как написано на коробке, «ключевой элемент». Что получит отдельно взятый пользователь при апгрейде? Боюсь, немного, поскольку кардинальные нововведения связаны прежде всего с коллективной работой. Корпоративный пользователь от простого перехода получит не намного больше. А вот при соответствующих обновлениях на корпоративных серверах — другое дело. Форматы файлов основных приложений (читай, Word и Excel), слава богу, не изменились, так что основная масса людей, оставшаяся при своей 2000 или XP, ничего не заметит. Маргиналам, сидящим под девяносто седьмой версией, придется апгрейдиться, если они этого не сделали до сих пор. Короче говоря, жизнь продолжается.
3 Похожим образом действует и Word, у которого в окошке «Сохранить как…» можно выбирать два формата: «Веб-страница» и «Веб-страница с фильтром»: в первом случае в файле с расширением .htm будет присутствовать и «XML-допись», но даже и тогда размер страницы не выйдет за рамки разумного.
4; Правда, есть она только в версии Professional.
5 Впрочем, разговор о том, что такое XML и с чем его едят, далеко выходит за рамки этой статьи, поэтому желающим советую почитать литературу, недостатка в которой в последнее время не ощущается. От себя порекомендую «XML и XSLT в примерах для начинающих» Игоря Леонова (www.webclub.ru/archive/xml/article-724.html ) и соответствующий раздел CitForum (www.citforum.ru/internet/xml.shtml ).
