Японские технологии в российских реалиях

Вопросы четкой организации работы являются первоочередными в любой компании. Все большая роль уделяется организации работы, документообороту, средствам автоматизации и контроля.

Вопросы четкой организации работы являются первоочередными в любой компании. Пускать дела на самотек, не контролировать исполнение поручений, записывать на клочках бумаги важную информацию - этот стиль, столь характерный в России ранее, постепенно отходит в прошлое. И все большая роль уделяется организации работы, документообороту, средствам автоматизации и контроля.

Значительная часть бумажной работы выполняется на компьютере, однако иногда тот факт, что компьютер не просто "печатная машинка с калькулятором", забывается.

Каждый документ, поступающий в организацию, проходит следующие стадии:

• первичная обработка;

• предварительное рассмотрение;

• регистрация;

• рассмотрение руководством;

• передача на исполнение;

• контроль за исполнением.

Очевидно, что для организации четкой работы этих стадий можно и нужно использовать новейшие информационные технологии. Именно их применение для целей автоматизации является тем преимуществом, которое позволяет набирать очки в конкурентной борьбе.

Огромную роль в автоматизации документооборота и корпоративного планирования играет программное обеспечение, которое используется в компании. Выбору средства автоматизации документооборота необходимо уделить самое пристальное внимание: согласно статистике, далеко не всегда автоматизация бизнес-процессов успешна. Нередко компания "перерастает" выбранное средство, которое оказывается непригодным для масштабирования, а иногда - так никогда и не использует в полной мере всех его возможностей и не окупает затрат на внедрение. Смена системы автоматизации документооборота всегда более трудоемкий и затратный процесс, чем предварительный анализ и взвешенный выбор. В случае замены программного обеспечения требуются переобучение сотрудников, конвертация данных прежней системы, интеграция с собственными наработками компании.

Как известно, первенство в использовании новейших компьютерных технологий удерживают японцы. Японские компании стараются использовать их повсеместно, поэтому именно в Стране Восходящего Солнца родились и развиваются многие первоклассные программные продукты, сочетающие в себе удобство и функциональность.

Один из таких продуктов - TMU GroupWare. Это корпоративный планировщик, который централизованно обрабатывает и хранит информацию, обеспечивая также автоматизацию документооборота.

Возможно, многим идея использовать японские разработки в России покажется сомнительной: в нашей стране в большей степени используются российские, европейские и американские программные продукты. Однако TMU GroupWare - не просто переведенное на русский язык программное обеспечение, а продукт, который разрабатывался с учетом специфики российского рынка. Ведь у компании TMU, разработчика этой системы, есть российское представительство, в котором работают российские специалисты. Компания сотрудничает с Высшей школой бизнеса Московского государственного университета  им. М.В.Ломоносова.

Использование TMU GroupWare позволяет повысить эффективность работы организации за счет улучшения исполнительной дисциплины и рациональной организации труда. В TMU GroupWare включены возможности контроля: просмотр календарей отделов и групп сотрудников, назначение заданий, ведение записей в журнале посещаемости (контроль присутствия сотрудников на рабочем месте). Сотрудники могут проводить конференции, обмениваться мгновенными сообщениями, распределять задания между собой.

Новая, вторая версия TMU GroupWare включает в себя хранилище документов и элементы документооборота. Groupware 2.0 является системой управления документооборотом начального уровня и удовлетворяет основным запросам бизнеса в этой области автоматизации.

При работе с системой пользователь имеет дело с регистрационными карточками с определенным набором полей и набором присоединенных файлов. Эти карточки являются документами системы. При работе с документами ведутся архив и учет версий, блокируется редактируемый файл. Реализованы функции коллективной работы над созданием и согласованием документов.

Другое понятие системы - деловой процесс - представляет из себя набор последовательно или параллельно выполняемых задач. Условием начала выполнения следующей задачи является окончание предыдущей с определенным результатом. При проектировании деловых процессов в качестве исполнителей назначаются не конкретные сотрудники, а определенные должности, что позволяет использовать подсистему интеллектуального выбора свободного сотрудника для выполнения той или иной задачи.

Пользователи особенно отмечают простоту использования TMU GroupWare. TMU GroupWare не требует специального внедрения, проста в применении, а конечному пользователю система доступна в виде веб-сайта. Это позволяет использовать GroupWare мобильным и удаленным пользователям, открывая широкие возможности для взаимодействия различных офисов одной компании, работы с удаленными сотрудниками. Использование веб-браузера для работы с программой существенно упрощает работу, так как не требуется дополнительного обучения: как правило, веб-интерфейс хорошо знаком сотрудникам современных компаний.

TMU GroupWare - функциональное, дешевое и эффективное решение, которое уже сейчас доступно средним и крупным российским компаниям.