Groupware - корпоративный планировщик... и не только

Японская компания TMU Consulting выходит на российский рынок с новым продуктом класса Groupware.

Двадцатое столетие было временем множества перемен. Практически каждый скажет, что мы обязаны ХХ веку изобретением автомобиля, ядерного оружия и освоением космоса. Особо хочется отметить революцию информационную, заложившую основы революций грядущих. И наверняка каждый второй в разговоре о важнейших изобретениях двадцатого века не забудет упомянуть и компьютер.

Уже сегодня есть возможность с огромной скоростью обрабатывать огромные объемы данных, а также получать доступ к ним из любой точки планеты. Техническая база еще совершенствуется, но уже сейчас она позволяет создавать новые материалы, моделировать процессы зарождения Вселенной и предсказывать поведение социума в отдельно взятом регионе мира. Все это плоды информационной революции.

Точно так же она коснулась и методов ведения бизнеса как глобальных международных корпораций, так и отдельно взятых небольших фирм. В настоящее время уже никого не удивишь электронной почтой, обменом мгновенными сообщениями, форумами, досками объявлений, средствами проведения аудио- и видеоконференций. Также достаточно общеупотребительными стали индивидуальные и корпоративные средства календарного планирования. Использование средств общения и календарного планирования в работе сотрудников офисов является повсеместным, но далеко не всегда эффективным и оправданным с точки зрения бизнеса.

Основная проблема часто состоит в отсутствии интеграции их между собой и с "деловым" программным обеспечением: системами управления документооборотом, деловыми процессами (Workflow) и проектами, учетными системами, системами управления продажами (CRM).

В деловом программном обеспечении ведущих поставщиков проблема обеспечения совместной работы сотрудников (Collaboration) решается за счет встраивания в свои программные продукты средств общения, планирования задач и контроля за их исполнением, поддержки мобильных устройств, технологий интернет-порталов. Нужно упомянуть, что корпоративные среды, в том числе операционные системы (Microsoft Windows, Novell Netware) и бизнес-платформы (Lotus), включают в себя элементы решений класса Collaboration, или же их производители предлагают приобрести такие решения (но здесь надо заметить, что средним, а тем более, малым фирмам они, как правило, не по карману).

Движение навстречу в направлении интеграции деловых функций и функций совместной работы осуществляют разработчики интернет-решений, ориентирующиеся, в первую очередь, на рынок среднего и малого бизнеса. В странах со сложившейся рыночной экономикой существуют сотни интернет-решений, включающих в себя функции совместной работы, календарного планирования и элементы делового программного обеспечения. Такие программные продукты относятся к классу Groupware. Именно с таким продуктом - TMU GroupWare - выходит на российский рынок японская компания TMU Consulting, разработчик программного обеспечения и консультант в области автоматизации бизнеса.

С функциональной точки зрения TMU GroupWare - это, в первую очередь, полноценное решение проблемы взаимодействия сотрудников внутри организации, отдела или проекта. Обмен информацией происходит с учетом организационной структуры предприятия или проекта. Для взаимодействия с внешним миром, клиентами, контрагентами и партнерами ведется корпоративный список контактов. Взаимодействие это, прежде всего, тактическое, календарное планирование - назначение заданий и контроль за их исполнением, планирование мероприятий.

Максимально полный набор средств общения включает в себя сервер электронной почты и поддержку внешних почтовых серверов, "мессенджер" - службу обмена мгновенными сообщениями, форумы, отправку SMS, корпоративную базу знаний. Более серьезные программные продукты интегрированы с колл-центрами, содержат интеллектуальные средства управления электронной почтой (определения отправителя и адресата, шаблоны ответов, управление массовой рассылкой) и обеспечивают проведение онлайновых конференций. Коммуникативные возможности используются для рассылки уведомлений о событиях, включая подписку на уведомления об изменении состояния объектов нужному пользователю (о любом просроченном задании, имеющем высокую важность).

TMU GroupWare является системой управления деловыми процессами (Workflow). Деловой процесс представляется набором последовательно или параллельно выполняемых задач, условием начала выполнения следующей задачи является окончание предыдущей с нужным результатом. На этапе проектирования деловых процессов исполнителями являются должности, а не сотрудники, при запуске процесса происходит интеллектуальный выбор свободного сотрудника для выполнения задачи. Независимое ядро Workflow позволяет в ходе выполнения задачи обмениваться информацией с другим программным обеспечением, что позволяет встраивать TMU GroupWare в решения по управлению предприятием или производством.

Помимо управления деловыми процессами, решаются задачи стратегического планирования - ведения проектов. Проекты имеют собственную структуру ролей, на которые назначаются сотрудники. При необходимости сотрудники могут сами изменять свои задания.

Важнейшим элементом делового программного обеспечения в TMU GroupWare является хранилище документов и элементы документооборота. Groupware является системой управления документооборотом начального уровня и удовлетворяет основным запросам бизнеса в этой области автоматизации. Документ представляет собой регистрационную карточку с набором полей, настраиваемых пользователями, и набор присоединенных файлов. Ведется учет версий, поддерживается блокировка файла во время его редактирования, имеется архив. Осуществляется поиск по карточке. Документооборот использует деловые процессы для коллективной работы над документами по их созданию и согласованию.

С точки зрения потребителя - руководителя, менеджера и специалиста ИТ-службы - TMU GroupWare должен стать массовым продуктом, более рациональным решением, чем деловое программное обеспечение аналогичной функциональности. TMU GroupWare не требует внедрения, установка и настройка доступны конечному пользователю, работа с веб-сайтом не требует установки никакого программного обеспечения на компьютере пользователя и обеспечивает доступ мобильным пользователям.

На базе TMU GroupWare компания может автоматизировать документооборот, реализовать на практике корпоративное планирование, внедрить типовые бизнес-процессы, вести проекты. TMU GroupWare применима практически в каждом подразделении в компаниях различных бизнес-направлений.