Самобеглые повозки
АрхивОфисные программы появились как класс с распространением в восьмидесятые годы персональных компьютеров. ПК — это дешевый домашний компьютер, перенесенный на рабочее место.
Офисные программы появились как класс с распространением в восьмидесятые годы персональных компьютеров. ПК — это дешевый домашний компьютер, перенесенный на рабочее место. Первые ПК были низкопроизводительными, а их возможности почти по всем параметрам — несопоставимыми с возможностями компьютеров «настоящих». На них нельзя было запустить полноценную операционную систему.
Однако один параметр был исключением — вывод на экран производился со скоростью, достигнуть которой на обычном терминале было сложно (это сейчас дешевы и повсеместно распространены локальные сети, позволяющие передавать данные со скоростью в десятки мегабит в секунду, а тогда нормой были обычные последовательные линии, подобные телефонным, с пропускной способностью в тысячу раз меньше)1. Кроме того, ПК использовались в однозадачном режиме, что исключало непредвиденные задержки из-за разделения времени.
Такие, казалось бы, незначительные особенности повлекли за собой популяризацию программ, ориентированных на интерактивную работу за монитором, то есть, на непосредственное, «ручное» изменение данных, при котором результаты моментально отражаются на экране.
«Убойным приложением» ПК стали прежде всего электронные таблицы — программы (такие, как «ВизиКалк» или «Лотос 1–2–3»), позволяющие размещать в табличной форме различные данные и формулы, и сразу же видеть результаты вычислений. Работа с ними оказалась гораздо проще, чем с листом бумаги и калькулятором.
Популярность приобрели также словарные процессоры (такие, как WordPerfect)2, облегчившие работу с текстовыми документами, — любые изменения и правка могли вноситься в сохраненный документ и не требовали перепечатывания его целиком.
Позднее, когда ПК стали мощнее, к этим первым офисным приложениям добавились также «настольные» системы управления базами данных (СУБД) и — часто построенные на их основе — бухгалтерские системы для малого бизнеса.
Компьютер постепенно попадал на рабочие места администраторов, секретарей, машинисток, бухгалтеров.
Общим для этого нового класса программ была их неспецифичность для конкретной деятельности предприятия или организации: и на заводе, и в магазине, и в адвокатской конторе осуществляется документооборот и финансовый учет и контроль.
Иногда офисными программами пользуются и в других целях. Например, в специализированной аккаунтинговой компании бухгалтерский софт массово применяется не в качестве офисного, а в качестве обеспечения основного рабочего процесса3. Словарным процессором можно пользоваться и дома для написания любовной записки, а в электронных таблицах решать школьные задачки, но это не имеет отношения к документообороту.
А вот в магазине, где рабочий процесс — торговля колбасой и прочими сырокопченостями (которая может быть компьютеризированной или нет), офисная деятельность является служебной, и, собственно говоря, всегда должна рассматриваться как центр затрат.
Приходится напоминать, что смысл офисной автоматизации в том, чтобы уменьшить издержки документирования, учета и контроля. Если в результате «малой компьютеризации»4 у нас вместо трех бухгалтеров и пяти секретарей осталось два бухгалтера и три секретаря, но добавились «эникейщик», плюс инженер на полставки, плюс издержки владения самим «железом» и софтом, то цель с очевидностью следует считать упущенной5.
Автомобиль впереди лошади
С уходом эпохи ПК и началом сетевой эпохи сфера офисных приложений компьютера все более напоминает заповедник идей двадцатилетней давности. Сегодня типичный компьютер избыточно производителен и часто включен в сеть с избыточной пропускной способностью, он вполне способен работать под управлением полноценной (не «персонально-компьютерной») ОС.
С точки зрения базовых метафор и эргономики программ, офисный софт можно разделить на две заметно различающиеся категории.
Бухгалтерские программы обычно используют метафорику и принципы организации, резко отличающиеся от докомпьютерной организации деятельности. Грубо говоря, никто не воспроизводит в них бухгалтерские счеты или ручное сведение баланса. Вместо этого бухгалтер осваивает (и интерпретирует применительно к своему предмету) особую операторику: экранных форм и форм отчетов. С некоторыми оговорками это также можно отнести и к «настольным» СУБД: операторика работы с ними мало похожа на работу с корпоративной картотекой или архивом, компьютерным аналогом которой она является.
Словарные процессоры и электронные таблицы6 гораздо больше наследуют от докомпьютерной эпохи.
Прежде всего, это WYSIWYG7 — идеология, предполагающая, что электронное представление документа является лишь промежуточным, предварительным, а «настоящий документ» будет отпечатан на принтере8. В результате, программа старательно отрисовывает на экране изображение, «удобное для принтера», а не для сотрудника. Возникающая субкультура пользования ею исключает строгое бланкирование, поощряет «жесткое» (относящееся к визуальному оформлению, а не к логической структуре) форматирование документов и приводит в итоге к тому, что словосочетание «офисное качество» намертво приклеилось к дурно оформленной документарной и полиграфической продукции.
Метафора работы «на столе с листом бумаги», возможно, помогла распространиться компьютерному документообороту, но сегодня она уже мертва. Для все большего числа людей последним «письменным столом» (в буквальной функции, а не в функции подставки для монитора) становится школьная или университетская парта. Имитирующие инструментарий бумажного документооборота пакеты похожи на первые автомобили, имитировавшие форму гужевого транспорта, причем это продолжается уже второй десяток лет.
Маргинальность «офисных» приложений (при том, что объем рынка соответствующих программ достаточно велик) проявляется в распространенности нестандартных форматов. Накапливающийся в организации «культурный слой» из файлов с «лексиконовскими», «вордовскими» или тому подобными документами консервирует вычислительную систему и мешает ее модернизации9. При этом содержание документов практически недоступно для независимой от этих пакетов (и их инструментальных расширений) инфраструктуры, что не позволяет автоматизировать их обработку и сохраняет высокую долю ручного труда.
1 (назад)Разумеется, быстрые интерактивные системы были и тогда, но цена соответствующего автоматизированного рабочего места была на порядок выше, чем цена ПК, и их никто бы не стал применять в автоматизации конторской деятельности.
2 (назад) На самом деле, существовал класс специализированных устройств, похожих на пишущие машинки с небольшим экраном, которые первоначально и назывались словарными процессорами. Позднее они были вытеснены более универсальными ПК. Первые программные словарные процессоры представляли собой просто текстовые редакторы, приспособленные для редактирования текстов на естественном языке; потом в них вносились функции оформления (форматирования начертания и эффектов шрифта, абзаца и т.д.).
3 (назад) Хотя и в такой фирме, разумеется, имеется собственная бухгалтерия, в которой могут использоваться те же (или другие) программы, но уже в качестве офисных.
4 (назад) Кто-то удачно назвал так массовое распространение ПК во второй половине девяностых в России, по аналогии с «малой механизацией» сельского хозяйства — одним из популярных лозунгов последних лет советской власти.
5 (назад) Разумеется, вне непосредственного бизнес-контекста могли существовать и другие цели распространения ПК, например, создание массы новых рабочих мест для средне- и низкооплачиваемого персонала, что косвенно также оплачивалось... но это не про Россию.
6 (назад) Часть документооборота (особенно, неформального) осуществляется все чаще также средствами электронной почты и иногда интернет-пейджинга (instant messaging). Включение в состав офисных пакетов средств работ с графикой носит вполне произвольный характер, хотя эти средства вполне уместны, если «заточены» именно под деловую графику.
7 (назад) What you see is what you get — что видишь, то и получаешь.
8 (назад) Десять лет назад отраслевые остряки любили с пафосом рассказывать, как в результате «перехода на безбумажные технологии» резко вырастает количество потребляемой офисной бумаги (поскольку сотрудники распечатывают массу предварительных версий каждой бумажки). Однако это было временным явлением, и сегодня на бумагу попадает обычно лишь весьма малая часть вовлеченного в документооборот материала. Распечатка постепенно становится если не экзотической, то и не самой частой операцией, а «жесткое» представление документа на бумаге — вторичным.
9 (назад) Поскольку большинство «офисных» пакетов еще и привязаны к «персонально-компьютерным» ОС, то это относится не только к программному, но и к топологиям систем. Что самое неприятное, «офисный» софт в растущей организации тянет за собой на «персонально-компьютерные» ОС и приложения, которым там ни при каком раскладе не место.
Эргономика среднего «офисного решения» часто чудовищна даже в пределах одного рабочего места.
Инструмент (при регулярном выполнении деятельности) должен становиться прозрачным, превращаться в продолжение соответствующего органа тела не только в смысле объективного выполнения функции в деятельности, но и в смысле субъективного его ощущения. Сколачивая ящик, смотреть надо на гвоздь, который забиваешь, а не следить за движением молотка, иначе попадешь не по гвоздю, а по пальцу.
В компьютерных играх это важный элемент «играбельности»: игрок «бежит по коридору» и «бьет монстра ногой», а не жмет стрелки и другие клавиши. Бегать интересно, а жать на клавиши — не очень, и игры, интерфейс которых отвлекает игрока вместо того, чтобы обеспечивать свою прозрачность и давать эффект погружения, своей аудитории не находят.
Унаследованные от эпохи ПК программные инструменты для конторы буквально не дают глаз от себя отвести. Даже когда они содержат отдельные грамотные эргономические элементы (например, удобную «распальцовку» команд), сама субкультура ПК всячески препятствует их правильному применению. Внимание оператора отвлекается всевозможными выскакивающими или самопроизвольно активизирующимися окнами. В результате работодатель оплачивает вместо работы мышиную возню по коврику.
Тактика «продать и убежать» или, наоборот, «схватить и не пущать», злоупотребления разного рода, всяческое шарлатанство в этом сегменте процветают, и прежде всего потому, что массовыми жертвами «офисной» компьютеризации на основе ПК становятся мелкие бизнесы, основные рабочие процессы которых не компьютеризированы, и, соответственно, не обладают необходимой экспертизой. К моменту, когда некоторый опыт (применительно к конкретной, «офисной» автоматизации) появляется, организация зачастую оказывается «связана» большим объемом унаследованных данных и унаследованными навыками, что повышает цену перехода на другое, возможно, более выгодное решение.
Резервы роста
Компьютерная грамотность. К разочарованию теоретиков «растворимых знаний»10 всякого толка, вынужден заметить, что базовая компьютерная грамотность персонала все же необходима. «Компьютерную грамотность» я понимаю, во-первых, без всякой мистики, а во-вторых, не столько в специально-техническом, сколько в общекультурном залоге.
Знать, чем восьмиричная система счисления отличается от десятиричной или уметь выводить конструкции алгоритмов из слабейших предусловий, наверное, не обязательно. А вот иметь общее представление о том, что данные принято хранить в файлах или что программы исполняются в процессах; понимать, чем иерархическая организация хранения информации в файловой системе отличается от реляционной — в БД; представлять, как ОС разграничивает полномочия, или догадываться, что навыки программирования (хотя бы в виде простейшего сценирования оболочки) — не интеллектуальная роскошь, а средство облегчить себе работу — на мой взгляд, очень полезно. К сожалению, ни в школе, ни на курсах «пользователей ПК», ни в «растворимых» книжках в мягких обложках об этом толком не говорится.
Можно не понимать природу электричества (о ней спорят физики), но стоит знать о том, как обращаться с приборами, питающимися от сети, чтобы эту сеть не закоротить, не попасть под высокое напряжение самому или другого под удар не подставить. Возможно, более правильным будет сравнение компьютерной грамотности с обычной: человек не обязан быть филологом или лингвистом, но без достаточного словарного запаса и умения эти слова осмысленно изменять и сочетать он останется маргиналом.
Проблема в том, что язык человек впитывает, в течение долгого времени «варясь» в соответствующей среде, а электричество настолько вошло в быт, что соответствующий опыт большинство получает уже в раннем детстве. Компьютерная грамотность пока подобна иностранному языку (хотя и гораздо проще любого естественного языка), ей нужно обучать и учиться. Замечу лишь, что это действительно окупается.
АРМ, а не ПК. Создание автоматизированных рабочих мест (АРМ’ов, workstations) было плохо масштабируемой вниз (и как следствие — малоприменимой в малом бизнесе) альтернативой внедрению ПК11, как из-за дороговизны соответствующего «железа» и «софта», так и из-за достаточно высокой фиксированной составляющей их стоимости. Массовое оборудование (включая самые распространенные IA32-платформы) сегодня не специфично для АРМ’ов или ПК, а программы (прежде всего за счет свободного лицензирования и, соответственно, конкуренции в поставке и прочих сервисах) могут быть очень дешевыми. Однако остается фиксированная цена содержания технолога — сотрудника, занимающего позицию, которая, собственно и отличает АРМ-методики от «персонального компьютинга».
Главное слово в аббревиатуре АРМ — «рабочее». На АРМ выполняются определенные работы, смысл и назначение которых, а также место в деятельности организации в целом, известны технологу.
Технолог включен в работу всей компании и понимает технологизируемую деятельность целиком (в отличие от «вставленного» в эту деятельность сотрудника). Применительно к «офисной» деятельности это означает, что он видит собственно документооборот (documents flow, поток документов) как процесс, а не работу с отдельными документами.
Основные инструменты технолога офисной деятельности известны: это определение структуры хранения/доступа к документам (файловой структуры или БД), а также бланкирование документооборота.
Организация хранения и доступ — в общем случае нетривиальная задача. Размещение документов в отдельных файлах или наборах файлов приводит к тому, что атрибутика самих документов (в отличие от атрибутики файлов, в которых они хранятся), доступна лишь по «заглядывании» внутрь документа12. Кроме того, стандартной атрибутики файлов часто бывает недостаточно для безопасного распределения полномочий доступа к ним. С другой стороны, размещение документов в записях базы данных делает их маломобильными.
Бланкирование документооборота — это выявление типичных документов и разработка их бланков (шаблонов), резко сокращающее объем ручной работы. Применительно к бухгалтерским и другим имеющим регулярную структуру данным применяется разработка экранных форм и шаблонов, соответствующая бланкированию текстового документооборота.
Частично бланкирование может быть заложено в инструментарий (когда речь идет о наиболее общих формах документов или когда форма представления документа предписана законом). Традиционно финансовая отчетность бланкируется гораздо более последовательно, чем текстовая (прежде всего потому, что несоблюдение формы влечет для предприятий слишком большие риски), а внешняя переписка — жестче, чем внутренняя. Бланкирование неформальной переписки, как правило, рудиментарно — на то она и неформальная.
Частью бланкирования является стилирование: выявление типичной внутренней структуры документов и определения стилей логической разметки для бланков. Применение логической, а не физической разметки также сокращает объем ручной работы, а кроме того, способно упростить выполнение сложных автоматизированных процедур обработки документов13.
Технолог — враг сотрудников. При первой возможности он создаст безлюдное звено и уничтожит рабочее место. Технолог также — враг специализированного «софта».
10 (назад) Сущность instant knowledge лучше всех сформулировал Владимир Набоков, задолго до появляения самого этого словосочетания выведя в одном из романов американскую студентку, которой кто-то сказал, что, выучив все буквы русского алфавита, она немедленно сможет прочитать «Анну Карамазову» в оригинале. Всяческого рода книги «ООП за 15 минут» и «курсы пользователей ПК» забавны даже не столько методами, сколько декларируемыми целями.
11 (назад) Собственно, через эту ценовую щель ПК в бизнес и проникли.
12 (назад) Сегодня широкое распространение «мусорных» двоичных форматов приводит к излишним трудозатратам или необходимости использовать специализированные, а не универсальные инструменты, что увеличивает издержки документооборота.
13 (назад) Сложных — в смысле работы с атрибутами документов, а не файлов, в которых они хранятся.
Моему знакомому поручили решить частную «офисную» задачу: автоматизировать подачу-сбор заявлений на отпуск в достаточно крупной компании, чтобы у начальников не скапливался ворох бумаг. Он решил ее, создав в Cети страничку, где сотрудник, авторизовавшись (никаких офисных пакетов!), просто указывал желаемую продолжительность и дату начала отпуска, ложившееся в БД и после (также в браузере) визирования ее начальниками, возвращавшуюся ему по почте. Предложенное решение вызвало серьезное обсуждение, после чего изрядная часть процедур внутренней переписки была подвергнута жестокому реинжинирингу, а из канцелярии уволено несколько работников.
Требования к ПО. Из вышесказанного вполне логично вытекает набор основных требований к организации процесса программного обеспечения офисных функций, не отличающийся, впрочем, особой оригинальностью:
— адекватность, прозрачность и (в пределе) стандартизованность представления данных. Данные должны быть представлены в универсальных и достаточно простых форматах, не требующих для их извлечения какого-то изощренного инструментария. На сегодня это означает практически безальтернативное использование обобщенного языка разметки SGML14, более конкретно — XML15. XML легко разбирается стандартными утилитами обработки текстов, не сложнее с ним работать и на распространенных текст-ориентированных скриптовых языках (например, на AWK или Perl); для компилируемых языков существуют развитые библиотеки обработки XML. Не представляет большой технической сложности формальная стандартизация (государственная или отраслевая) определений типов документов, соответствующих существующим стандартам организационной и бухгалтерской отчетности;
— прозрачность процедур приложения и развития инструментов. Повсеместное распространение сетей Интернет делает все более дешевым восходящий поток информации об опыте применения инструментария — сетевой аналог пользовательских групп и пользовательских обществ, напрочь отсутствующих сегодня в офисном сегменте;
— быстрая прикладная разработка (RAD). Помимо инструментария полностью автоматической, безлюдной технологии работы с документами нужна среда разработки (адаптации) оконно-графических интерфейсов для интерактивной работы со структурированными документами. Это могут быть несколько базовых программ с возможностью их легкой модификации16 и/или компонентная библиотека с визуальными конструкторами;
— возможность нормальной визуализации и контекстной модификации (редактирования) данных («нормальной» — значит не WYSIWYG, т.е. ориентированной не на принтер, а в первую очередь, на человека за монитором, причем с учетом того, что и мониторы, и даже люди (сюрприз!) бывают разные). Нужна возможность жесткого бланкирования и принудительного стилирования (запрет на «художественное творчество» с жестким форматированием) техническими, а не административными мерами17;
— разумеется, офисные программы должны составлять особую прикладную платформу, не зависящую от ОС или конфигурации системы/сети (расположены ли в ней терминалы, бездисковые рабочие места или автономные рабочие места), подобно тому, как не зависит от них Интернет или его отдельные приложения (WWW, электронная почта и т.п.). На практике это означает реализацию для стандартных ОС, а также (по крайней мере, в клиентской части) порты на наиболее популярные альтернативные (Microsoft Windows, MacOS).
Куда смотреть? Единственным известным мне живым прототипом, на котором можно «вживую» обсуждать этот подход, остается OpenOffice.org18. База кода там во всех своих внешних проявлениях насквозь XML-ная и Unicode-ная, что сразу снимает массу «внешних» проблем, притом, что функциональность и эргономика самого пакета пока оставляют желать лучшего. Судьба проекта, по моему глубокому убеждению (а я наблюдаю за ним с пренатального периода), зависит от того, насколько ему удастся освободить себя в процессе взросления из удушающих объятий «мамочки» (Sun Microsystems), и лежит сегодня скорее вне самой разработки кода19. RAD, к сожалению, на сегодня в составе OpenOffice.org нет.
На границах документарной модели
Вышеизложенное написано в предположении, что сохраняется такое положение дел, при котором «офисное решение», во-первых, добавляется как относительно автономное в существующую организацию с некомпьютеризированными или компьютеризированными вне всякой связи с офисными задачами рабочими процессами, а во-вторых, в достаточно бюрократической парадигме, согласно которой документироваться должно все.
Радикальной точкой зрения является отказ от автономии офиса и рассмотрения его не в качестве части, а в качестве аспекта деятельности организации в целом, подлежащей компьютеризации тоже как единое целое.
Автодокументирование рабочих процессов. Компьютерное делопроизводство, как правило, поставлено лучше и обходится дешевле в организациях, где автоматизированы и рабочие процессы. Отчасти это отличается большей технической грамотностью руководителей и персонала, но свою роль может играть также развитие автодокументирования рабочих процессов.
Если в супермаркете касса, кредитно-карточный терминал, складской учет и бухгалтерия работают в единой цепочке, количество ручных операций учета резко понижается. При этом бухгалтерский софт будет выбираться или заказываться исходя из необходимости его интеграции в целое.
«Пляска» от автоматизации процессов управления. С другой стороны, перспективна интеграция офисной функциональности с функциональностью компьютеризированных систем управления, являющихся одним из пользователей систем документооборота, учета и контроля.
«Ленивое» документирование. Альтернативой сплошному формальному документированию является накопление свидетельств. Решение может быть принято (и принимается) в устном разговоре, документально оформляется оно, в основном, на случай возникновения споров и разногласий в будущем. На языке информатики это называется «жадным алгоритмом»: работа выполняется, как только она может быть выполнена, впрок. «Жадным» алгоритмам противостоят «ленивые», предполагающие выполнение работы, когда нужен ее результат.
Изучение реального документооборота показывает одно: большинство документов на самом деле не используются для принятия последующих решений или осуществления управления, а составляются «на всякий пожарный случай». Очень часто можно ограничиться полностью автоматизированной фиксацией свидетельства (например, звуко- или видеозаписью), содержание которой будет переведено в документальную форму (или сама представлена в качестве документа) только в случае необходимости (то есть, с небольшой вероятностью).
14 (назад) Standard General Markup Language (стандартный обобщенный язык разметки) — международный стандарт на разметку документов.
15 (назад) Extensible Markup Language (расширяемый язык разметки) — приложение XML, предложенное для разметки информации, передаваемой в WWW и специализированных приложениях Интернет.
16 (назад) Фактически, пример офис-ориентированной RAD представляет собой пакет Microsoft Office, начиная с версии 6.0 (Microsoft Word 6.0 и 7.0 делала сильная команда с новаторскими идеями, далеко не все из которых им удалось воплотить). Непрозрачные форматы документов (и, как следствие, невозможность практической интеграции с другими программами), жесткая привязка к собственным ОС и собственным диалектам языков программирования и, наконец, несвободное лицензирование переводят, впрочем, этот пример в разряд отраслевых курьезов.
17 (назад) Желающим посмотреть, как выглядит принудительное стилирование, можно порекомендовать познакомиться с программой LyX; правда, это не офисная программа, а оболочка к издательской системе, и в остальных аспектах эргономичность ее оставляет желать лучшего.
18 (назад) См. одноименный сайт и также www.openoffice.ru.
19 (назад) См. например активность Sun и OpenOffice.org по стандартизации офисных форматов в консорциуме «ОАЗИС» (www.open-oasis.org).
