Крутится, вертится…

Офис. Привычная картина начала обычного рабочего дня. Утренний кофе за разговором о новом фильме, просмотр почты, накопившейся со вчерашнего дня, и неразобранные документы на столе.

Офис. Привычная картина начала обычного рабочего дня. Утренний кофе за разговором о новом фильме, просмотр почты, накопившейся со вчерашнего дня, и неразобранные документы на столе. Много документов. Еще новость о том, что в соседнем отделе заболела коллега, и значит материалы, которые тебе так нужны, сегодня ну никак готовы не будут. И естественно, что кроме нее, никто не знает, где и что искать.

Потом ты вспоминаешь о том документе, который послал на согласование вчера. Думаешь и понимаешь, что придется пройтись по офису и, заглядывая в кабинеты, узнать его судьбу. И конечно, в ходе поисков коллеги расскажут длинную историю, что вчера он лежал вот тут, прямо рядом на столе и деться никуда не мог, просто куда-то положили, наверное. Ты мрачнеешь, а делать уже нечего. Ты снова готовишь документ, ну тот вчерашний, и снова отправляешь его по маршруту. Да, увы, трудны будни офиса, с его бумажными историями, отсутствующими коллегами, просроченными сроками и просто забывчивостью.

А все может быть по-другому…По-другому — примерно так: вы пришли на рабочее место, на свое любимое рабочее место, и вам не пришлось тратить время на разбор документов и походы по кабинетам, держа в голове время закрытия больничного листа коллеги из соседнего отдела. Вы пришли в хорошем настроении, налили кофе, хорошего крепкого кофе, можно со сливками, включили компьютер и начали работать. И у вас все получается. Получается потому, что у вас есть руководитель. Хороший. Руководитель, у которого образование, возможно и зарубежное. И вот такой руководитель сделал все, чтобы вам работалось легко. Быстро, продуктивно и легко. Именно он сделал так, чтобы у вас был удобный инструмент в работе — электронный документооборот.

А что такое этот самый документооборот? И зачем, собственно, он нужен. И почему руководитель, такой симпатичный и некурящий, так сильно хотел, чтобы эта система у вас была?

Просто однажды утром, придя в офис на свое рабочее место, за рабочий стол, на котором стоят фото любимой дочери и красавицы жены, руководитель, как и всегда по утрам, стал просматривать почту и документы. Их было много. Были документы из разных отделов и подотделов, филиалов и банков. В них предлагалось, отвергалось, обсуждалось, принималось, рассчитывалось. Их было так много, что одного, даже очень хорошего руководителя было мало. И документы стали подолгу задерживаться на его столе. Правый угол был захвачен белоснежными листами, на которых поместились различные диаграммы, графики из отдела аналитики. В левом, прижимаясь цифрой к цифре, лежала бухгалтерия. С каждым днем бизнес рос, голова работала с полным напряжением, а количество документов не уменьшалось. Документы терялись, сроки не выдерживались. Работа с филиалами становилась все труднее и труднее. Терялась управляемость компании.

И с этим нужно было что-то делать. Нужно было что-то решать. Уже нельзя было просто приходить каждое утро на рабочее место. И он стал искать решение. Потому что он — руководитель. Он должен был найти решение. И решение пришло в лице электронного документооборота.

Первое время казалось, что в офисе все замерло. Тишина, ну та самая, которую ждешь вечером, ложась спать, живя где-то рядом с Ленинским или другим проспектом, была повсюду. Куда-то пропало приятное шуршание бумаг и частое музыкальное поскрипывание принтера. Жизнь какого-то другого уровня зарождалась в кабинетах офиса.

Коллеги руководителя — того самого, некурящего — c настороженностью относились к новой системе. И их можно было понять. Новая система заставляла их работать.

Функция контроля исполнения работала в полном объеме. Каждое поставленное задание в системе содержало исчерпывающую информацию для контроля: кто инициатор задания, кто исполнитель, кто соисполнитель, кто контролер задания, дата назначения, дата окончания, переносы даты окончания задания, назначения подзадания и другая информация, позволяющая полноценно и своевременно проводить контроль исполнительской деятельности. Уже нельзя было просто не заметить документ. Система фиксировала все, ну или почти все, исключая выпитый вами кофе в течение рабочего дня.

Ситуации, когда очень важные документы пропадают, исчезают, растворяются, стала просто невозможна. Документ, совершено любой, электронный или бумажный, стало можно отмечать в журнале регистрации с заполнением карточки документа. А хранение и создание электронных документов происходило в тематических разделах с предоставлением доступа к ним. Расширенный поиск по словам и фразам, как в реквизитах документов, так и в тексте документа, стал удобным элементом в борьбе с забывчивостью. А в случае, если у документа истекал срок службы, он помещался в архив, и доступ к нему становился возможен в режиме просмотра архива. Все начинало жить по-новому.

А рабочий день продолжался. Он казался длинным и скучным, как футбольный матч Россия — Тунис. До свистка еще было далеко, и значит нужно было продолжать этот день. И он продолжался — возвращенным договором от юристов, уже в четвертый раз, с пометками на полях и четким пониманием того, что департамент финансов будет немного раздражен, ставя визу в пятый раз.

Но и в этой ситуации новая система приходила на помощь, демонстрируя свои возможности. При коллективной работе в системе документы уже не копировались каждому участнику. Все действия и назначения контроля исполнительской дисциплины выполнялись с одним экземпляром документа. Коллеги, участвующие в работе с документом, получали доступ к документу в процессе работы. Добавить сюда возможность работы со связанными материалами — несколько видов ссылок одного документа на другой, позволявшие отслеживать неформализованные процедуры создания документов, находить исходные и порожденные документы, — и мы сможем получить документ с учтенными мнениями, готовый на подпись.

А чего стоят хотя бы такие возможности как планирование периодических заданий, возможность работы через web-браузер, регламент прав доступа и система уведомлений о событиях. Множество нужных и полезных функций готовы прийти на помощь.

И руководитель был полон сил и уверенности, когда говорил о системе документооборота. Он видел и знал, что результаты придут. Они пришли в виде сокращения сроков рассмотрения и подготовки документов, с возможностью быстро и с небольшими затратами создавать новые бизнес-процессы, с возможностью внедрять и поддерживать множество разнообразных схем работы с клиентами. Сократилась вероятность ошибок при работе с документами — из-за персональных качеств сотрудника. Повысилась скорость и качество принятия решений, уменьшились затраты рабочего времени на работу с документами, а также снизились затраты на расходные материалы.

Наступал вечер трудного дня, того самого, который был понедельником. На столе руководителя по прежнему стояли фото жены и красавицы дочери и... все. Не было груды документов, тех, что по вечерам приходилось забирать домой, чтобы сидя на кухне просмотреть, не было стука в дверь кабинета с просьбой срочно подписать. Система работала и значит — настроение улучшалось.

Статья написана по мотивам системы электронного документооборота NauDoc компании NAUMEN и произведений
Евгения Гришковца.