Факс без бумаги

Идея замены отдельно стоящей факс-машины на разделяемый по сети факс-модем не нова. Как правило, факс-модемы используют в очень небольших офисах и, в основном, локально. В офисах фирм средней руки (два-три десятка ПК, объединенных в локальную сеть, обслуживаемую одним-двумя серверами) факс-модемы, как правило, не используются вообще или используются отдельными привилегированными пользователями для своих нужд. Последнее утверждение не является голословным, поскольку автор невольно провел мини-исследование этого вопроса во время поисков подходящей сетевой факсимильной системы. А ведь вполне возможно снизить затраты, связанные с факс-коммуникацией, используя разделяемый по сети факс-модем как на передачу, так и на прием факсимильных сообщений.

Рассмотрим структуру расходов на факсимильную связь, основываясь на стандартной схеме отправки прайс-листа. Предположим, отвечающий за прайс-лист менеджер ведет и поддерживает книгу Excel. Изменения в прайс-листе происходят если не ежедневно, то весьма часто. Торговые агенты, работающие с покупателями, регулярно посылают прайс-листы своим контрагентам. Алгоритм получается такой: часть книги Excel печатается на лазерном принтере (5-6 листов А4). Полученный оригинал затем отправляется с помощью стандартной факс-машины вручную, в рабочее время, когда междугородние тарифы максимальны. Таким образом, расходуется:

• 5 листов бумаги;
• некоторое количество тонера;
• "дельта" между ночным и дневным тарифом междугородней связи;
• косвенно: время на печать и ожидание очереди у факс-аппарата.

Теперь рассмотрим прием факсимильных сообщений. Довольно много приходит ненужных факсов, например, рекламная рассылка. Кроме того, существуют любители cover page. Но ведь прием факсимильных сообщений тоже стоит денег! Сообщение-то печатается на термобумагу, которая стоит дороже обыкновенной. Здесь можно возразить, что существуют факс-машины, использующие лазерные или струйные методы печати на обыкновенной бумаге. Но это не снимает вопроса "мусорных" факсов, которые все равно будут печататься. Существует вариант установки "белого списка" принимаемых станций, но, как правило, это неудобно в повседневной стандартной офисной деятельности.

Теперь о плюсах. Серверы ЛВС в 90% случаев защищены ИБП, а следовательно, установленный на сервер факс-модем также защищен от ненормального состояния силовой сети. Поэтому, например, в случае внезапного отключения энергии в момент передачи факса, передача прервана не будет, поскольку заряда батареи ИБП должно хватить на время досылки. Естественно, это касается небольших, в 1-2 страницы, факсимильных сообщений.

Еще одно преимущество: прямая отправка факса без посредства сканера факс-машины позволяет получить более высокое качество. Но это уже отдельный разговор.

Если использовать разделяемый по сети факс-модем, то можно сократить следующие основные затраты (в целом):

• бумага для печати оригинала;
• тонер для печати оригинала;
• бумага (и тонер) для печати факсов;
• рабочее время сотрудников (проведенное в ожидании печати, в очереди к факс-машине и затраченное на рутинную регистрацию входящих факсимильных сообщений);
• оплата повышенного в рабочее время телефонного тарифа;

Можно предложить два варианта работы с разделяемым факс-модемом: для совсем малых (до 10 ПК) одноранговых сетей и для небольших (10-30 ПК + 1-2 сервера) сетей с выделенным сервером. В обоих случаях реально использование устаревших факс-модемов 14400 бит/с, которые у всех, как правило, "завалялись" и уже не будут использоваться по прямому назначению. Следует учесть, впрочем, что капитальные затраты в любом случае будут: даже если вытащить из дальнего ящика старый модем, нужно еще программное обеспечение для организации разделяемого доступа. Однако, я считаю, что эти затраты многократно окупятся в процессе эксплуатации системы.

В случае малой одноранговой сети в качестве факс-сервера используется ближайший к телефонной розетке ПК, на котором устанавливается соответствующая серверная часть системы. В качестве примера можно привести сетевую версию известной программы WinFax фирмы Symantec. Эта программа, кроме факсов, в состоянии разделять и собственно модемную часть устройства. На прочих ПК устанавливается та же программа, включая клиентскую часть сетевого интерфейса системы. Если предполагается посылка факсов в ночное время, желательно предусмотреть питание факс-сервера через ИБП.

При наличии выделенного сервера факс-модем устанавливается на него, и к этому модему подводится городская или местная телефонная линия. В сети устанавливается факсимильная система, на сервер устанавливается серверная часть, на ПК пользователей - клиентская, на ПК администратора или факс-оператора сети - административная часть системы. Выбор программного обеспечения для этих целей довольно велик, наша организация в свое время остановилась на условно-бесплатной программе фирмы Cromerica CTFax (www.cromerica.com), которая хотя и не обладает богатым набором возможностей, но исправно выполняет все необходимые функции. Данная схема позволяет в автоматическом режиме принимать и посылать факсимильные сообщения с ПК пользователей, даже не зная, где физически находится факс-аппарат. Все исходящие и входящие сообщения регистрируются в журнале, возможен прием персональных сообщений конкретному пользователю, просмотр и распечатка выбранных сообщений. Каталог, в котором хранятся сообщения, устанавливается администратором (или факс-оператором) и может быть сделан недоступным никому, кроме супервизора. Установка времени отправки сообщения позволяет осуществлять рассылку по ночам.

И последнее - для экономии уже на уровне потери качества. Если организация небогата, но имеет факс-аппарат и факс-модем, это позволяет частично компенсировать отсутствие такого устройства, как сканер. Конечно, данный выход пригоден там, где потребность в сканировании возникает не часто и нет нужды получать качественный цветной результат. Однако, например, отсканировать логотип фирмы для использования на бланках вполне возможно, особенно, если потом результат доработать с помощью графического редактора. Кстати говоря, скорость сканирования не уступает сканеру, подключенному через параллельный интерфейс, и при этом сканирующая машина не "виснет". Также этот вариант пригоден и в обратную сторону, то есть использование связки факс-модем - факс в качестве принтера. В целом комплекс ПК+факс-машина является до определенной степени аналогом систем "Все в одном", хотя и уступающим им по качеству, но имеющим одно преимущество: все составляющие этого комплекса обычно уже под рукой, и ничего не надо покупать.