Современные технологии корпоративного документооборота

Несмотря на то что проблемы автоматизации предприятий уже неоднократно поднимались на страницах абсолютно всех компьютерных изданий, необходимость публикаций на эту тему по-прежнему насущна. Это определяется в первую очередь тенденциями развития и нуждами отечественного бизнеса, которые подхлестывают друг друга в бешеной гонке.

Разобраться среди множества вновь образовавшихся и трансформировавшихся терминов и технических направлений, а также реализующих их программных продуктов не так уж и просто. Столь модная ныне комплексная автоматизация подразумевает перевод на компьютерные рельсы практически всех направлений деятельности предприятия, начиная от хранения документов и заканчивая оперативным обслуживанием клиентов. В дополнение к этому каждый производитель программного обеспечения (ПО) норовит ввести свою систему обозначений и по-своему расставить приоритеты в общей структуре информационного комплекса. Вместе с тем, только требования заказчика и особенности его организации должны влиять на принципы построения информационного комплекса и выбор тех или иных программных продуктов.

Как правило, вне зависимости от специфики предприятия на нем требуется автоматизировать работу с документами, которые либо сами по себе являются окончательным продуктом деятельности организации, либо регулируют остальные производственные процессы. Наверное, не будет большим преувеличением сказать, что документное обеспечение играет сегодня главенствующую роль в поддержании жизнеспособности предприятия. Косвенно это доказывает и то обилие систем автоматизации делопроизводства и документооборота, которое появилось на рынке программных средств. Что же из них заслуживает внимания, а что нет?

Прежде всего необходимо отметить, что делопроизводство и документооборот - это далеко не одно и то же, как зачастую пытаются представить производители программного обеспечения. Делопроизводство как совокупность регламентированных действий по обработке документов (в первую очередь - регистрации, согласованию и утверждению) может использовать документооборот в качестве средства перемещения документов по инстанциям. Соответственно, программы для автоматизации делопроизводства (даже такая прекрасная, как, например, "Золушка", разработанная в Научно-технологическом центре Института развития Москвы) не приспособлены для организации документооборота, точно так же как и программы для организации документооборота не подходят для делопроизводства. И делопроизводство, и документооборот есть всего лишь частные случаи более общего понятия управления документами, которое помимо них включает ведение крупных архивов документов, их преобразование из одной формы в другую (например, сканирование и распознавание или публикация в Internet), разграничение и контроль доступа, координацию действий сотрудников с помощью встроенных средств автоматизации деловых процессов (workflow), а также тесную интеграцию с офисными и прикладными программами, которые являются инструментами обработки документов.

Разумеется, узкоспециализированная программа дешевле полнофункциональной системы управления документами (СУД), но косвенно вынуждает приобретать другие программы, покрывающие остальные участки автоматизации. В то же время организация документооборота на уровне всего предприятия, а не отдельно взятых подразделений означает, что в документооборот, скорее всего, будут вовлечены не только текстовые файлы и электронные таблицы, но и чертежи, электронные формы прикладных программ (например, платежные поручения), мультимедиа и даже обычные бумажные документы. Тут уж становится ясно, что лучше (выгоднее) приобрести универсальную СУД, способную справиться со всем многообразием данных и "подружиться" с другими программами (редакторами, почтовыми системами и т. д.).

Правда, и здесь не все так гладко, поскольку одна СУД другой рознь. Речь идет о противостоянии (в умах потенциальных покупателей) "коробочных" продуктов и интеграционных решений. Первые - дешевле, вторые - хотя и дороже, но более полно могут удовлетворить потребности покупателя за счет наличия многих "винтиков", которые можно подкрутить. Первые - быстрее установить (это, по крайней мере, всегда декларируется, но зачастую не соответствует действительности), вторые - более производительны и работают на разнообразных платформах. Не стоит и говорить, что функционал "коробочного" продукта уступает промышленной СУД. В качестве примера "коробочной" (в хорошем смысле этого слова) СУД можно привести отечественную систему "Евфрат", разработанную компанией Cognitive Technologies.

Очевидно, что по многим параметрам "коробочные" продукты не годятся для крупных организаций. Именно поэтому системы-конструкторы, на базе которых строятся интеграционные решения по документообороту масштаба предприятия, принято называть корпоративными СУД. Справедливости ради нужно отметить, что корпоративные СУД могут прекрасно работать и в небольших фирмах, которые серьезно относятся к автоматизации документооборота, и в отдельных подразделениях. Пожалуй, наиболее полно понятию корпоративной СУД сегодня отвечает система Documentum.

Современные корпоративные СУД позволяют настраивать свое поведение и пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций, законопроектов) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СУД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СУД. При изменении профиля деятельности предприятия, увеличении объемов документов, в другой оперативной обстановке на рынке достаточно будет просто модифицировать (причем, скорее всего, силами собственных отделов информационных технологий) имеющуюся СУД, а не покупать новый короткоживущий продукт.

К счастью, существуют продукты, которые сочетают в себе лучшие стороны двух рассмотренных выше классов СУД. К их числу, например, относится СУД DOCS Open, известная во всем мире как одна из лучших корпоративных СУД (извечный конкурент Documentum) и в то же время представляющая собой "коробочный" продукт, легкий в установке и не столь дорогой, как Documentum, хотя реализует практически тот же набор функций.

Чтобы предупредить возможные вопросы, скажем, что в принципе документооборот можно организовать и с помощью привычных средств групповой работы, однако практика показывает, что такое решение имеет несколько недостатков. Самый первый из них - невозможность организовать логически единый, но физически распределенный архив разнородной документации, вовлеченной в документооборот. Ведь для эффективного документооборота нужна не просто совокупность общих папок Microsoft Exchange или баз Lotus Notes/Domino, а прекрасно структурированное хранилище (с виртуальными тематическими подборками, перекрестными ссылками, аудитом работ с документами), обладающее малым временем доступа к документу, снабженное развитыми средствами поиска (с учетом семантики и русской морфологии) и поддерживающее работу с нетрадиционными носителями информации (последнее очень важно для организации крупных архивов, которые экономически невыгодно держать на жестких дисках; для этих целей используют магнитооптические библиотеки, CD-ROM, стримеры). При равных размерах архива средства групповой работы явно уступают в производительности специализированным СУД. Кроме того, имеющиеся в средствах групповой работы методы пересылки документов, которые, собственно, и выступают в роли транспорта для документооборота, заметно слабее по своим возможностям, чем встроенные в СУД системы workflow.

Разумеется, базовые возможности средств групповой работы можно усовершенствовать, но тогда фактически получается, что вы должны сами написать СУД, а порочность такого подхода известна давно - мало того что труд наемных программистов обойдется дороже, чем приобретение готовой системы, так она к тому же будет требовать постоянных вливаний на стадии эксплуатации. Правда, и здесь есть компромисс: многие программистские фирмы уже предлагают готовые СУД на базе средств групповой работы. Например, компания "Интер-Траст" создала целый ряд приложений для Lotus Notes под общим названием OfficeMedia.

В контексте нашего разговора следует также отметить, что документооборот есть не самоцель, а лишь средство документного обеспечения деловых процессов предприятия, которые в общем случае охватывают гораздо более широкий спектр деятельности, нежели просто редактирование и пересылка документов (достаточно вспомнить задания, никак не связанные с документами, или операции, выполняемые программами в автоматическом режиме, например, рассылку факсов). Именно поэтому так важна используемая в СУД идеология workflow. Одна часть систем "считает", что первичным в документообороте является документ, вторая - применяет в качестве базового обобщенное понятие задания. Очевидно, что второй подход более универсален, поскольку полностью включает в себя первый и, кроме того, позволяет организовывать не только документооборот, но и "все что угодно"-оборот. Сам термин workflow, по-моему, указывает на то, что управлять нужно потоком работ в целом, а не только документами. Наиболее совершенной (но, разумеется, не идеальной) системой workflow на сегодняшний день, пожалуй, можно назвать WorkRoute, разработанную компанией "Весть".

Подведем итог. Основные требования, предъявляемые к системам автоматизации документооборота, не зависят от масштаба предприятия. Это, прежде всего, функциональная полнота, эффективность, надежность и гибкость.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая удалением из архива. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования). Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Например, отсутствие функции полнотекстового индексирования может существенно снизить эффективность поиска документа, каким бы быстрым ни было ядро системы. Вместе с тем, и быстродействие играет не последнюю роль, поэтому предпочтение следует отдавать системам с продуманной архитектурой и поддержкой современных стандартов в области информационных технологий (COM, DCOM, ODMA). Эффективность, кроме того, сильно зависит от эргономических качеств пользовательского интерфейса - он должен быть интуитивно понятным, с защитой от дурака, реализовывать привычные навыки работы. Ну, а надежность, пожалуй, не требует никаких пояснений - система должна работать, как часы.

С гибкостью тоже все вроде бы понятно - если, например, завтра наши законодатели решат изменить порядок регистрации документов, то выживет та система, которая позволит за день-два, не останавливая рабочего процесса, перенастроить логику поведения и интерфейс программного обеспечения. Если же система такого делать не позволяет - придется ждать выхода новой версии и использовать экстенсивные методы автоматизации.

Для систем корпоративного уровня существует еще целый ряд не менее важных требований. Это в первую очередь масштабируемость (образно выражаясь, архив должен быть резиновым), открытость (наличие открытых интерфейсов программирования и соответствие стандартам), переносимость (поддержка платформ Windows NT, Unix, Novell NetWare), безопасность (разграничение и контроль доступа), поддержка распределенного режима работы (в том числе с использованием технологий Internet/intranet), удобство администрирования.

Наконец, практически для всех (кроме, может быть, очень новых русских) большое значение имеет цена системы. Тут уж ничего не поделаешь - качество стоит денег, однако разнообразие систем автоматизации документооборота, которые сегодня присутствуют на рынке, позволяет надеяться, что потенциальные покупатели смогут найти свою золотую середину, сочетающую необходимые характеристики с приемлемым уровнем цен.

Справочная информация:

"Весть" АО - специализированный системный интегратор в области автоматизации делопроизводства и управления предприятием и крупнейший в России поставщик программного обеспечения. Работает на российском рынке с 1992 года. В настоящее время штат сотрудников составляет около 120 человек, половина из которых занимается разработкой программного обеспечения. Продажи продукта WorkRoute за 1997 год только на американском рынке составили порядка 30000 рабочих мест. В январе 1998 года к работе приступила американская дочерняя компания фирмы "Весть" АО - Vested Development, Inc.