Архивы: по дате | по разделам | по авторам

Управление документами в корпоративных сетях

Архив

автор : Александр Александров 29.06.1998

И в ту же минуту по улицам курьеры, курьеры, курьеры...
можете представить себе, тридцать пять тысяч одних курьеров! Каково положение? - я спрашиваю.

Н.В. Гоголь. Ревизор

Пока документ хорошенько не отлежится,
нельзя запускать его в дело!

Заповеди Бюрократа

В настоящее время все большее число корпоративных заказчиков ставит на первый план внедрение в своих компаниях систем автоматизации работы с документами. Однако, по мнению специалистов, объективно интерес к таким системам растет быстрее, чем опыт и квалификация разработчиков. Что же мы имеем?

С самого начала осмысленной и организованной деятельности племен, народов, фирм и контор документ являлся основой такой деятельности, а работа с документами всегда была, есть и будет актуальной для любой компании. В течение многих веков во всех уголках Земли создавались и наполнялись информацией библиотеки, архивы, банковские сейфы и хранилища, придумывались и внедрялись разнообразные системы для работы с документами. Но главной проблемой во все времена было решение Парето-оптимальной задачи по созданию системы, которая бы обеспечивала минимальную стоимость хранения и копирования документов, быстрый поиск и коллективное использование информации.

Применение в конце прошлого века микрографических архивов позволили сократить стоимость хранения и копирования документов на фотопленку, но функции поиска и коллективного использования остались идентичны бумажному документообороту.

Настоящий качественный прорыв в решении этих проблем обеспечило появление компьютерных систем и корпоративных сетей. Произошел переход от бумажных документов к их электронному образу за счет автоматизации процедур сканирования и распознавания текстов документов. Расширились возможности поиска информации, возможности одновременной работы с одним документом нескольких пользователей, в том числе удаленной и распределенной работы. Значительно сокращены затраты на хранение и копирование документов за счет использования специальных массивов хранения данных, оптических и магнитооптических роботизированных библиотек. На базе этих возможностей, тогда же, появились первые docflow и workflow системы, обозначаемые теперь общим понятием системы управления документами (СУД) и работающие с образами документов, файлами различных офисных приложений и динамическими объектами.

Карикатура <kar_.TIF>

В последнее время происходит сращивание СУД с технологическими системами, например, с финансовыми и бухгалтерскими системами автоматизации. Главным требованием такого объединения является предоставление возможности работы в СУД наряду с документом-файлом, документом-образом, также и с документами, собираемыми по установленным технологическим алгоритмам и правилам из различных (разноформатных, распределенных и т. п.) структурированных баз данных корпорации. Сейчас это наиболее актуальная, но из-за сложности реализации и наименее разработанная область автоматизации электронного документооборота.

Терминология СУД

Document Management System (DMS) - система хранения и поиска электронных документов, а также управления ими.

Workflow Management System (WMS) - система автоматизации деловых процессов (потока, хода работ).

Деловой процесс - последовательность действий, которые совершаются при выполнении какой-либо работы.
Автоматизация деловых процессов - технология, позволяющая создавать приложения, которые связывают отдельные действия различных пользователей в единый непрерывный процесс.

Приложение коллективного использования информации становится приложением автоматизации деловых процессов только тогда, когда определен специфичный маршрут, установлены определенные роли и указаны определенные правила.

Маршрут содержит информацию об участниках процесса и показывает, в какой последовательности идет процесс. Маршруты могут быть последовательными, параллельными, условными или же представлять собой комбинацию вышеперечисленных методов.
Правило - условная логика, которая определяет статус и следующий этап маршрута делового процесса (например, если D одобрил отчет, тогда процесс успешно завершен, иначе отчет возвращается обратно к C для пересмотра). Правила могут основываться на свойствах сообщения и/или на его содержимом. Сообщения, циркулирующие по определенным маршрутам в соответствии с определенными правилами, и являются основой автоматизации деловых процессов на предприятиях.
Роль - логическое представление человека или приложения в деловом процессе.

Существующие системы данного класса являются заказными, ориентированными лишь на конкретные схемы бизнес-процессов компаний, со специфическими ограничениями. В качестве примера таких workflow-систем можно назвать комплекс автоматизации инвестиционной компании - Stock Route, разработанный российской фирмой "ВЕСТЬ АО" и внедренный в инвестиционной компании "Альфа-Ринако". Данная СУД автоматизирует финансовое делопроизводство и обеспечивает связь делопроизводства с бухгалтерской системой "Алеф-Бухгалтерия".

В недалеком будущем ожидается развитие интеллектуальных систем класса Business Intelligent System (BIS), предназначенных для поиска информации в архивах, хранилищах и базах данных корпораций и подготовки принятия решений топ-менеджерами, обеспечивая получение ими ответов на сформулированные "естественным" языком запросы типа "Какие из моих поставщиков наиболее предпочтительны по ценам поставки, качеству сырья и рискам?" или "Почему себестоимость продукции регионального предприятия отличается от стандартов компании?" На основе полученных результатов менеджеры могут в дружественной интерфейсной среде, доступной для слабо компьютерно продвинутых руководителей, формировать задания (процессы СУД), строить схемы ответственности и задавать контрольные параметры исполнителям. Пример одной из первых BIS в составе Oracle Applications 11 - новой версии известной системы комплексной автоматизации предприятий - был продемонстрирован на недавней конференции Oracle в Сан-Диего.

Но это технические и функциональные характеристики СУД, а как же человеческий фактор? Процесс или задачу в СУД, упрощенно представляемой машиной для обработки документов, могут выполнять несколько типов исполнителей: сервер, программное приложение или человек. Характер деятельности специалиста в системе управления корпорацией и, в частности, в workflow system, напоминает работу на конвейере по обработке информации. Но ответственности, знаний и умения для такой работы требуется значительно больше, чем на поточной линии по упаковке макарон. Стрессовое состояние, чувство неуверенности усугубляют всевозможные фискальные системы СУД, предоставляющие начальникам формализованные данные о качестве и скорости обработки заданий исполнителями, видеокамеры фиксируют их поведение на рабочем месте, а попробуй еще по ошибке запросить данные из защищенной пачки документов, разборок с первым отделом не избежать. Человек все время чувствует себя "под колпаком у папаши Мюллера". При этом над ним постоянно довлеет реальная перспектива замены его, как "винтика СУД", программным агентом (приложением-роботом), который не будет ошибаться, болеть и отвлекаться на перекуры и перерывы. Я ожидал мнений и статей по этим проблемам, но так как системы электронного документооборота почти нигде не используются у нас в полном масштабе, эти негативные факторы еще не "достали" персонал, и, соответственно, писать пока не о чем.

В представленных вашему вниманию материалах выпуска содержатся статьи о применяемых на российских предприятиях и в учреждениях СУД, оценка их возможностей и перспектив развития.

Ответ на вопрос, какие системы документооборота, для каких задач, для какого персонала компаний лучше использовать, попробовал дать в своей статье Дмитрий Казанский. Здесь нет рецептов, специфика конкретного бизнеса, наличие или отсутствие программистов и другие предпосылки образуют зачастую сложную комбинацию, поэтому неочевиден путь создания информационного пространства предприятия и внедрения системы документооборота. И для выработки разумного пути автор советует обратиться к отечественным фирмам - системным интеграторам, которые по роду своей деятельности умеют видеть картину комплексно.

В статье Станислава Короткого приводится его точка зрения на принципы построения систем автоматизированного документооборота крупных предприятий, опирающаяся на имеющийся в этой области собственный опыт и опыт компании "ВЕСТЬ".

Схема компании Microsoft

Классификация средств автоматизации деловых процессов

Предложенная схема классификации основана на таких факторах, как сложность маршрутизации, широта структуры, необходимость отслеживания и т. д. Рассматриваются следующие типы приложений автоматизации деловых процессов:

Приложения, основанные на маршрутизации стандартных почтовых сообщений (Document and Simple Message Routing or Ad-Hoc Workflow). Данный тип приложений автоматизирует единичные или редко используемые процессы. Обычно это рутинные офисные процедуры, такие как обзоры документов и маршрутизация резюме. Необходимый для данного элемента работы процесс заранее не определен и определяется организатором в начале выполнения. Необходимость управления или отслеживания статуса указывается начавшим процесс человеком. Можно выделить несколько отличительных особенностей приложений в данном сегменте:
- Маршруты не очень большие (небольшое количество участников), но могут иметь сложную структуру.
- Тип маршрута может быть последовательным, параллельным, условным, объединенным или итерационным.
- Роли участников назначаются в начале выполнения конкретной работы.
Чаще всего документ или сообщение является "центром" процедуры автоматизации деловых процессов. Большая часть таких приложений обычно работает в рамках границ организации.
Приложения, основанные на маршрутизации электронных форм (Administrative Forms Routing Workflow). В данной группе приложений структура процесса заранее определяется администратором. Сложность маршрута невелика. Отслеживание экземпляров процесса и отчеты об их эффективности являются обязательными. Примеры подобных приложений - обработка отчетов по расходам и работа с заказами. Целью таких приложений является обеспечение быстроты и правильности выполнения процесса с помощью координации действий нескольких людей или групп. При обработке может понадобиться взаимодействие с другими приложениями, например, с базами данных. Центральным элементом процесса является электронная форма, таким образом, решение должно обладать гибкой, легкой в использовании средой создания и работы с формами. Во многих случаях под приложениями автоматизации деловых процессов подразумеваются именно приложения данной группы.
Задачи сопровождения (Queue Based Workflow). Данные приложения полезны при сортировке и распределении заданий между многими работниками. Электронные службы помощи (electronic helpdesks) являются хорошими примерами приложений этого класса. Маршруты достаточно просты, и число узлов невелико. Важны возможности отслеживания и отчетности. Может возникнуть определенная сложность, если схема распределения основана на анализе расписания и загрузки участников. Характеристиками приложений данного класса являются устаревание и истечение срока действия заданий, наличие отчетов о производительности и рассылка уведомлений о просрочке. Так как электронная почта в Интернете все в больших масштабах становится средством общения с клиентами, существует тенденция к применению таких приложений поверх инфраструктуры передачи сообщений. Неотъемлемым компонентом для многих приложений этого класса является интегрированное календарное планирование.
Приложения маршрутизации совместной работы (Collaborative Routing Workflow). Эти приложения представляют собой сложные процессы, которые включают в себя многочисленные задачи, выходящие подчас за рамки организации. Приложения данной группы могут использоваться только в тех организациях, где продуманно используются наиболее современные достижения информационных технологий. Типичным примером может служить приложение автоматизации разработки крупного проекта. Обычно эти процессы являются длительными и сложными и могут включать несколько итераций прохождения маршрута, а также делегирование. Экземпляр делового процесса может включать в себя ряд субпроцессов, которые происходят вне рамок данной организации. Всеобщая возможность обмена электронной почтой между организациями посредством Интернета делает такие приложения реальностью. Организации начинают применять такие приложения из-за растущей необходимости дифференциации и быстроты развития рынка.
Комплексные приложения автоматизации деловых процессов (Line-Of-Business Production Workflow). Эти очень дорогие приложения характеризуются высокой пропускной способностью, большим объемом хранимой информации и большой схожестью задач. Обычно им необходимо постоянное соединение между сервером и клиентом, так как прием данных с различных систем хранения идет постоянно. Хорошим примером является обработка страховых требований, где в режиме реального времени сводятся воедино изображение несчастного случая, данные полиса, история дела и информация от местного оценщика и ремонтных учреждений. Важным требованием является возможность работы с изображениями.

С подходом компании Microsoft к организации электронного документооборота дал нам возможность ознакомиться Алексей Орлов, менеджер по продуктам семейства BackOffice. Суть его заключается в предоставлении разработчикам систем и пользователям технологии Microsoft Exchange, обладающей необходимой функциональностью для создания полномасштабных корпоративных СУД. Достаточно четко формулируется предлагаемая Microsoft классификация таких систем. Специальные продукты и приложения для СУД, поставляемые независимыми разработчиками программного обеспечения создали ряд решений по автоматизации деловых процессов, которые расширяют инфраструктуру системы Exchange. Интересной является также идея расширения архитектуры Microsoft Exchange в плане концепции ее превращения в "концентратор автоматизации деловых процессов" (workflow hub).

Материал Николая Никольского о конкретной СУД, реализованной его компанией.

Свои отзывы и впечатления по выпуску приложения присылайте по адресу: alexand@computerra.ru.